Ishøj og KMD Opus Brugerstyring

Da Ishøj Kommune stod foran implementeringen af KMD Opus, blev it-chef Kim Niegsch hurtigt opmærksom på, at styringen af brugerrettighederne kunne blive et særdeles kildent punkt.

 

- Det er ikke usædvanligt, at en ny bruger skal tildeles omkring 20 adgange i systemerne. Og når medarbejderen skifter organisatorisk placering eller fratræder, skal de samme 20 adgange ændres eller slettes. Så det er en opgave, der både kræver opmærksomhed og tid. Men med brugerstyringen til KMD Opus kunne vi forenkle opgaven ganske betydeligt ved at tildele roller i stedet for. Dem har en medarbejder typisk kun en eller to af, forklarer han.

 

Tidligere var kvalitetssikringen af brugerrettighederne noget, der foregik manuelt – med udsøgninger og lister. Det tog tid. Nu er rollerne skræddersyet til de forskellige brugerprofiler, og det giver en høj sikkerhed for, at brugerne har netop de rettigheder, de har brug for.

 

- Før kunne det for eksempel også ske, at vi ikke fik slettet brugerrettighederne, når medarbejderen fratrådte. Eller at vi ikke fik ændret alle rettigheder, når medarbejderen skiftede job eller placering i organisationen. Det er vi ude over nu. Brugerrettigheder og organisatorisk tilknytning er bundet helt tæt sammen, både når medarbejderen tiltræder, fratræder og ændrer placering, siger Kim Niegsch.

 

I praksis betyder det for eksempel, at hvis HR har sat en stopdato for lønnen, så udløber brugerens rettigheder i systemerne på samme dato.

 

For at sikre den fulde overensstemmelse mellem HR’s medarbejderoplysninger og rettighederne i it-afdelingen har kommunen indført en oprettelsesblanket. Uden den sker der ingen ændringer i it-rettighederne.

 

- Når en medarbejder skal have oprettet eller ændret rettigheder, skal den ansvarlige leder indsende en oprettelsesblanket til HR. Når HR har registeret medarbejderen korrekt, går der advis til os, så vi kan oprette eller ændre rettighederne hos os. Og ja, det er lidt en udfordring at vænne vores kolleger til, at de ikke bare kan ordne det med it direkte. Men det fritager os for den dobbeltkontrol, vi har haft før, lyder begrundelsen fra Kim Niegsch.

 

Den nye arbejdsgang betyder også, at der altid er styr på dokumentationen til revisionen: Hvem har haft hvilke rettigheder hvornår – og hvem har bestilt og gennemført ændringerne.

 

Selvom Ishøj Kommune var pilotkommune på KMD Opus Brugerstyring, har startvanskelighederne ikke skygget for kommunens tiltro til løsningen.

 

- Som pilotkommune fik vi naturligt nok ikke helt det køreklare produkt, vi har i dag. Men der er ingen tvivl om, at brugerstyringen gjorde nogle ting enklere for os. Og som systemet kører i dag, kan jeg hurtigt se pointen i at få brugerstyringen med fra starten, siger Kim Niegsch.

 

Her pointerer han vigtigheden af, at man har den organisatoriske struktur helt på plads først. Lige så vigtigt er det, at man definerer rollerne i brugerstyringen ud fra det samlede billede med både løn, økonomi og HR.

 

- Hvis strukturen ikke er helt på plads, kan for eksempel lønomkostninger komme til at fremgå forkerte steder. Og hvis rolleprofilerne ikke er helt gennemtænkte, kan folk ende med forkerte eller for få rettigheder i systemerne. Så mit råd må være, at man har helt styr på sin organisationsstruktur og fastlåser den i overgangsfasen. Til gengæld er jeg ikke i tvivl om, at det letter resten af implementeringen, pointerer han.

 

I dag håndterer it-afdelingen sikkerheden på tre områder: KMD Opus, de øvrige KMD-systemer CICS – og endelig alle kommunens øvrige it-systemer. Kim Niegsch vurderer, at KMD Opus Brugerstyring halverer sikkerhedsadministratorens arbejde med de ca. 1000 brugere i kommunen. Derfor glæder han sig også over, at det nu er muligt at tilkøbe administrationen af CICS-brugere til KMD Opus Brugerstyring.

 

- Selv om KMD Opus gav os en helt ny verden at administrere, bruger vi ikke flere ressourcer på sikkerhed i dag end før. Nu, hvor vi også har CICS-adgangen med i brugerstyringen, er der tale om en klar forbedring.