Kvinde sidder med ipad

At skifte til en ny it-løsning kan give grå hår i de fleste organisationer. Men i Skanderborg Kommune fandt man løsningen ved et gnidningsfrit skifte ved at invitere brugerne af systemet med til bords fra første færd.

God kommunikation og inddragelse af alle relevante parter var to af nøglerne for Skanderborg Kommunes succesfulde skifte til et fælles it-system på tværs af kommunens skoler.

Det var fra starten målet at skifte en række forskellige personaleadministrative it-systemer til ét fælles system. Men i stedet for på forhånd at vælge et system besluttede kommunen at inddrage de brugere, som i sidste ende ville komme til at bruge den fælles løsning.

Derfor nedsatte Skanderborg Kommune en bred arbejdsgruppe, som bestod af repræsentanter fra flere niveauer på alle skolerne samt kommunens egne konsulenter og specialister inden for økonomi og digitalisering. Opgaven lød bl.a. på at høre alle interessenter og skabe god kommunikation om processen.

Arbejdsgruppen fik også mulighed for at teste de systemer, som var med i opløbet og kunne sige god for den nye løsning, før den blev besluttet. Da Skanderborg Kommune i sidste ende valgte KMD Educa Personale til det fælles system, var der derfor allerede på forhånd et stort ejerskab på løsningen.

”Vi ønskede os et fælles system, hvor vi ville få nemmere ved at trække ensartede oplysninger på tværs. Samtidig ville vi gerne give skolerne en fælles erfaringsramme at arbejde i,” fortæller Michael Kolding Thostrup, som er udviklingskonsulent i Skanderborg Kommune.

Læs hele historien om Skanderborgs Kommunes skifte til KMD Educa Personale her