Enhver kommune bør anskaffe sig systemer til styring- og ledelsesinforma-tion/BI. Værdien er blandt andet overblik over økonomien og processerne samt styr på refusionerne. Det budskab lyder klart fra økonomisk konsulent i Herlev Kommune, Thake Fogh Cordt.
– Det er ikke et spørgsmål, om man skal have et ledelsesinformationssystem, men kun hvilket system det skal være, siger han. Herlev Kommune begyndte implementeringen af KMD Opus Ledelsesinformation til Arbejdsmarkedsområdet i sommeren 2010. Blandt andet for at hjælpe sagsbehandlerne i jobcenteret med at få overblik over de løbende sager og sikre, at borgerne blev indkaldt til de rigtige møder på de rigtige tidspunkter. Kravene til løsningen var klare – styr på rettidighed og refusioner.
I forbindelse med implementeringen af KMD Opus Ledelsesinformation blev der gennemført et Datatjek for at sikre, at datagrundlaget var validt og sammenligneligt. Det var særligt vigtigt at sikre sig, at konteringen af borgere på sygedagpenge og kontanthjælp blev skiftet fra en passiv til en aktiv kontering eller omvendt på de rigtige tidspunkter. Når borgerne er i et aktivt forløb, har kommunen nemlig ret til en højere refusion fra staten.
– Tidligere skulle vi selv manuelt kontere, om en borger var i et aktivt eller i et passivt forløb. Datadisciplinen var ikke god nok. Datatjekket viste, at der var fejl i hver fjerde sag, siger Thake Fogh Cordt.
I den første rapport trak systemet cirka 1.200 sager med potentielle fejl ud, som medarbejderne måtte gennemgå manuelt.
Stor gevinst selv om regnskabet ikke er helt færdigt
– Vi er færdige med at tjekke de sager, hvor borgerne var passive i stedet for aktive, og vi har hentet de første 500.000 kroner på sygedagpenge. Kontanthjælpen bliver vi først færdige med i løbet af marts 2011, men det ser ud til, at vi kan berigtige op til 2,8 millioner kroner, siger Thake Fogh Cordt.
Han understreger, at selv om implementeringsfasen har været dyr i både penge og medarbejdernes arbejdstid, så har KMD Opus Ledelsesinformation tjent sig hjem i den indledende fase.
– Det er mit klare indtryk, at vi allerede nu har hentet pengene hjem, selv om implementeringsomkostningerne var ret store. Samtidig har vi også købt et modul, så borgerne fremover automatisk bliver konteret som aktive og passive i de rigtige kategorier på de rigtige datoer, siger Thake Fogh Cordt.
Sagsbehandlernes redskab er endnu ikke på plads
Værdien ved KMD Opus Ledelsesinformation er også, at styringsrapporter hjælper sagsbehandlerne med at få overblik over, hvornår og hvilke borgere de skal indkalde til møde og aktivering.
– Den del mangler vi stadig at få implementeret. Jeg har i dag fået den første liste over borgere i aktivering, og den virker ok, så den har jeg sendt videre til sagsbehandlerne, siger chef for Jobcenteret Gitte Stilling Stensballe.
Hun forklarer, at Folketinget vedtog nye refusionsregler den 21. december 2010 med virkning fra den 1. januar 2011. Så det er forståeligt nok, at de endnu ikke er implementeret i systemet.
– Jeg er ikke i tvivl om, at vi i fremtiden med vores styringlister og sagsoverblik kan give sagsbehandlerne et bedre overblik over, hvilke opgaver de skal løse her og nu, og om de er godt med f.eks. når det gælder rettidighed. Det bliver rigtig godt for sagsbehandlerne selv at kunne følge med i deres sagsportefølje, der viser relevante informationer om sagsstamme og den enkeltes arbejdsindsats, siger Gitte Stilling Stensballe og tilføjer:
– Samtidig får vi i ledelsen viden om, hvorvidt vi laver det rigtige og er godt med. Det bliver et rigtig godt planlægnings- og opfølgningsværktøj, når det kommer i fuld drift.
Vi har nedbrudt grænser og skabt fælles forståelse
I Social- og Sundhedsforvaltningen ser Thake Fogh Cordt frem til netop det overordnede overblik.
– Med KMD Opus Ledelsesinformation kan vi gå direkte fra de overordnede måltal ned til det enkelte cpr-nr. Det giver os en fælles vidensportal i stedet for, at vi som i dag skal hente data fra eksterne kilder som Arbejdsmarkedsstyrelsen, Danmarks Statistik osv. – uden alligevel at få overblik, siger han.
Han peger på, at indførelsen af KMD Opus Ledelsesinformation også lukker for de gamle og nyttesløse diskussioner gennem organisationen, fordi man tidligere målte på forskellige måder.
– Med værktøjet får vi nedbrudt grænserne mellem de enkelte afdelinger og mellem medarbejdere og ledelse i de enkelte afdelinger, fordi vi får datamæssigt kendskab til de andre områder. Vi kan se, hvor fejl opstår. Med den viden kan vi bedre strukturere arbejdsgangene, siger Thake Fogh Cordt.