Medarbejderne skaber forandringen
Da Ishøj Kommune stod foran implementeringen af Administrativ Styring, herskede der ingen tvivl om ledelsens opbakning til projektet. I ledelsen herskede der heller ingen tvivl om, hvem der ville komme til at tage det store slæb i forløbet. Derfor faldt det naturligt at vende op og ned på den traditionelle top-down tænkning og plante projektet i den jord, det skulle gro i: Blandt medarbejderne. Derfor blev medarbejderne også rigt repræsenteret på de indledende workshops, der skulle sætte fokus på at opnå effektive processer med Administrativ Styring.
- Vi vendte simpelthen pyramiden på hovedet, så det brede fundament af arbejdsgrupper kom i toppen. Under dem har vi blandt andet en tværgående styregruppe, og i bunden hviler projektet på en massiv ledelsesopbakning, forklarer kommunens økonomichef Kjeld E. Olsen.
I alt gennemførte kommunen og KMD 6 procesoptimeringsforløb, hvor arbejdsgrupperne definerede og beskrev kommunens nye effektive processer.
- Forløbene gav hele organisationen et klart signal om, at Administrativ Styring ikke bare er et nyt system, men et forandringsprojekt. Vi skulle være villige til at revidere både organisationen og arbejdsgangene. Målet var at forbedre styringen generelt og give bedre tid til ledelse decentralt, siger Kjeld E. Olsen.
Lone Schønberg Villadsen er chef for Ishøj Kommunes Personale- og Udviklingscenter, og set med hendes øjne er Administrativ Styring et bidrag til den decentralisering, kommunen har arbejdet med side 2004.
- Indberetningen bliver flyttet ud til kilden. For eksempel bliver engangsydelser nu indberettet decentralt. Ved indkøb er det også den, der bestiller, der selv anviser regninger til betaling, så det ikke skal omkring chefen. På den måde forsvinder nogle af de administrative dobbeltfunktioner, påpeger hun.
Som noget nyt kan de decentrale ledere også selv trække aktuelle, relevante rapporter, og de får direkte adgang til alle oplysninger om deres personale gennem Mit Personale.
- Så alt i alt gør vi de decentrale enheder mere selvhjulpne, mener Lone Schønberg Villadsen.
Lone Schønberg Villadsen
Personalechef, Ishøj Kommune |
Færre systemer, ja tak!
Nye effektive processer udspringer blandt andet af, at flere arbejdsgange bliver samlet i Administrativ Styring. Og her er
kommunen godt på vej. Kontorchef i Økonomi Svend Erik B. Madsen fortæller:
- Vores processer er blevet bedre integreret, og mere er blevet samlet på skærmen i stedet for at ligge som papirbilag. Derudover har vi nu fået online rapporter, så vi ikke skal afvente rapporter hver eller hver anden måned. Vi kan følge de aktuelle tal, og der er fuld drill down i rapporterne. Hvis der er noget, der undrer eller ikke stemmer, kan vi altså spore årsagen helt ned til den enkelte postering.
Med Kjeld E. Olsens ord har kommunen en drøm – en drøm om færre systemer, og den skal Administrativ Styring bidrage til. Næste skridt mod drømmen bliver elektroniske indkøb, som også bliver lagt over i Administrativ Styring.
Veldefinerede roller støtter arbejdsgangene
Selv om alle kommuner i princippet har de samme opgaver, bliver de løst forskelligt. Det fik Ishøj en påmindelse om, da rollerne skulle defineres i brugerstyringen, den rollebaserede indgang:
- Vi kunne ikke umiddelbart overtage strukturen fra en anden kommune. KMD’s foranalyse gav os anledning til at ændre nogle arbejdsgange, og nu kan alle jo se fordelen i, at vi ikke tænker i søjler, men arbejder sammen på tværs, fortæller Kjeld E. Olsen.
Den rollebaserede indgang giver hver bruger adgang til netop de data og funktioner, brugeren har brug for i sine opgaver. Dermed understøtter den både ledelse og decentralisering i praksis:
- Vi har ca. 275 brugere af Rollebaseret Indgang – og dermed af Administrativ Styring. Men vi bliver flere, når vi får elektroniske indkøb med. Her skal vi ud til alle disponenterne, for eksempel også til sløjdlæreren på skolen, forklarer kommunens projektleder Henrik Malmqvist.
Gennemtænkte standarder
Fælles opdaterede data giver en fælles reference på tværs af kommunen. Men det forudsætter også fælles skabeloner og retningslinjer. Spørgsmålet var blot hvor – og hvordan? Det gav procesoptimeringsforløbene nogle meget konkrete bud på, og ifølge Henrik Malmqvist giver indsatsen også effekt:
- For eksempel har vi før haft meget forskellige procedurer, når nye medarbejdere skulle oprettes i vores systemer. Nu har it-centret og personale- og udviklingscentret én fælles formular, som tager højde for alle forhold. Det betyder, at oprettelsen foregår i én arbejdsgang, hvor vi både giver adgang til systemerne og dokumenterer for eksempel udleverede effekter. En ekstra fordel er, at det nu også er blevet lettere at vedligeholde brugerne i systemerne, siger han.
Medarbejderne vokser med opgaven
Arbejdsgruppernes primære sigte var at tegne fremtidens effektive processer, og her pointerer Svend Erik B. Madsen de decentrale enheders rolle:
- Deres bidrag er essentielt, når man skal udarbejde en ny kontoplan og nye stamdata. Og selv om man inddrager dem, er ændringer ikke til at undgå. Så man skal huske at sætte ressourcer af til at supporte, når man går i drift. Vi har også oplevet fordelen ved at uddanne et korps af superbrugere, så det hele ikke hænger på nogle få nøglepersoner. Hvis brugerne ikke kan få hjælp, bliver det nye system jo hurtigt syndebuk, hver gang der opstår problemer, lyder hans erfaring.
Til gengæld har Ishøj Kommune bemærket, at superbrugerne personligt er blomstret og vokset med ansvaret. Og også de tværfaglige arbejdsgrupper har givet en stor menneskelig effekt i organisationen:
- Vi er kommet tættere på hinanden. Vi har simpelthen fået nedbrudt nogle skranker og fået vores øjne op for de mennesker, vi arbejder sammen med. Det har skabt større forståelse, og det giver os værdi fremover, forklarer Henrik Malmqvist.
Som leder af Børnehuset Ørnebo deltog Irene Davidsen i en arbejdsgruppe om indkøb og bilagshåndtering. Selv om hun endnu ikke er blevet dus med alle mulighederne i Administrativ Styring, er hun ikke i tvivl om, at hendes indsats vil bære frugt:
- De dage, vi havde sammen i arbejdsgruppen, var en øjenåbner. Vi fandt både dobbeltarbejde og unødvendige processer, og noget af det kunne jeg gå direkte hjem og ændre med det samme, fortæller hun.
- Samtidig oplever vi, at både KMD og vores egne folk er meget engagerede, og de lytter til os. De ved, at nye systemer kan være nogle irriterende tidsrøvere, og de gør hvad de kan for at hjælpe os. Vi bliver virkelig taget alvorligt, så jeg har meget stor tillid til, at min hverdag nok skal blive nemmere. Men lige nu skal vi være tålmodige. Nye systemer tager tid, og det tager tid at sætte sig ind i dem. Specielt når det ikke er det, der fylder mest i ens hverdag, pointerer hun.
- Alt, der kan få vores arbejde til at hænge bedre sammen, er velkomment. Lige nu har jeg kun lige kigget ind i Pandoras æske, men det er godt, det jeg ser. Så kom igen om et halvt år!, lyder den energiske opfordring fra Irene Davidsen.
Irene Davidsen
Institutionsleder, Ishøj Kommune |
Massiv opbakning og interesse fra ledelsen
Undervejs har ledelsen været meget opmærksom på, at ledelsesopbakning er mere end luftige løfter. Den indstilling
har båret frugt:
- Blandt medarbejderne har der nok været en naturlig nervøsitet for, om ledelsen i praksis ville afsætte de ressourcer, der skulle til. Og ville ledelsen reelt neddrosle forventningen til andre opgaver? Men oplevelsen er klart, at ledelsen har holdt ord, vurderer Henrik Malmqvist.
Økonomichefen nikker:
- Vi har haft fremdriften i projektet på dagsordenen på stort set alle møder. Vi har sat tid af til at involvere medarbejdere på alle niveauer. Og undervejs har interessen også bredt sig til den politiske ledelse. Så her venter den næste fase: ledelsesinformationen, siger han.
Nu skal de effektive processer slå igennem
Efter en periode, der har stået i læringens tegn for hele organisationen, er det blevet tid til at gøre status. Sideløbende har Ishøj Kommune deltaget i en analyse af den kommunale administration under KL, og Kjeld E. Olsen noterer, at kommunens projekt i stor udstrækning ligger på linje med de anbefalinger, Deloitte giver i rapporten.
- Jeg tror på konceptet, og jeg er ikke i tvivl om, at der er potentielle lettelser og effektiviseringer i det, siger han.
- Det går bare ikke sådan her!, supplerer Henrik Malmqvist og knipser med fingrene. Ifølge Svend Erik B. Madsen er en del af forklaringen, at selve implementeringen hurtigt får et teknisk fokus.
- Vi skal jo have teknikken til at fungere – og kende den – før vi for alvor kan effektivisere, siger han. Netop derfor har kommunen også besluttet at følge op på de mål, der blev formuleret i de 6 procesoptimeringsforløb.
- Vi har måske høstet en fjerdedel af gevinsterne. Så der er tre fjerdedele tilbage, og dem går vi efter nu, slutter projektleder Henrik Malmqvist.
- Et af formålene med de indledende procesoptimeringsworkshops er at sikre fokus på de effektive processer. De mennesker, der skal bære projektet igennem, starter med at tegne et billede af processerne før implementeringen – og ser derefter på de nye muligheder. Det giver et klart billede af, hvilke effektiviseringer kommunen potentielt kan opnå. I Ishøj mærker vi også, hvordan det har skærpet fokus på rent faktisk at høste det, kommunen har sået.
Ishøj Kommunes dybe engagement har også affødt nye tanker, vi tager med i udviklingen af Administrativ Styring. Blandt andet har vi fået idéer til, hvordan vi kan tilrettelægge optimering og implementering af brugerstyringsprocesser, så læringen smelter bedre sammen med medarbejdernes daglige opgaver og de identificerede forbedringer kan implementeres umiddelbart. Også inden for styring af det specialiserede socialområde har vi fået gode pointer med hjem.
Bjarne R. Rom
Chefkonsulent, KMD |
/2010