Stabilitet var en mangelvare
Det er ikke nemt at sælge briller og kontaktlinser hos Synoptik på en dag, hvor kædens netværk eller servere er nede. Butikkerne kan ikke registrere data fra synsprøverne. De kan ikke finde priser eller bestille glas. Kort sagt kan de knap gennemføre et salg, og selv betalingen af en brilleserviet bliver mere besværlig. Derfor var stabiliteten vital for Synoptik, da de valgte at skifte netværkspartner i 2008. - Vi kører på et centralt system, som også integrerer betalingen. Det har den fordel, at vi til enhver tid kan se status på både lager og salg.
Men butikkerne får en besværlig dag, hvis nettet eller systemet er nede. Derfor er det væsentligt for os, at vi ikke står bagest i køen, når der er problemer, forklarer Synoptiks it-chef Thomas Fischer. Selv kom han først til Synoptik i 2009, men driftschef Tommy Foley supplerer: - Op til skiftet havde vi nogle alvorlige nedbrud og uheldige episoder. Derfor lagde vi stor vægt på både den tekniske faglighed, og at vi kan få fuld opmærksomhed, når vi har brug for det.
Nettet i Norden blev hurtigt etableret
Skiftet til KMD skete i to tempi, hvor kontrakten i første omgang lød på etablering og opgradering af netværket. - Vi valgte at tage én ændring ad gangen, og her stod stabilisering af netværket øverst på listen, fortæller Tommy Foley, der var dybt involveret i hele processen.
På netværkssiden samarbejder KMD med Telia, der står for den fysiske etablering, mens KMD har ansvar for drift, service og overvågning. Netværket gav en særlig udfordring, da Synoptik har ca. 280 butikker fordelt i både Danmark, Norge, Sverige og en enkelt i Grønland. Kun i Sverige er ejeren og den praktiske udfører den samme – nemlig Telia. I de øvrige lande er der flere aktører involveret, når nettet skal etableres eller opgraderes.
Og det stiller store krav til en omhyggelig koordinering. - Specielt i Norge og Sverige taler vi også om rigtig store afstande. Alligevel var det nye netværk på benene i løbet af kun 3 måneder. Det er altså tjept. Og det fungerer!, pointerer Thomas Fischer.
Servertransitionen gik forbløffende godt
Netværksopgaven gav Synoptik lejlighed til at se KMD efter i sømmene, og samarbejdet bestod testen:
- Næste udfordring var migreringen af selve systemet til nye servere hos KMD. Migreringen skulle ske uden ’due diligence’ eller sagt på dansk: KMD kunne ikke få fuldt overblik over opgaven, før de sagde ja til den. Så det stillede nogle ret store krav til fleksibilitet i processen. Det blev også et intenst forløb, men det gik forbløffende godt, konstaterer Tommy Foley. Thomas Fischer understreger også værdien af kun at have én
aftalepartner. - På den måde ligger ansvaret ét sted, når der er noget, der driller. Og så bliver det løst. Det gør en stor forskel, siger han.
Vi har fundet vores match
Ifølge Thomas Fischer skyldes det gode samarbejde i høj grad en ofte ubevidst valgparameter: At kulturen matcher. - Selvfølgelig står prisen øverst, når man vælger mellem flere tilbud. Men vi har også haft brug for en fleksibel og pragmatisk indstilling, og det har vi mødt hos KMD. Det har givet et godt samarbejdsklima, der nærmest fungerer som et partnerskab. Vi mærker det også fra deres salgsorganisation, som selvfølgelig gerne vil sælge os noget mere. Men de er gode til at være relevante og kun tilbyde det, der reelt kan tilføre værdi til vores forretning, siger han.
Flere fornyelser undervejs
Udfordringerne er dog ikke helt sluppet op hos Synoptik. Og selv om it-chefen ikke føler sig bundet til KMD, er der flere opgaver i gang. - Lige nu er KMD i færd med en teknisk analyse af vores arkitektur for at finde ud af, hvordan vi bedst og billigst slipper af med en periodisk ringe performance. KMD har også nok Danmarks største kompetence på Navision, og den trækker vi på i forhold til vores butikssystem, fortæller han. Imens forsvinder Tommy Foley ud af døren. Driften kalder, og den kræver både sin teknik – og sin mand.
/2011