Folk på gaden

Med en ny it-løsning bliver det muligt for videnmedarbejdere i bl.a. statens forvaltninger at være mere fleksible i deres arbejdsgange, mens systemet undervejs guider opgaverne videre mod mål. Nye medarbejdere kan hurtigt blive lært op, og al dokumentation foregår automatisk.

Når der i statens forvaltninger skal træffes afgørelser med direkte konsekvens for borgere og virksomheder, skal der være styr på regler, processer og ikke mindst sagens dokumenter. De tunge arbejdsgange har været svære at digitalisere og optimere, fordi opgaverne kræver en stor viden og erfaring, som er svære at sætte på formel.

Men nu er der håb forude i form af en ny it-løsning, som skal sikre større fleksibilitet for videnmedarbejderne i deres arbejdsgange og gøre det nemmere for nye medarbejdere at komme hurtigt i gang. Samtidig undgår man helt undgår en ekstra og tidskrævende opgave med at dokumentere processen, fordi det sker automatisk.

”Vi er lige på trapperne med et nyt og spændende koncept kaldet dynamiske sagsaktiviteter, som er bygget på en ny teknologi i et samarbejde mellem vores samarbejdsparter Exformatics og IT-Universitetet. Det vender helt op og ned på, hvordan man kan lave procesunderstøttelse på en dynamisk måde,” siger Jakob Brix, som er Head of Product Management & Development i KMD.

De dynamiske sagsaktiviteter er blevet implementeret i KMDs elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem KMD Workzone, som bruges i fx 70 pct. af de statslige forvaltninger, Politiet, Forsvaret, Skat og på landets største universiteter. Den nye løsning bliver rullet ud i starten af juni.

Et stramt workflow fungerer dårligt

Der er brancher, hvor en stram proces for en opgaves workflow er afgørende for et godt resultat. Der er fx gode grunde til, at piloter gennemgår en planlagt og detaljeret tjekliste, før de letter – og trods frustrationer undervejs får man oftest kun samlet sit nye møbel korrekt, hvis man følger opskriften trin for trin.

Men for videnmedarbejdere i fx statens forvaltninger fungerer et stramt workflow dårligt. Her er der nemlig behov for en større grad af fleksibilitet for at undgå en tung og unødvendig proces.

”Hvis man skal skrive en afgørelse om, hvorvidt en vindmølle er bygget for tæt på en bebyggelse, så er det en intellektuel opgave, som man ikke bare kan sætte i et skema på samme måde, som et klassisk workflow kræver,” forklarer Jakob Brix.

Det betyder, at en medarbejder skal kende hele processen på forhånd og vide, hvad de næste trin er. Det kræver typisk en høj grad af erfaring eller langvarig sidemandsoplæring, mens der måske også er skrevet lange og detaljerede vejledninger, som gør processen tung.

”Hvis vi skal digitalisere og måske automatisere noget af videnmedarbejdernes arbejde, så er vi derfor nødt til at give dem fleksibilitet, så den enkelte medarbejder kan løse en opgave på sin egen måde. Det kan vi give dem med de dynamiske sagsaktiviteter,” siger Jakob Brix.

En GPS med på arbejde

Samtidig vil systemet så automatisk og løbende give instrukser om, hvad der udestår for at nå det ønskede resultat. Jakob Brix beskriver det som at have sin egen GPS på arbejdet.

”Dynamiske sagsaktiviteter fungerer som en GPS for din arbejdsproces. Du har måske tegnet et landkort og en vej mod mål, men hvis du kører en anden vej end planlagt, så opdaterer systemet din rute på landkortet. Det samme gør vores nye system, og det svarer meget bedre til videnmedarbejdernes behov end det klassiske workflow, hvor tingene skal gøres i den helt rigtige rækkefølge,” forklarer Jakob Brix.

Den dynamiske løsning gør det ifølge Jakob Brix også lettere at sluse nye medarbejdere ind i systemet, fordi de bliver hjulpet videre i processen og ikke nødvendigvis har lært samtlige trin på forhånd – mens den erfarne medarbejder ikke bliver hæmmet af at skulle gøre tingene på en helt bestemt måde, som måske er bestemt for år tilbage. Til gengæld bliver udførslen af en given opgave transparent, fordi alt bliver dokumenteret.

Erfaringer bruges til ny læring

”Det betyder, at vi får mulighed for at bygge læring oven på det, som vi ikke har kunnet se før. Indtil nu har man kun kunnet se resultatet af et arbejde, men kunne ikke se processen. Nu kan man nå frem på mange forskellige måder, og så kan man via business intelligence regne på, hvad der giver mest mening,” siger Jakob Brix.

Til gengæld sikrer den automatiske dokumentation, at videnmedarbejderne ikke har en ekstra og tidskrævende opgave med at dokumentere processen, for det styrer systemet selv.

Den nye procesløsning er bygget oven på et produkt udviklet af Thomas Hildebrandt fra ITU og Exformatics og kaldes DCR eller Dynamics Condition Response. Det er implementeret i KMD Workzone med lancering i starten af juni, hvor de første nye kunder allerede er på plads.