Hvordan ved man, om man gør det rigtige?
Da Hedensted Kommune havde sin digitaliseringsstrategi på plads, stod det klart, at den ikke kunne stå alene. Kommunen oplevede den berømte kløft mellem gode hensigter og praktisk hverdag.
- Vi havde simpelthen ikke godt nok styr på de interne processer. Hvem beslutter hvad, og hvem gør hvad? Det var svært at vide, om vi traf de rigtige beslutninger i forhold til kommunens strategi. Og om vi gennemførte projekterne, så vi fik mest muligt ud af dem, fortæller kommunens it-chef
Susanne Astrup.
Derfor besluttede kommunen at samarbejde med KMD om at udvikle en it-governance model. Opgaven var at gøre det så enkelt som muligt at omsætte strategi til rigtige beslutninger og gode processer.
Ny sammenhæng på alle niveauer
Projektet skabte synlighed, overblik og samlet styring af hele digitaliseringsindsatsen. Samtidig blev indsatsen solidt forankret i ledelsen, og det var en stor gevinst for forståelsen mellem it og forretning.
Den nye sammenhæng var et kærkomment svar på de udfordringer, kommunen oplevede. Beslutningerne bliver nu kvalificeret centralt og metodisk, så nye projekter bidrager til de forretningsmæssige mål. Det er blevet lettere at fastholde standarder på tværs, og projekterne bliver prioriteret på et veldokumenteret grundlag, så der er sammenhæng mellem investering og effekt.
- Nu husker alle i organisationen at stille de rigtige spørgsmål, inden vi kaster os ud i et nyt projekt. Hvad er det helt præcist, vi vil opnå – og hvorfor er det vigtigt? Vi får også formuleret målbare mål, så vi kan evaluere og følge investeringerne helt til dørs. Tidligere overgav vi os nok lidt for hurtigt, hvis en sælger kom ind ad døren med et system, som nærmest kunne
redde hele verden, smiler Susanne Astrup.
En klar beslutningsstruktur, der sikrer sammenhæng i valg og fravalg
Kommunen har fået en central digitaliseringsstyregruppe, som er øverste beslutningsmyndighed, og en digitaliserings task force, som sekretariatsbetjener styregruppen. |
Enkle værktøjer
Værktøjskassen rummer blandt andet strukturerede idébeskrivelser,
business cases, projektporteføljestyring, en projektmodel og en
projekthåndbog. |
En effektiv projektorganisation
Med en KMD-ledet projektlederuddannelse har kommunen plantet en fælles forståelse for projektstyring på tværs af afdelinger og forvaltninger. |
Bedre service til hele organisationen
Den strukturerede metode er blevet vel modtaget i kommunens decentrale enheder. De ved nu præcis, hvor og hvordan de skal aflevere ønsker, og der er gennemsigtighed omkring beslutningerne.
- For eksempel ønskede Bygningstjenesten et system, hvor de kunne registrere ønsker og henvendelser fra kommunens mange ejendomme. Her viste det sig, at de kunne benytte præcis det samme system, som vi i it-afdelingen allerede brugte til at registrere vores brugeres henvendelser. Så i
stedet for at investere i et helt nyt system kunne kommunen blot indkøbe nogle få ekstra licenser til det system, vi havde i forvejen. Og det er der både økonomi og sund fornuft i, siger Susanne Astrup.
De nye retningslinjer for it-beslutninger betyder altså, at en afdeling ikke kan tage beslutningerne alene. Til gengæld er der flere, der får glæde af den viden og de aktiver, organisationen allerede har. Og kommunen kan holde fast i nogle standarder
Dialogen undervejs er afgørende
Det har været et vigtigt succeskriterium for it-chefen, at resten af organisationen blev involveret og tog ejerskab af den nye digitaliseringspraksis.
- Her har det været uhyre vigtigt, at vi har talt deres sprog og tænkt i deres interesser. Til ledelsen er det for eksempel ikke selve modellen, man skal gennemgå i detaljer! Lederne vil gerne have struktur, men for dem handler det primært om, hvad it-governance kan gøre for deres ansvarsområder. Den
dialog har til gengæld været særdeles frugtbar for begge parter, slår hun fast.
Hun peger også på, at den interne klarhed omkring digitalisering er en forudsætning for at få borgerne med.
- Vi bliver nødt til selv at være på plads, før vi kan forvente, at borgerne følger trop. Så på den måde er it-governance også en investering i at få den digitale borgerbetjening på skinner.
Der skal en tovholder til
For ikke at drukne i hverdag har kommunen nu udpeget et tovholder til at holde dampen oppe i den nye virkelighed.
- Undervejs har det været afgørende for os at have KMD’s utrættelige støtte til at sikre fremdriften i projektet. Antallet af it-governanceprojekter og digitaliseringsindsatser har været meget højt, og uden den dedikerede projektleder var vi ganske enkelt ikke kommet i mål. Så det er et vigtigt ansvar, vi nu selv skal overtage, slutter Susanne Astrup.
/2010