Siden begyndelsen af 2010 har Aalborg Kommune etapevis taget virksomhedssystemet KMD Opus i brug. Det har indebåret et større leveranceprojekt bestående af en samlet koncernløsning, som er fundamentet i systemet med de fire fokusområder indkøb og logistik, løn og personale, økonomi samt projekt og ressource. Implementeringen har påvirket både processer og personalegrupper i kommunen.
”Idéen med at tage systemet i brug er jo, at vi skal udføre opgaverne på en ny og bedre måde. Derfor måtte vi først beslutte os for, hvordan vi overhovedet ville anvende systemet, og i forlængelse deraf hvordan det så skulle sættes op. Da der er tale som koncernstyring, har processen i sagens natur påvirket mange medarbejdere, så information og dialog har været ekstremt vigtige elementer i hele processen,” siger Jørgen Litske Petersen, vicekommunaldirektør, Aalborg Kommune.
Samarbejde og dialog
Hovedtrækkene i implementeringsforløbet var således en afklaringsfase,
implementering område for område, overgang til almindelig drift og endelig løbende optimering.
”Det har været et meget stort og omfangsrigt projekt, som har involveret mange af vores egne og KMD’s medarbejdere. Samtidig er det forløbet godt og konstruktivt – præget af åbenhed og dialog,” siger Jørgen Litske Petersen og understreger, at medarbejderinddragelse har spillet en stor rolle for forløbet:
”Ethvert nyt system medfører, at brugerne skal aflægge gamle vaner og tillægge sig nye. De forandringer indebærer naturligt nok indkøringsfaser, der kan kræve tålmodighed og fleksibilitet. Det skal man respektere, og derfor har dialog og brugerinddragelse været et utroligt vigtigt og højt prioriteret element i forløbet. Vi har eksempelvis lagt en del kræfter i interne nyhedsbreve, generel orientering til stormøder og mindre cafémøder med fokus på dialog om forskellige elementer i systemet,” siger han.
Visionen rykker nærmere
Selvom der ligger en stor indsats bag implementeringen, er Jørgen Litske Petersen ikke i tvivl om, at det er alle kræfterne værd.
”Det har været et stort ønske for os at kunne understøtte styring og ledelse ud fra et fælles it-system. Vi bevæger os et stort skridt i retning af at realisere vores vision om, at administrative opgaver skal være præget af enkelthed, god indsigt og overblik på alle niveauer i Aalborg Kommune,” siger han og peger på, at det også giver nye muligheder:
”Når man trækker på de samme data på tværs af modulerne i systemet, er der rigtig mange muligheder for ledelsesinformation, så i forhold til tidligere ligger der en udfordring i at begrænse sig i forhold til behovet,” siger Jørgen Litske Petersen.
Aftalen om KMD Opus mellem Aalborg Kommune og KMD løber til 2014.
/2011