Fælles sprog skal styrke både behandling og sagsbehandling

Lærere taler sammen på lærerværelse

Kommunen (Myndighed) og Institutionerne (Udfører) skal dele oplysninger og tale samme sprog. Det krav var højt prioriteret, da Guldborgsund Kommune valgte sit nye klientjournalsystem til Social- og Handicapområdet.

KMD EKJ giver afsæt for tættere samarbejde

Da Guldborgsund Kommune skulle finde en afløser for sit klientjournalsystem, var det også en anledning til at løfte ambitionerne på området. Kommunen vurderede, at både borgere, brugere og den centrale administration ville få gavn af, at sagsbehandlingen for kommunen og institutionerne blev samlet i ét fælles system. Et SKI-udbud afgjorde sagen til fordel for KMD EKJ, og i skrivende stund er kommunen i gang med at rulle den nye løsning ud til både den centrale administration i kommunen og på institutionerne.

Et løft til ordentlig, struktureret sagsbehandling

KMD EKJ hjælper med, at kinabøger, excel-ark og separate systemer nu bliver lagt på hylden til fordel for én fælles digital løsning. Dermed kommer samarbejdet mellem kommunen og institutionerne til at tage afsæt i de samme skemaer, handleplaner og pædagogiske planer, og alt bliver samlet et sted med fælles sprog og standarder.

- Den nye løsning giver en god anledning til at italesætte det, vi kalder ordentlig, struktureret sagsbehandling. Når oplysningerne bliver skrevet ind i et fælles system, kommer vi heller ikke udenom at tale journalskik. Oplysningerne skal være lødige og til at forstå også, når vi læser dem om et år, forklarer Søren Palshøj, der er konsulent i Visitation og Kvalitetssikring under Social- og Handicapområdet hos Guldborgsund Kommune.

Den centrale administration får samtidig en ny mulighed for at følge økonomien med fuld gennemsigtighed: Hvad er bevilget hvor, hvordan er omkostningerne fordelt, og hvordan udvikler de sig.

- Vi har valgt at dele systemet op på henholdsvis kommunen og de udførende institutioner. Vi skal så blot sende advis til hinanden, når der er ændringer, og kan tilgå oplysningerne direkte. Centralt kan vi også trække statistik på tværs af alle institutioner på en gang, fortæller han.

Borgeren får sammenhæng i behandlingen

Inden for Social- og Handicapområdet er sammenhæng i behandlingen højt prioriteret, og den kan kommunen understøtte med KMD EKJ.

- Det bliver nemmere at dele viden mellem borgerens forskellige behandlere. De kan både se, hvilken metode der bliver brugt hos den enkelte borger, og de kan dele observationer på en måde, hvor alle har adgang til det. Det skulle gerne give borgerne en mere ensartet hverdag - også når der er vikarer, uddyber Søren Palshøj.

Automatik hjælper brugerne

I visitationen var medarbejderne allerede dus med voksenudredningsmetoden, så skridtet til den digitale understøttelse var ikke langt.

- Det har helt klart været en fordel at tage den forandring i to step - først metoden og derefter digitaliseringen. Da medarbejderne blev introduceret til Sagsmodul med DHUV understøttelse blev de helt begejstrede - det var lige det, de kunne bruge, beretter Søren Palshøj. DHUV står for Digitalisering af Handicap og Udsatte Voksne og er et digitaliseret udredningssystem.

Med Sagsmodulet sparer Guldborgsund Kommune en lang række indtastninger, da systemet selv henter kendte oplysninger og overfører dem til de næste skemaer. På den baggrund vurderer Søren Palshøj, at visitationen er et af de steder, der virkelig er tid at spare. Også fordi KMD EKJ-systemet giver langt færre skift mellem forskellige vinduer og systemer.

Generelt har kommunen lagt vægt på at systemet er brugervenligt med en opbygning, brugerne kender fra Windows. Det skal gerne gøre det let, både at komme i gang og at bruge løsningen i hverdagen.

Forberedelserne er givet godt ud

Forberedelserne til den nye løsning har været højt prioriteret i kommunen - både organisatorisk og teknisk. Alderssammensætningen blandt brugerne er bred, og kommunen har fra starten vidst, at ikke alle ville elske forandringen lige højt.

- I første omgang handler det om at få medarbejderne til at tage det til sig. Derfor har vi løbende sørget for at italesætte forandringerne, både gennem lederne og gennem de superbrugere, vi har uddannet. På den måde har vi ønsket at skabe lokalt ejerskab til den nye løsning - og forberede brugerne på deres nye hverdag, siger Søren Palshøj.

Undervisningen i KMD EKJ bliver gennemført efter samme princip. I stedet for en central undervisning af alle, har kommunen indrettet en bus med arbejdspladser, og bussen tager nu på turne til institutionerne. Her kan lederne individuelt introducere den nye løsning, og superbrugerne underviser deres egne kolleger.

Udrulningen er tilrettelagt, så kommunen starter med den mindste af institutionerne og slutter af med den største. På den måde kan de gøre sig erfaringer i det små og tage dem med til de større - uden alt for store 'bump' undervejs.

Helt trygge i processen

Den tekniske konvertering af historiske data fra den gamle løsning placerer Søren Palshøj i den tungere afdeling. Men den var nødvendig både af hensyn til sagsbehandlingen og arkivet.

- Vi fik alt med over, også fordi KMD viste sig meget fleksible, siger han. Han fremhæver i øvrigt styregruppemøderne som en vigtig faktor i processen. Ca. hver 7 uge har kommunen og KMD's EKJ-specialister sat sig sammen og afklaret aktuelle spørgsmål og udeståender. 

- Her har vi set hinanden dybt i øjnene, og vi er altid gået derfra med klare svar og en klar ansvarsfordeling. Det har gjort det hele meget nemmere, slutter han.