Da Nich Bendtsen tiltrådte som kommunaldirektør, oplevede han et stort behov for at få et værktøj, der kunne give kommunens ledere overblik over kommunens drift. Det redskab har han nu fået.
»Det er et gammelt ønske at få bedre ledelsesinformation på alle niveauer. At få et system, hvor jeg kan se sammenhængen mellem det, jeg vil måle på, og de rapporter, jeg kan hente ud af systemet. Men indtil nu har vi manglet valide data,« siger kommunaldirektøren i Syddjurs og peger på, at Syddjurs Kommune har haft en meget anstrengt økonomi, så der har været endnu mere brug for at få styr på kommunens drift.
På sin pc klikker han sig ned igennem tallene for blandt andet sygefravær og gennemstrømningen af medarbejdere, som er nogle af de centrale faktorer, som kommunen har valgt at fokusere på.
»Det første er jo ganske traditionel ledelsesinformation, som man også kan få andre steder. Men det der er anderledes her, er at jeg kan klikke mig ned gennem systemet – helt ned til den enkelte skole, plejehjem eller institution og søge efter forklaringer bagved tallene. Og jeg kan gå fra kroner til mængder som eksempelvis fraværstimer og procenttal for udskiftningen
af medarbejdere, når vi får det fuldt implementeret,« forklarer Nich Bendtsen.
Ledelsessystemet kan også generere rapporter til de politiske udvalg med økonomiske nøgletal og udviklingen i de udvalgte, kritiske faktorer.
»Styringspanelet som KMD har udviklet til Syddjurs, giver et dynamisk kig på de kritiske faktorer, som kommunen har valgt at fokusere på. Det giver dermed et godt overbliksbillede til brug for en dialog mellem ledere på alle niveauer, medarbejdere og politikere,« tilføjer chefkonsulent Anne Kania Pietraszek fra KMD.
Et hurtigt overblik
Kritiske faktorer kan være antallet af sygedagpengemodtagere, kontanthjælpsmodtagere, personer på starthjælp, personer i aktivering eller unge på offentlig forsørgelse. Alle faktorer der har betydning for økonomi, effekt og kommunens initiativer og den indsats, kommunen vælger at iværksætte.
»Ideen er at opsætte de kritiske faktorer, vi i kommunen har valgt at måle på, på en måde, så man hurtigt kan få et overblik uden, at økonomimedarbejdere skal bruge dagevis på at lave en rapport,« siger Nich Bendtsen og peger på, at kommunen i samarbejde med KMD har udviklet forskellige styringspaneler afhængig om, at brugeren er medlem af byrådet, sidder i direktionen, er afdelingsleder i forvaltningen eller leder på den enkelte institution.
Han kalder teknologien et strategisk styringsværktøj i kommunens drift. Et redskab, som kommunen gennem mange år har arbejdet målbevidst på at indføre. Det var blandt andet derfor, kommunen ved kommunalreformen valgte at satse på KMD Opus som det centrale økonomisystem. Selv om det ser let ud ved computeren, kræver det nemlig, at der er solide data bag systemet – og god sammenhæng mellem de underliggende data.
»Vi har sammen med KMD brugt en del kræfter på at konsolidere data og sikre, at de kan bruges på tværs af kommunens afdelinger, « siger Nich Bendtsen, der ikke lægger skjul på, at det i begyndelsen var hårdt at indføre KMD Opus.
Rat til kommunens ledere
Syddjurs har i samarbejde med KMD udviklet et styringspanel, der giver nem, overskuelig og hurtig adgang til de nøgletal og målepunkter, som kommunen har valgt at styre efter. Styringspanelet er et dynamisk og aktuelt redskab, der giver ledere på alle niveauer mulighed for selv at hente oversigter, tal og fakta ud om kommunens drift. |
Processen er en gevinst i sig selv
Selv om det har været en omfattende proces at indføre ledelsesinformation i Syddjurs Kommune, er det gået med rekordfart sammenlignet med tilsvarende projekter. Det har taget under et år, selv om det har været en proces, hvor medarbejdere på alle niveauer har været inddraget.
»Men processen har jo i sig selv skabt innovation og forståelse for den her måde at styre en kommune efter forståelige fakta. Man er blevet mere bevidst om, hvordan vi bruger pengene, og jeg vil tro, at vi allerede har hentet en god del af gevinsten bare i kraft af den bevidsthedsændring. Vi er ved at få en helt ny budgetkultur i kommunen, så det har været en rigtig god proces,« siger Nich Bendtsen.
Syddjurs Kommune begyndte med at indføre ledelsesinformation for ældre-, arbejdsmarked- og socialområdet. Styringspanelet med de mange muligheder er endnu ikke bredt ud til alle medarbejdere på alle forvaltningsområder, men det er planen, at alle i kommunens administration skal have værktøjet til rådighed,
»Vi har introduceret systemet for byrådet, som har givet positive tilbagemeldinger,« siger kommunaldirektør Nich Bendtsen, der kalder styringspanelet for en ”fleksibel løsning”.
»Styringspanelet giver et lækkert layout, så det ikke bare er nørder, der kan bruge det her. Men det er ikke bare smart layout, det gode er, at man med nogle få klik kan se, hvordan der ser ud nedenunder graferne og tallene,« forklarer han.