Mænd og kvinder omkring bord

At involvere brugerne i udviklingen af it-systemer giver nye indsigter og fælles forståelser, som gør det nemmere at levere moderne løsninger tilpasset brugernes behov. Samtidig giver det brugerne et større ejerskab på løsningen.

Kunder er ikke længere kun nogen, man laver it-løsninger til. Det er i høj grad også nogen, man laver it-løsninger sammen med. Brugerinvolvering undervejs i udviklingen af it-systemer gør det nemlig nemmere at levere det produkt, som kunderne drømmer om.

Det har bl.a. været udgangspunktet for it-løsningen KMD Nova ESDH, som Kim Hallberg Nielsen har arbejdet på i flere år, og som håndterer elektronisk sags- og dokumentbehandling og er rettet mod kommunerne. Kim Hallberg Nielsen er Senior Product Manager i KMD og kan nu se frugten af en rejse, der har skabt en ny fælles forståelse mellem udviklingsholdet og de potentielle kunder.

”Vi besluttede fra start, at vi ville have kunderne med på hele rejsen, så vi var sikre på, at vi byggede løsningen rigtigt fra starten,” siger Kim Hallberg Nielsen.

Vi besluttede fra start, at vi ville have kunderne med på hele rejsen, så vi var sikre på, at vi byggede løsningen rigtigt fra starten

Kim Hallberg nilsen, senior product manager i KMD

Når verden rykker sig

”Tidligere har vi typisk været ude og tale med en kunde om en løsning, og så er vi gået tilbage og har udviklet i nogle år. Når vi så er kommet tilbage til kunden for at vise vores løsning, så har verden rykket sig, eller vi har måske misforstået noget i den indledende dialog. Det ville vi undgå ved at involvere kunderne,” siger han.

Tyve potentielle kommunale kunder har undervejs været involveret i udviklingen af løsningen, som de kunne tilgå og teste i en langt fra færdig version efter kun to måneders arbejde. Men det gjorde det nemmere at følge udviklingen.

”Processen har også givet os den fordel, at kunderne får et vist ejerskab på et projekt, når de selv er med til at påvirke det hele i udviklingsprocessen. Det er en bonus for os, at det også er brugernes system i stedet for, at det er noget, vi har fundet på. Det er væsentligt lettere at bygge det, kunderne ønsker sig. Det vigtigste for mig er, at vi får bygget det rigtige til kunderne og ikke kommer ud med et produkt, som de ikke kan genkende,” siger Kim Hallberg Nielsen.

Skulle være let og intuitivt

Den nye ESDH-løsning KMD Nova ESDH erstatter et tidligere KMD-produkt, hvor brugeren i første skærmbillede blev mødt med 40-50 felter, som hun kunne gå på opdagelse i og udfylde. Det var en kompleks rejse, som Kim Hallberg Nielsen og hans team har prøvet at gøre mere enkel.

”I stedet for at have fokus på at løsningen skulle kunne 50 milliarder ting, så skulle den være let og intuitivt at gå til. Vi har ladet os inspirere lidt af Google ved som udgangspunkt at have ét felt, som man bruger og søger i,” siger han.

Men den første udgave var ikke intuitiv nok, så det blev besluttet at kontakte det digitale bureau In2Media, som siden er blevet en del af KMD-datterselskabet Charlie Tango. De leverede bl.a. en designer og en UX-designer, og samtidig satte vi gang i brugertest.

Screenshot af ESDH system

”Resultatet af de test, er det design, vi ser i dag. Det er de samme data, men vi har struktureret dem helt anderledes, og så har vi fået en masse farver på designet, for det foretrak brugerne, når de så tre forskellige udgaver,” siger Kim Hallberg Nielsen.

”Nogle får lige et chok, når de første gang ser det. Men det er lavet sådan, at det er let at se, hvor man er i systemet med de her farver. Farverne går igen hele vejen igennem løsningen og er afstemt med hinanden, så selv en farveblind kan se forskel. For os var det fantastisk at få nogle andre øjne på vores projekt, som var blevet lidt fastlåst,” forklarer han.

Rejsen gør noget ved samarbejdet mellem os og kunderne. Det gør det også lettere for kunderne at påvirke løsningen fremadrettet, når de har været med undervejs

Kim Hallberg Nielsen, senior product manager i kmd

Rejsen gør noget ved samarbejdet

Det har også været afgørende fra starten, at den nye løsning skulle være mobil. De kommunale kunder fortalte, hvordan medarbejderne ofte ville skrive oplysninger ned på papir og så senere taste dem ind i systemet, når de kom til en computer.

Nu kan fx en lærer i stedet hurtigt via sin tablet eller mobil oprette et notat om en sag eller slå oplysninger om en elev op, når det er behov for det. Systemet er responsivt, så det tilpasser sig skærmstørrelsen, og kan bruges med talegenkendelse, hvis man hurtigt har behov for at oprette et journalnotat, som man senere kan rette i.

Den nye løsning er bl.a. testet blandt en række skolelærere, som kun fik en kort præsentation, før de uden problemer gik i gang med at bruge løsningen. De var ifølge Kim Hallberg Nielsen ”vildt begejstrede” for mulighederne i løsningen.

”Rejsen gør noget ved samarbejdet mellem os og kunderne. Det gør det også lettere for kunderne at påvirke løsningen fremadrettet, når de har været med undervejs,” siger Kim Hallberg Nielsen, som understreger, at systemet aldrig bliver færdigt, men i stedet vil blive udviklet videre efter den release, som står lige på trapperne.

Du kan se Kim Hallberg Nielsens oplæg om ESDH-løsningen på Digitaliseringsmessen i videoen her.