Animeret robot fordeler ting i skuffer

Software-robotter er bygget til at håndtere manuelle opgaver mellem it-systemer. Det kan give både besparelser og færre fejl, når robotterne bliver sat til at lave faste opgaver eller enkeltstående løsninger, når fx sagsakter skal konverteres til nye it-systemer.

Sig ordet ”robot” – og mange ser en lidt klodset, men stærk, mekanisk figur i menneskeform for sig. Eller måske får man billedet af Arnold Schwarzeneggers Terminator eller en fuldt automatiseret bilfabrik proppet med robotter for sit indre blik.

Men der findes også usynlige robotter, som laver deres arbejde i det skjulte ved hjælp af de computerprogrammer, vi bruger hele tiden på de danske kontorer. Ved at arbejde i programmer som Word, Excel eller andre it-programmer kan disse robotter på kort tid løse mange manuelle og ofte trivielle opgaver med færre fejl, end vi mennesker kan. Softwarerobotternes arbejde bliver kaldt Robotic Process Automation – eller bare RPA.

”Målet med RPA er at automatisere en række manuelle sagsgange eller opgaver, der ikke kræver teknisk snilde, men hvor man bare fx skal flytte noget fra a til b,” siger Lars Skyt, som er Head of Department / BLM i it-virksomheden KMD. Han har allerede sat sine robotter til at løse en lang række softwareopgaver for bl.a. danske kommuner ved at bruge præcis de it-programmer, som kunderne allerede bruger.

Målet med RPA er at automatisere en række manuelle sagsgange eller opgaver, der ikke kræver teknisk snilde, men hvor man bare fx skal flytte noget fra a til b

Lars skyt, head of department / blm i kmd

Arbejder 24 timer i døgnet

Robotterne kan fx åbne et regneark, aflæse aftalte oplysninger og derefter åbne et it-program fra en anden leverandør og indtaste de aflæste oplysninger i programmet i en proces, som er helt den samme som en kontoransat ville gøre det – bare hurtigere, med færre fejl og 24 timer i døgnet. Det er også derfor, at Kommunernes Landsforening (KL) har peget på RPA som en måde at hæve effektiviseringsgevinster.

”Vi bliver tit spurgt, om en robot kan gøre dit eller dat? Svaret er, at hvis du kunne sætte en tilfældig person fra gaden til at løse opgaven på en computer efter en kort præsentation, så er det også noget, du kan få en robot til at lave,” siger Lars Skyt.

Han understreger, at værktøjerne bag robotterne har flere år på bagen og derfor ikke lider af børnesygdomme, men til gengæld er der behov for en vis overvågning og verifikation af resultaterne – præcis som man ville gøre ved den tilfældige person fra gaden. Hvis en underleverandør uden varsel laver en ændring i et program, kan robotten fx ikke automatisk finde en ny måde at løse opgaven. Samtidig kan det ifølge Lars Skyt ved forretningskritiske og faste overførsler af data give mere mening at bygge en veldefineret snitflade mellem de to opgaver med indbyggede kontroller.

”Men robotten er en virkelig god medarbejder, som er stabil og sjældent laver fejl. Den er fantastisk til faste opgaver, men også til at løse enkeltstående opgaver, hvor man fx har behov for at lægge et brev i alle medarbejderes elektroniske journal på grund af en lovændring,” siger Lars Skyt.

En vanvittig opgave

Han fremhæver en opgave for en jysk kommune, som havde behov for at arkivere 2500 digitale dokumenter fra før årtusindskiftet. Arkiveringen var kommunen forpligtet til, men filerne kunne kun åbnes af et helt specielt og forældet program. Når et dokument så blev åbnet, kom der hver gang en fejlmeddelelse, som skulle lukkes, før man kunne scrolle gennem dokumentet, tage et print af skærmen, scrolle længere ned, justere skærmen pga. en fejl i programmet, printe igen – og overføre alle print til et Word-dokument, som skulle navngives og arkiveres korrekt.

”Det lyder måske som en vanvittig opgave, men det er det ikke for en robot. Den løste opgaven på et par dage, så kommunen sparede både tid og penge i forhold til at gøre det manuelt,” siger Lars Skyt.

Den frygt vi møder, er mest, om det nu også er sikkert nok med en robot. 

Lars skyt, Head of department / BLM i kmd

Robotten bliver ikke træt

I en tid hvor en stor del af Danmarks it-infrastruktur er i spil, og der jævnligt bliver lanceret nye it-systemer, stiger behovet for at kunne konvertere og flytte data fra et system til et nyt. Nogle gange giver det mening at programmere sig ud af konverteringen – men ofte vil det være en oplagt opgave for robotterne.

”Vi tror på, at der i fremtiden kommer mange opgaver, hvor der skal flyttes data, genoprette data og indberette data, der ikke har været i systemet. Det kan fx være en masse indtastningsopgaver, hvor man har data liggende i regneark, eller de skal trækkes ud fra sagsakter. Det kan man med fordel bede en robot om at gøre,” siger Lars Skyt.

Han påpeger, at de fleste opgaver af denne type er opgaver, som medarbejderne sjældent er glade for at udføre, fordi de er trivielle og fyldt med gentagelser og dermed kan give stress. Ved at fjerne de simple opgaver kan sagsbehandlerne i stedet koncentrere sig om de mere avancerede opgaver, som kræver tid og menneskelig vurderinger og beslutninger, som robotterne ikke kan løse.

”Den frygt vi møder, er mest, om det nu også er sikkert nok med en robot. I teorien ved man godt, at en robot kan levere en højere kvalitet end en person, som bliver træt af at sidde flere timer med en triviel opgave. Robotten begår ikke fejl, fordi den bliver træt. Men det kan alligevel være svært at stole på, at en maskine løser en opgave, man selv tidligere har udført,” siger Lars Skyt, som dog kan fremhæve mange eksempler, hvor hans robotter har leveret varen, ikke mindst fordi teknologien bag RPA ikke er ny.

Lars Skyt og hans kolleger arbejder nu på at bygge en standardplatform, som vil gøre det nemmere for kunder at sætte deres egne robotter i spil, mens de nuværende robotter altid er parat til at tage en ny opgave. For trætte bliver de jo aldrig.