Det betaler sig at ta' brugerne til bords

Kvinde sidder ved bord med iPad

Der var mange om bordet fra første færd, da Skanderborg Kommune søgte en ny it-løsning til skolernes personaleadministration. Ifølge kommunens projektleder har det banet vejen for en vellykket implementering - og skabt ejerskab blandt brugerne hele vejen rundt.

Ny fælles erfaringsramme

Før skiftet til KMD Educa Personale kunne Skanderborg Kommune skue ud over et landskab af flere forskellige personaleadministrative it-systemer på kommunens skoler. Det gav nogle udfordringer, både centralt på forvaltningen og blandt skolerne.

- Vi ønskede os et fælles system, hvor vi ville få nemmere ved at trække ensartede oplysninger på tværs. Samtidig ville vi gerne give skolerne en fælles erfaringsramme at arbejde i, fortæller Michael Kolding Thostrup, der er udviklingskonsulent i kommunen.

Længe inden valget faldt på KMD Educa Personale, nedsatte kommunen en bred arbejdsgruppe til opgaven. Små og store skoler blev repræsenteret af blandt andre viceskoleledere og sekretærer. Dertil kom kommunens egne konsulenter og specialister inden for økonomi og digitalisering. Tilsammen skulle de sikre, at alle berørte interesser blev hørt og mødt, så vidt muligt.

Kommunikation afliver myter

Michael Kolding Thostrup understreger flere gange, at kommunikation og involvering har lettet overgangen til det nye system. Kommunen meldte tidligt ud til både skoleledelser og skolesekretærer, og arbejdsgruppen var med lige fra den første præsentation og afprøvning af de systemer, der var med i opløbet. På den måde kunne brugerne sige god for den nye løsning, før den blev besluttet.

Da kontrakten var indgået, gik det slag i slag i foråret 2017. Alle berørte medarbejdere deltog i et fælles intromøde i februar, og det viste sig at gøre stor gavn.

- Jeg må sige, at KMD var gode i processen. Skiftet til et nyt system kan hurtigt danne basis for myter, men her fik alle syn for sagen og svar på deres spørgsmål. Det skabte en god stemning forud for de kurser, der startede umiddelbart efter, mener Michael Kolding Thostrup. Han fremhæver, at kommunens lønkontor også deltog i intromødet, så de tidligt fik indsigt i den nye løsning - og dataudvekslingen med den.

På kurserne synes jeg virkelig, KMD leverede varen. Deltagerne kunne arbejde med egne data og få svar på deres spørgsmål.

Michael Kolding Thostrup, udviklingskonsulent i Skanderborg Kommune

Tid til at blive dus med det nye

Brugerkurserne blev afholdt hos KMD i februar og marts, så skolerne fik det meste af foråret til at lære det nye at kende. På den måde kunne de afslutte skoleåret i det eksisterende system - og samtidig planlægge det nye skoleår i KMD Educa Personale.

- På kurserne synes jeg virkelig, KMD leverede varen. Deltagerne kunne arbejde med egne data og få svar på deres spørgsmål. Samtidig virkede det godt at hive medarbejderne ud af hverdagen. Her kunne de have fuldt fokus på det nye og få lidt god forplejning - og den slags skal man ikke undervurdere, påpeger Michael Kolding Thostrup.

Da skemalæggerne kom på kursus i maj, kunne de vælge enten et kursus for nye skemalæggere på to dage eller et kursus for de erfarne på blot en enkelt dag. Den skelnen giver Michael Kolding Thostrup også en tommelfinger op.

Klar, parat, skolestart

Skolerne mangler nu kun et enkelt kursus i vikardækning, og det ligger lige op til skolestart. På den måde er de nye rutiner i frisk erindring, når det ringer ind igen. Modsat de øvrige kurser bliver det afholdt som webinar - men stadig med mulighed for at afprøve opgaven på egne data og stille spørgsmål.

- Hvis det alligevel kniber, har vi heldigvis kun godt at sige om KMD’s support. Det har ikke været noget med at vente i telefonkø, og vi har fået svar, når vi spurgte. Faktisk gælder det helt generelt: Selvom vi ikke er en af de største kunder, har vi oplevet, at KMD har sat ressourcer af og lyttet til os, så vi har haft en rigtig god dialog undervejs. Det er også de to samme personer, der har været med lige fra salg til implementering, og det synes jeg, har været ret stærkt. De ved, hvad vi har været igennem, og det har givet en god proces, slutter Michael Kolding Thostrup i Skanderborg.

Skanderborg Kommunes opskrift på en god overgang til KMD Educa Personale:

  • Prioriter kommunikationen, lige fra de store linjer til de små detaljer
  • Inddrag alle parter tidligt, også lønfunktionen. Det giver ejerskab
  • Sørg for et rimeligt overlap mellem det eksisterende og det nye. I hvert fald et par måneder
  • Vær positive! Også selvom skolereformen til tider tærer på kræfterne.