Ørsted strømliner, effektiviserer og dokumenterer refusionsprocessen med KMD Refusion

I Ørsted har man igennem flere år søgt refusionsmidler. Medarbejdere med ansvar for eksempelvis barsel og sygdom har siddet med næsen nede i fysiske og digitale mapper time efter time for at registrere fravær, søge refusion og følge op på, om refusionsmidlerne også er modtaget. Fælles for disse arbejdsprocesser har været, at de er blevet manuelt håndteret, og at de har fulgt den enkelte medarbejders rutiner. De arbejdsprocesser ønskede Ørsted at optimere, og derfor påbegyndte de i 2016 implementering af KMD Refusion som et tilkøbsmodul til KMD Nettoløn. To af de bærende kræfter i projektet internt hos Ørsted har været Marianne Skovbæk, HR Process Manager, og Elisabeth Strobel, HR Consultant.

- Vi havde flere formål med projektet, forklarer Elisabeth Strobel. For det første ville vi digitalisere og automatisere vores arbejdsgange vedrørende refusion. For det andet ville vi strømline arbejdsgangene, så vi alle sammen arbejder ens med opgaverne i ét system. Og så ville vi kunne dokumentere overfor ledelsen, at de mange timer brugt på at søge refusionsmidler betaler sig. Vi henter hvert år et millionbeløb hjem til virksomheden, og det ville vi gerne kunne vise.

Systemunderstøttelse af kerneprocesser

Som Elisabeth Strobel og Marianne Skovbæk forklarer, er det ikke, fordi arbejdsopgaverne i KMD Refusion er nye for dem. Men sammenlignet med tidligere har de nu et system til at understøtte arbejdsopgaverne, og det gør en stor forskel. Det gælder eksempelvis den direkte integration til NemRefusion, så de ikke længere skal bruge tid på at indberette manuelt. Det gælder muligheden for at få registreret, når medarbejdere holder orlov. Og det gælder ledernes mulighed for at indføre en mere stringent tidsregistreringskultur.

- I en stor virksomhed som Ørsted er det ikke alle steder et krav, at man tidsregistrerer. Det betyder, at vi har svært ved at fange alt fravær og søge refusion. Med KMD Refusion bliver det mere tydeligt for alle, hvor mange penge vi går glip af, hvis vi ikke tidsregistrerer, siger Elisabeth Strobel.

- Derudover har KMD Refusion givet os bedre mulighed for at fange sygefravær for nyansatte. Man har krav på refusion fra første dag for nyansatte medarbejdere. Det kunne godt glippe tidligere, men det fanger systemet nu automatisk, fordi det holder medarbejderens fravær op mod første arbejdsdag. Det er småbeløb i sig selv, men akkumuleret over et år bliver det til mange penge.

KMD Refusion henter flere midler hjem

Det er endnu for tidligt at konstatere, præcis hvilken effekt implementeringen af KMD Refusion har haft i Ørsted. Men de foreløbige erfaringer er positive, lyder det. Bl.a. fordi de allerede nu kan se, at de arbejder efter samme standardiserede principper i ét samlet system på tværs af afdelinger i Øst- og Vestdanmark.

- Jeg tør også godt vove den påstand, at vi samlet set ender med at hente flere refusionsmidler hjem med KMD Refusion. Bl.a. på refusion for nyansattes sygedage, men også fordi vi er blevet skarpere på vores opfølgning. For én ting er at søge refusion, noget andet er at få pengene hjem. Eller følge op, hvis vi ikke har fået pengene hjem. Der er simpelthen et tomt felt i KMD Refusion, hvis de forventede refusionsmidler ikke er blevet modtaget, og så kan vi gå på jagt efter forklaringen derfra, siger Marianne Skovbæk.

Tidligere trak Elisabeth Strobel og hendes kolleger manuelle lister fra SAP og skulle derefter forsøge at danne sig overblikket over igangværende og afsluttede refusionsanmodninger. Det gjorde de minimum to gange om måneden. I dag indberettes der automatisk til NemRefusion på daglig basis fra KMD Refusion. Det sikrer overholdelse af anmeldelsesfrister samt en altid opdateret status.

100 pct. ejerskab for løsningen

Både Elisabeth Strobel og Marianne Skovbæk forklarer, at processen med at implementere KMD Refusion har trukket veksler for alle involverede medarbejdere.

- Men det er vores egen skyld! Det er ikke KMD’s. Det skyldes, at vi tidligt i processen traf en beslutning om, at dette projekt ikke skulle trækkes ned over hovedet på vores medarbejdere. Vi ville have dem med hele vejen. Vi har testet løsningen flere gange undervejs, så alle HR- og lønmedarbejdere i dag kender og kan bruge KMD Refusion til fingerspidserne. De har taget 100 pct. ejerskab for løsningen. De skal have en kæmpe ros for deres arbejde og deres indstilling, siger Marianne Skovbæk og bliver suppleret af Elisabeth Strobel.

- Men det skal KMD og især vores faste konsulent nu også. Vi har gennem hele projektet følt, at vi er blevet lyttet til. Vores ønsker til tilpasning af løsningen er hver gang blevet imødekommet. Det har vi sat stor pris på.