Dreng lægger an til at sparke en fodbold i mål

Flere års grundig forberedelse bar frugt for Odense Kommune, som i november satte KMD Booking i luften. Indsatsen gav pote, og det fejrede afdelingen med ægte fynsk brunsviger.

Når der skal bookes baner til indendørs fodbold til miniput-drenge eller håndbold til piger U12 i Odense Kommune, skal det være enkelt og intuitivt for de lokale foreninger og andre brugere. Det var et målene, da Odense Kommune sendte deres bookingløsning i udbud.

Odense Kommune havde benyttet sig af KMD’s bookingløsning siden 1998, men nu skulle alle ønsker og krav til den nye løsning på bordet, før den endelige kravspecifikation kunne skrives.

”Vi sad vel 11-12 mand om bordet, blandt andet alle medarbejderne i afdelingen. Og det var en fordel. Medarbejderne er helt nede i materien, så de kan stille alle de frække spørgsmål til systemet. Det var der et par leverandører, der faldt på,” siger Vivian Glasdam Sørensen, som er fuldmægtig og projektleder i Odense Kommune.

Den grundige forberedelse blev fulgt op med en stram implementeringsplan fra kommunens side, da KMD blev valgt som leverandør.

”Planen tog afsæt i vores årshjul, så den passede ind i vores aktiviteter og deadlines. Men lige så vigtigt vurderede vi, om tidsplanen var realistisk. Vi har jo data helt tilbage fra 1998, så der var virkelig meget at rydde op i,” understreger Vivian Glasdam Sørensen.

Men den 1. november 2017 bar det hårde arbejde frugt – eller faktisk så bar det brunsviger, for det var gevinsten for afdelingen, da KMD Booking gik i luften.

”Det blev fejret med en flot fynsk kagemand med slik og det hele. Foreningerne fik dog lidt udfordringer med at oprette sig i det nye system. Men når først de var inde, kunne vi se, at de selv fandt rundt – så let og intuitivt er systemet. For os betyder den nye løsning også, at vi har fået aftenskolerne ind i samme system, så flere opgaver er samlet ét sted. Uden Excel-ark,” siger Vivian Glasdam Sørensen.

Du kan læse meget mere om Odense Kommunes forberedelser – og deres fire gode råd til andre, der står for at skulle skifte bookingløsning lige her.