Guide: Sådan vælger du den rigtige CLM-løsning
Man kan nemt fare vild, når man skal investere i et kontraktstyringssystem. For hvilken funktionalitet har forretningen reelt brug for, og hvad ser bare smart og lækkert ud? Her er lidt hjælp til at komme målrettet igennem beslutningsprocessen.
Lidt forsimplet stillet op kan man grundlæggende anlægge to vinkler, når man skal vælge et kontraktstyringssystem (CLM).
Man kan indgå i en markedsdialog med udvalgte leverandører, hvor de bliver inviteret til inspirationsmøder og præsenterer deres løsning og tilhørende services. Ulempen ved denne tilgang er, at det er en relativt ustruktureret proces, hvor løsningen bliver gennemgået med udgangspunkt i den funktionalitet, den enkelte leverandør vælger at fremhæve. Oftest der, hvor løsningen har sine styrker. De svage sider bliver sjældent belyst. Derudover sker der tit det, at man på baggrund af de mange inspirationsmøder forelsker sig i den rigdom af funktionalitet, der findes på markedet, men som man måske reelt ikke har brug for. Vi ser også, at organisationer ender med at skabe en kravspecifikation, der er summen af alt det lækre, man har set fra forskellige leverandører, men som ingen enkeltleverandør kan honorere i én standardløsning.
Alternativet til denne tilgang er at begynde sin beslutningsproces med en intern behovsafdækning, hvor udvalgte medarbejdere fortæller, hvad et kontrakthåndteringssystem skal kunne, for at de kan udføre deres arbejde mest effektivt. Først når denne behovsafdækning er klarlagt, går man i dialog med leverandørerne i markedet. Fordelene ved denne tilgang er, at man får de rette interne interessenter i tale tidligt, og at man automatisk fokuserer på need-to-have fremfor nice-to-have.
Baseret på vores erfaring er det helt klart den sidste tilgang, der fører til flest positive forløb, fordi der bliver skabt en klar sammenhæng mellem overordnede forretningsbehov og den konkrete systemunderstøttelse.
Er du interesseret i at læse mere, kan du her læse om 5 gode grunde til at vælge et kontraktstyringssystem.
Nedenfor har vi udarbejdet en simpel guide, der kan hjælpe jer gennem behovsafdækningsprocessen. Når I har foretaget analysen af jeres forretningsbehov i tæt samarbejde med de vigtigste interessenter i jeres virksomhed, kan I målrettet gå på jagt efter et kontrakthåndteringssystem og score de enkelte leverandørers løsninger ud fra jeres analyse. Det giver jer mulighed for at stille kritiske spørgsmål i forbindelse med markedsdialogen, shortliste de mest interessante kandidater og ultimativt vælge det system, der bedst understøtter organisationens behov.
Leverandørens opfyldelse af krav og behov
Kontakt
Vi er klar til en uforpligtende snak om, hvordan I kan udnytte KMD WorkZone og få styr på jeres kontrakter.
KMD WorkZone CLM
Vil du gerne have gennemsigtighed og kontrol over vigtige datoer, leverancer, parter og dokumenter på jeres kontrakter? I KMD WorkZone CLM opnår du overblik over dine daglige arbejdsopgaver og din virksomhed eller organisation får kontrol over den samlede kontraktportefølje.
