Hvidovre og rollebaseret indgang

​Når decentraliseringen snubler undervejs
Det er ikke uden grund, at decentralisering står højt på mange kommuners ønskeseddel. Listen over fordele er lang: Data kan blive indberettet effektivt og korrekt ved kilden, de decentrale ledere får mere ansvar og kan agere proaktivt, og det giver de centrale medarbejdere bedre tid til deres kerneopgaver.

Alligevel lader resultaterne ofte vente på sig. Målsætninger og it-værktøjer kan nemlig ikke sikre succes alene – der skal mere til.

Kom rigtigt fra start
- I min dialog med kommunerne omkring KMD Opus Personale er et centralt emne altid, hvordan KMD Opus Rollebaseret Indgang kan understøtte decentraliseringen, fortæller Jørgen Munch Nielsen, implementeringschef i KMD.

Rollebaseret Indgang er portaladgangen til KMD Opus og giver hver enkelt medarbejder én indgang til data og kun til data, som han eller hun har brug for.
 
Når effektiviseringen ikke altid indfinder sig ved en decentralisering, skyldes det ifølge Jørgen Munch Nielsen oftest en implementering, der ikke er fulgt helt til dørs. Og der er flere aspekter at tage fat på:

- Jo klarere målsætningen er for decentraliseringen, jo nemmere bliver det at få succes. Og tilsvarende skal en decentraliseringsstrategi være så præcis, at den reelt anviser, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver. For eksempel giver det grus i maskineriet, hvis arbejdsdelingen mellem centrale og decentrale medarbejdere ikke er klart defineret på forhånd. KMD Opus giver en stor fleksibilitet i forhold til, hvad kommunerne ønsker at decentralisere eller beholde centralt – men uanset hvilke områder en kommune vælger at decentralisere, bliver decentralisering kun en succes, hvis ansvarsfordelingen er veldefineret helt ned i detaljen.
 
 

 

Invitér de decentrale brugere
Da Hvidovre Kommune valgte KMD Opus i et udbud i 2007-08, havde kommunen allerede erfaringer fra en tidligere implementering. Ifølge økonomichef Kenneth Andersen fik det stor indflydelse på kommunens indgangsvinkel:

- Det var afgørende at inddrage institutionerne fra starten. Det havde vi forsømt første gang. Derfor var de decentrale brugere med på råd allerede, da vi skrev kravspecifikationen. Gennem hele forløbet udgjorde de også en følgegruppe, hvor vi holdt dem orienteret om status og lyttede til deres forslag og overvejelser, fortæller han.

Kommunen prioriterede samtidig at holde alle brugere ajour gennem nyhedsbreve og aktuelle tidsplaner. De decentrale brugere havde naturligt nok en indsigt i opgaver og arbejdsgange, som kommunen ikke havde centralt. Så ved at inddrage dem undervejs, blev løsningen ganske enkelt bedre.

Undervisning med faglig sparring
Både KMD og Hvidovre Kommune pointerer, at undervisningen af de decentrale brugere skal have høj prioritet. For det første er økonomistyring ikke deres primære opgave, og for det andet er hele terminologien i systemet ny.

- Vi skal desuden huske på, at decentrale brugere har meget forskellige it-forudsætninger. En skolesekretær tilbringer arbejdsdagen med it som primært værktøj, og det gør en børnehaveleder ikke, understreger Jørgen Munch Nielsen.

Brugerne i Hvidovre valgte selv at samles ud fra det faglige perspektiv:

- For eksempel samlede vi alle fritidshjemsledere, så undervisningen kunne blive specifik i forhold til deres opgaver. De ville også typisk stille de samme spørgsmål, forklarer Jane Boelsmand, der er lønchef i Hvidovre Kommune.

Den organisering havde ifølge Kenneth Andersen den ekstra fordel, at det gav anledning til at se arbejdsgangene efter i sømmene. De decentrale brugere fik også udbygget deres fagligt netværk på tværs af kommunen – noget de stadig har glæde af.

Hvem er hvor – og hvem gør hvad?
Ser vi på selve systemet, peger både Hvidovre Kommune og Jørgen Munch Nielsen på det organisatoriske setup som altafgørende.

- Organisationen skal være helt på plads først. I praksis betyder det, at der skal være styr på LinjeOrganisationsSystemet, LOS. Hvis alle medarbejdere ikke er indplaceret korrekt, kan en medarbejder for eksempel få løn fra den forkerte kasse, og den decentrale økonomistyring bliver forstyrret, forklarer Jørgen Munch Nielsen.

- Det var nyt for os at tænke på den måde. Før var LOS bare noget, der lå bagved, og som vi ikke var så opmærksomme på. Men det er vi blevet, siger Jane Boelsmand. Hun tilføjer, at kommunens kontoplan også blev reduceret kraftigt.

Implementeringen er sat i system
Implementeringen af KMD Opus er en stor mundfuld, og Kenneth Andersen understreger mere end én gang, at projektet fortjener stor opmærksomhed og trækker mange ressourcer.

- Direktionen skal bakke op om de medarbejdere, der skal afsætte tid til det. Til gengæld får de et økonomisystem og en decentralisering, der virker.

- Vi har også fået et rigtig godt kendskab til hele organisationen, en tæt dialog og et netværk på tværs. Vi har opsparet en social kapital, og den løser problemer både centralt og decentralt.

Som erfaren KMD Opus-kunde bemærker han også, at KMD nu efter mere end 40 implementeringer har fundet en sikker form på den.

- Konsulenterne er gode og kompetente. De har virkelig lyttet til os og lært.

Et tip til andre kommuner er at forholde sig aktivt til arbejdsgange og processer inden implementeringen:

- ’Hvad gør vi egentlig i dag?’ Den indsigt er det meget væsentligt at have for at kunne effektivisere, siger Kenneth Andersen.

Effektive arbejdsgange er indbygget
Senest har de decentrale brugere mærket en fornyelse af deres daglige indgang til systemet: Webadgangen KMD Opus Rollebaseret Indgang.

- Da vi fik Lønfornyelsen, fik KMD Opus også en ny status for de decentrale ledere. Snart bliver det lige så almindeligt, at de åbner Rollebaseret Indgang som Outlook, og derfor er brugervenligheden og det intuitive design selvfølgelig vigtigt, siger Jane Boelsmand.

Kommunen oplever samtidig en positiv respons på de seneste forbedringer. Her kan brugerne bygge deres indgang mere individuelt op, og de har fået et nyt overblik over deres egne opgaver. 


/2011