“Der var meget travlt. Man skulle holde styr på listerne, krydse børnene af og sende dem afsted, når de skulle til fodbold eller lege med hinanden. Og man skulle hele tiden lede efter børnene, samtidig med at forældrene ringede i telefonen. Det var ret så stressende”, forklarer pædagogmedhjælper Karina Nielsen, der var en af de voksne, der følte sig fanget i blækspruttefunktionen.
Fra stress til samvær
Resultatet var, at de voksne ofte blev forstyrret i samværet med børnene, fordi telefonerne kimede, mens udvekslingen af beskeder fløj lavt over børnenes hoveder. SFO-leder Lykke Jønck følte ikke, at ressourcerne blev udnyttet optimalt.
“Som så mange andre har vi også haft nedskæringer, og der er skåret ind til benet. Vi har ikke ret mange på arbejde om eftermiddagen, og før i tiden var det faktisk mange timer, der gik fra børnene til fordel for den administrative del”, forklarer Lykke Jønck.
Svebølle SFO valgte derfor at indføre systemet minInstitution fra KMD/UVdata. Det betyder, at børnene i dag selv klikker sig ind via en computer, når de træder ind af døren – også hvis de går på legepladsen eller over i hallen. Hvert barn har sin egen profil med alle nødvendige oplysninger, så personalet ikke behøver lede rundt i ringbindene, hvis et barn er blevet syg, og forældrene skal kontaktes.
minInstitution muliggør også, at forældre kan sende elektroniske beskeder via en forældreindgang eller som sms – i Svebølle har de aftalt, at beskederne skal være givet inden kl. 12, så de ligger klar, når SFO-personalet møder på arbejde. Det har givet ro og ekstra fokus på det vigtigste: Samværet med børnene.
“Vi har meget bedre tid til at fordybe os. I dag kan jeg sagtens lave en aktivitet sammen med børnene og have styr på de praktiske oplysninger samtidig. Man bliver ikke forstyrret hele tiden, og man bliver ikke stresset som før i tiden – slet ikke”, siger pædagogmedhjælper Karina Nielsen.
400 timer om året
Lederen af Svebølle SFO, Lykke Jønck, anslår, at minInstitution på årsbasis har flyttet 400 timer fra telefon- og papirpasning til reel børnetid.
“Hvis jeg skal give et slag på tasken, så vil jeg tro, at minInstitution har betydet, at vi i snit får 8 timer mere til børnene om ugen. Så set i forhold til børn og forældre, så mener jeg klart, at de får en væsentligt forbedret service og normering”, forklarer hun.
Forælder Ditte Madsen, der er mor til fire børn, hvoraf tre går i Svebølle SFO, har hurtigt mærket minInstitutions effekt på en ellers travl hverdag.
“Min mand kan sidde på arbejdet og hurtigt lave aftalerne her i SFO’en – uden at blive forstyrret unødigt eller skulle gå udenfor og ringe. På den måde gør minInstitution det hele meget nemmere for os”, siger Ditte Madsen, der mener, at systemet er nemt at gå til.
“Jeg bruger ikke selv computere i min hverdag – udover når jeg er på internettet – men det er meget nemt og overskueligt at finde ud af. Du logger bare ind, og så kan du vælge mellem beskeder, aftaler eller noget tredje. Det er overhovedet ikke svært”, forklarer hun.
Fra kold til varm
minInstitution er en del af en større satsning i Kalundborg Kommune.
“minInstitution passer rigtig godt ind i både vores digitaliseringsstrategi og webstrategi. I strategierne har vi fokus på bl.a. børneområdet, og et af målene er, at vi skal have forældrene til at betjene sig selv samtidigt med, at de oplever en bedre service”, siger Anne Dandanell, der er teamleder for Digitalisering og IKT i Kalundborg Kommune.
“Det handler om at flytte tid og energi fra kolde til varme hænder. Det kender vi især fra ældreområdet, men det gælder i høj grad også for folkeskolen, og minInstitution er et godt værktøj, når det handler om at automatisere de manuelle arbejdsgange”, forklarer Anne Dandanell.
Med erfaringerne fra Svebølle SFO har leder Lykke Jønck ingen betænkeligheder ved at anbefale KMD-systemet til andre institutioner.
“Set i forhold til den måde, vi gør tingene på, så har minInstitution givet bonus. Og uden tvivl også givet bedre service til børnene, understreger hun.
Vil du vide mere?
Kontakt din kommunes Key Account Manager hos KMD og få en uforpligtende dialog om, hvad minInstitution kan gøre for SFO’er, fritidshjem og børnehaver i din kommune.
\2012