Billede af kreativ proces

Et forår og en sommer med research og feltarbejde blandt medarbejdere og borgere på tværs af kommuner er udmøntet i to prototyper på værktøjer, der skal være med til at skabe et bedre samarbejde. Målet er at skabe mere effekt og værdi for både medarbejdere og borgere.

Borgerne skal være i centrum for de indsatser, der bliver igangsat fra den offentlige sektor. Det er et afgørende krav i Sammenhængsreformen, som også skal levere bedre kvalitet og plads til, at medarbejderne får mere tid til deres kerneopgaver. Her er en af vejene brugen af ny teknologi, som både kan møde borgerne, men også kan gøre administrationen mere effektiv.

”Hvis man generelt set skal have mere produktivitet, så skal vi enten nå det samme for færre ressourcer, eller også skal vi nå mere med de samme ressourcer. Men vi vil jo gerne nå mere med færre ressourcer. En måde at opnå det på er, at vi i samarbejde med borgerne bliver bedre til at levere værdifulde tværgående indsatser i den offentlige sektor,” siger Line Sinding Skött, som er Lead Business Developer i KMD.

Borgere med en kompleks livssituation

De borgere, som er mest i kontakt med kommunen, er typisk dem, som af den ene eller anden årsag er kommet langt væk fra at leve et selvhjulpet og selvforsørgende liv. Det kan være unge mennesker, som er kommet skidt fra start i livet, eller borgere som har oplevet nogle radikale ændringer i deres livssituation. Fx ift deres arbejdsevne, fysiske helbred, psykiske tilstand, misbrug eller sociale situation. De oplever ofte, at en sagsbehandler i én forvaltning ikke ved noget om de indsatser, som er blevet aftalt en uge før i en anden forvaltning. De mangler med andre ord sammenhængen og oplevelsen af, at de bliver hjulpet med én samlet plan.

”Samtidig er det ikke enten eller. Det handler ikke om at skabe værdi enten for borgeren eller for medarbejderne. Alle har en interesse i at få skabt et godt flow i forløbene for de enkelte borgere med et indhold, som betyder noget. Altså et forløb, som rykker dem tættere på selvforsørgelse og på at leve et selvhjulpet liv,” siger Line Sinding Skött.

Hvis man generelt set skal have mere produktivitet, så skal vi enten nå det samme for færre ressourcer, eller også skal vi nå mere med de samme ressourcer.

Line Sinding skött, Lead business developer i kmd

Faglige siloer og it-siloer bremser samarbejdet

En af udfordringerne i det sammenhængende arbejde er de faglige siloer og incitamentsstrukturer mellem forvaltninger som beskæftigelse, socialområdet, sundhed og uddannelse. Men også de enkelte forvaltningernes it-systemer fungerer som siloer, der bremser samarbejdet, og det har flere kommuner bedt KMD om at være med til at finde løsninger på.

”Men det er ikke nok, at vi bare laver en integration mellem it-systemerne på fx beskæftigelses- og socialområdet. For det handler om at undersøge, hvad den integration skal kunne. Hvad er det for et problem, vi skal løse – og hvad er det for ønsker, vi skal opfylde?” forklarer Line Sinding Skött.

”Det skulle vi blive klogere på i stedet for bare at bygge det, vi troede var det rigtige. Så vi gik ud og satte os ved siden af medarbejdere i nogle af de kommuner, som har prøvet at arbejde sammen på en ny måde for at skabe en bedre tværgående indsats,” siger hun.

Som en flue på væggen

Hen over foråret og sommeren har Line Sinding Skött derfor observeret møder med borgere, koordinationsmøder og fulgt forberedelserne hos sagsbehandlere og hos de varme hænder. Hun har været i dialog med både kommunale medarbejdere og borgere og undersøgt modeller, arbejdsgange og processer.

”Hvad var de vigtigste værktøjer til at forbedre samarbejdet og indsatserne på tværs? Hvordan kunne vi bygge noget, som var både nemt og relevant, men også ambitiøst, og som kunne give forskellige medarbejdere en fælles forståelse for en given borgers behov? Hvad ønskede borgerne selv, og hvordan kan de tage ejerskab på processen, uden at det kræver ekstra arbejde for medarbejderne” siger Line Sinding Skött.

De mange observationer har været et væsentligt bidrag til to Google-inspirerede designsprint, som sammen med bl.a. kommunale sagsbehandlere, borgerkonsulenter og borgere netop er blevet gennemført. Resultatet af dem er to konceptuelle prototyper på værktøjer, som skal styrke sammenhængen for både borgere og medarbejdere og som trækker på nye teknologier. Men det er ifølge Line Sinding Skött afgørende, at der netop er tale om prototyper.

I stedet for bare at bygge en færdig løsning, så er vores konceptuelle prototyper noget vi kan justere, når vi nu taler videre med kommuner og borgere.

line sinding skött, lead business developer i kmd

Prototyperne kan justeres igen og igen

”I stedet for bare at bygge en færdig løsning, så er vores konceptuelle prototyper noget vi kan justere, når vi nu taler videre med kommuner og borgere. Rammer vores prototyper rigtigt, skal vi forkaste noget, skal vi have mere af nogle dele? Når vi synes, at prototyperne er i mål, kan vi hurtigere udvikle de egentlige værktøjer,” siger Line Sinding Skött.

”Arbejdet med prototyper er en balance. Prototypen skal være så indholdsrig, at den giver mening, og du kan forholde dig til, om det et koncept, der vil gøre en forskel. For hvis det ikke har værdi, så er der jo ingen, der vil købe den. Omvendt er det jo kun en prototype på det færdige produkt,” siger hun.

Prototypen rettet mod borgerne indeholder bl.a. en chatbot, som man både kan stille spørgsmål til, men som også kan være med til at nudge borgeren til at leve op til sin del af planen. Samtidig giver prototypen for første gang et overblik over borgerens personlige plan og indsatser, kontaktpersoner på tværs af kommunen og alle aktiviteter – alt sammen med borgerne i centrum for deres egne planer.

For medarbejderne arbejder prototypen med et lag på tværs af kommunen. Det skal fungere som kernen for det fælles arbejde med de enkelte borgere, så alle fx har et fælles billede af borgerens langsigtede mål, delmål og indsatser, og helt afgørende skal det være koblet sammen med det økosystem af fagsystemer, som er i spil i en kommune. Medarbejderne skal derfor ikke dokumentere indsatsen flere steder. Det er målet, at prototypen både kan spare medarbejderne tid, hvis en opgave kan automatiseres, og skabe mere effekt i planerne. På den måde kan vi skabe et bidrag til at øge velfærdsproduktiviteten.

Fik du ikke set oplægget på Digitaliseringsmessen, kan du se hele oplægget i videoen her.