Dataoverblik: Psykiatrien i Region Sjælland har skabt et nyt digitalt ledelsesoverblik til medarbejderne

Glad kvinde smiler i samtale

Bedre rapporter, et mere tidssvarende ledelsesoverblik og muligheden for at holde digitale tavlemøder. Det var målet med et projekt om at skabe et nyt datadrevet værktøj, som skal give medarbejderne i Psykiatrien i Region Sjælland et smartere ledelsesoverblik. Det er KMD, der i samarbejde med regionen har udviklet it-løsningen, som medarbejderne tog i brug ved årsskiftet.

Indlæggelser. Medicinering. Behandlingsret. Kvalitet. Psykiatrien i Region Sjælland ligger inde med mange forskellige typer af data omkring deres arbejde for at sikre kvalitet i behandlingen og for at overholde gældende regler.

Siden januar i år har de brugt en ny og moderniseret Informationsportal, som Psykiatrien Region Sjælland selv har været med til at udvikle i samarbejde med KMD og som erstatter en tidligere Informationsportal. It-værktøjet skal blandt andet skal give ledere og medarbejdere bedre aktivitetsrapporter, et bedre overblik over nøgletal og muligheden for at afholde digitale tavlemøder på en overskuelig og enkel måde.

- Vi ville gerne have et nyt system, der var tilgængeligt for alle de brugere, vi har. Rapporteringerne skal være lettilgængelige for vores klinikere og for vores kolleger her i staben, siger data- og planlægningschef hos Psykiatrien Region Sjælland, Tove Erecius, og fortæller, at der især har været fokus på at skabe en hurtig og nem adgang til detaljerede data i den nye Informationsportal.

- Det nye system giver os andre muligheder end vores tidligere Informationsportal. Nu kan vi eksempelvis manuelt gå ind og vælge, om en tavle-KPI skal være i rød, gul eller grøn. Vi kan også sætte såkaldte forbedringsstickers til hvert enkelt KPI, og hvert afsnit kan oprette deres egne KPI’er. Med mange ledelsesinformationssystemer kan man kun få data ud, men her har vi altså også muligheden for at lægge data ind, og det kræver en mere dynamisk datatilgang, forklarer Tove Erecius.

Tidligere skulle medarbejdere i afdelingerne bruge lang tid på at indsamle data fra forskellige rapporter og systemer og efterfølgende udskrive tabeller og grafer. I det nye system løber data automatisk ind i et overblik, der er så nemt og overskueligt at gå til.

Anders Binggeli-Winter, Senior Management Consultant, Cross Sector & Nordic i KMD

Data skal være tilgængelig for alle

Det var også et vigtigt punkt for Morten Stahlschmidt Møller, specialkonsulent i Psykiatriledelsens Stab i Region Sjælland og leder af projektet med at skabe en ny Informationsportal, at it-værktøjet kunne bruges af alle. Derfor har han haft særligt fokus på at skabe et mere enkelt og moderne overblik over eksempelvis grafer og KPI’er.

- Det er ikke kun ledere, der har brug for data i deres arbejde. Det er alle typer af medarbejdere i Psykiatrien, som har brug for det, siger Morten Stahlschmidt Møller.

Det er cirka 300-400 medarbejdere, der bruger it-værktøjet i deres dagligdag. Det kan være både administrative medarbejdere, lægesekretærer, psykologer, læger og sygeplejersker.

Lettere at tilgå data

Anne Hjorth Hansen er ledelsessekretær i Afdeling for Specialfunktioner hos Psykiatrien Region Sjælland og en af de medarbejdere, der ofte bruger it-værktøjet. Hun står for at levere dataudtræk til de forskellige ledelser for at se, om afsnittene opfylder de enkelte mål.

- Med den nye Informationsportal kan enhedslederne også selv finde relevant detaljeret data frem, som de gerne vil se på. Og samtidig danner systemet selv grafer, som vi kan bruge på vores tavlemøder. Nu er det ikke længere mig, der sidder med en specialviden og kan tilgå data i excel-lister. Det har betydet, at de ude i afsnittene har mulighed for at få data på det, de ønsker, siger Anne Hjorth Hansen, som også bruger ledelsesoverblikket på afdelingsledelsens tavlemøder, som afholdes med enhedslederne via videokonferencer:

- Vores afdeling er spredt geografisk, da nogle sidder i Vordingborg og andre i Roskilde og Slagelse. Nu har vi muligheden for at dele ledelsesoverblikket på vores videokonferencer, tilføjer hun.

En smartere digital løsning

Ifølge Anders Binggeli-Winter, senior managementkonsulent i Cross Sector & Nordic i KMD, er det netop en af fordelene ved et kombineret digitalt ledelsesoverblik og tavlemødeapplikation, at det fjerner meget af det manuelle arbejde, der ligger i at lave materiale til tavlemøder og bagefter printe det ud og hænge det op på diverse tavler.

- Tidligere skulle medarbejdere i afdelingerne bruge lang tid på at indsamle data fra forskellige rapporter og systemer og efterfølgende udskrive tabeller og grafer. I det nye system løber data automatisk ind i et overblik, der er så nemt og overskueligt at gå til, at lederne selv kan finde de relevante nøgletal. Samtidig er data umiddelbart tilgængelige til tavlemødet i et format, der giver mening til netop den proces, et tavlemøde er. Og både ledere og medarbejdere kan se de samme, aktuelle tal både på tavlemødet og fra egen pc eller tablet, forklarer Anders Binggeli-Winter.

Indtil videre har erfaringerne med den nye Informationsportal været positive.

- Det er helt afgørende, at vi har et ledelsesinformationssystem, som fungerer. Vi kan ikke undvære det. Vi bliver målt og vejet hele tiden, derfor skal vi kunne følge vores arbejde. Vi har nu fået et system, som passer til vores behov, og som vi selv kan videreudvikle på, siger Tove Erecius.

Vil du vide mere?

Medarbejdere i KMD

Anders Binggeli-Winter

Senior Management Consultant, Cross Sector & Nordic

abr@kmd.dk