I Fredensborg Kommune ved de, hvor pengene går hen

I Fredensborg Kommune ved de, hvor pengene går hen

Foranstaltningerne på det specialiserede socialområde vejer tungt på det kommunale budget. Derfor prioriterer Fredensborg Kommune at holde styr på økonomien i alle led - fra budget til betaling, fakturering og ledelsesinformation.

Skrid ind før økonomien skrider

De økonomiske overraskelser kan vokse sig store på det specialiserede socialområde. Den erfaring fi k i 2007 Fredensborg Kommune til at efterspørge en stringent løsning til at samle alle oplysninger om bevillinger og økonomi. Kommunen har nu benyttet KMD Børn & Voksne siden 2008 og har efterfølgende udvidet med KMD E-faktura og ledelsesinformationsløsningen KMD Opus LIS B&V.

- I forbindelse med kommunesammenlægningerne i 2007 fik vi pludselig regninger, der dækkede fl ere år. Vi fandt også selv store poster, vi ikke havde faktureret. Det kan ikke ske i dag, hvor vi hele tiden kender økonomien, både fremad og bagud, fortæller Tine Ulrich Hermansen. Hun er økonomimedarbejder i kommunens Center for Ældre og Handicap og dermed en de medarbejdere, der arbejder med løsningerne dagligt.

Sammenhæng og godt overblik

I kommunens Center for Familie, Unge og Integration er lederen af Administrationsteamet, June Kisbye Bovin, også daglig bruger. Hun lægger stor vægt på den klare sammenhæng mellem aktive bevillinger og økonomien i KMD Børn og Voksne.

- Du kan ikke betale noget, der ikke findes med en aktiv bevilling i systemet. Det betyder, at der altid er styr på, hvor pengene går hen, siger hun.

Som leder er hun også optaget af det overblik, hun har på alle niveauer:

- For eksempel kan jeg hurtigt se, hvor mange foranstaltninger der er på en familie. Mere overordnet kan jeg også se, hvor mange sager vi har, hvor mange foranstaltninger af forskellige typer, hvad det koster os fordelt på paragraffer eller perioder og så videre. Det giver et fint overblik, også i forbindelse med disponering og budget.

Betalingerne kører let

For økonomimedarbejderen er der flere fordele ved, at KMD Børn og Voksne samler alle oplysninger ét sted:

- Her kan jeg hurtigt få styr på mine opgaver. Jeg kan se de regninger, der ligger og betale dem, og de faste opkrævninger kan jeg sende bare med et tryk på en knap. Alle de relevante oplysninger findes allerede i systemet, og det eneste, vi skal rette, er måske taksterne en gang om året. Så jeg er meget glad for det, siger hun med eftertryk.

Med E-faktura bemærker Tine Ulrich Hermansen også, at mange fakturaer automatisk bliver matchet, så hun slet ikke ser dem. Andre ender i hendes indbakke, hvor hun blot skal tjekke og godkende dem. Det efterlader kun enkeltbetalingerne til mere manuel behandling.

"Ledelsesinformation - det kan vi ikke undvære"

Budgetstyringen er vigtig for Fredensborg Kommune, og økonomisk konsulent Anne Blakø vil ikke undvære den ledelsesinformation, hun får med KMD Opus LIS B&V. Når forbruget ændrer sig i forhold til budgettet, har det tidligere været vanskeligt at udrede årsagerne, men det kan hun nu:

- Før KMD Opus LIS var vores årsagsforklaringer baseret på fornemmelser, men nu ved vi præcis, hvor bevægelserne sker. Vi kan se, om det er resultatet af revisiteringer, ændrede takster, nye eller afgåede sager - og vi kan dokumentere det. Det vil jeg ganske enkelt ikke undvære, fortæller hun.

Løsningen trækker rapporter på tværs af KMD Opus Økonomi og Børn & Voksne, så hun kan svare på spørgsmålene fra både politikere og ledelse: Hvordan er sagerne fordelt, hvordan ændrer det sig, og hvor stammer nye sager fra?

- Det vigtige er, at der sørges for en fuldstændig konsistent indberetning. Rapporterne bliver jo aldrig bedre end de data, de trækker på, lyder hendes råd til andre.

Deler erfaringer med naboerne

Nabokommunerne Helsingør og Hillerød benytter også KMD’s løsninger på området, og det giver en ekstra fordel for brugerne:

- Vi har vores eget erfa-netværk, hvor vi hjælpes ad og udveksler gode idéer. På den måde får vi brugt systemet bedre, fortæller June Kisbye Bovin.

- For eksempel er det vigtigt, hvordan medarbejderen opretter sagen, fordi det lægger grundlag for disponeringen. Her er nogle detaljer, der kan være gode at være opmærksom på. Og dele med de andre, supplerer Tine Ulrich Hermansen.

Ledelsesinformation holder fokus

Med KMD Opus LIS B&V kan Fredensborg Kommune bl.a. følge udviklingen i:

  • Antal anbringelser i forskellige kategorier
  • Antal helårsbørn
  • Gennemsnitspriser i forhold til dyreste og billigste tilbud
  • Fordeling af sager i 4 prisintervaller
  • Tilgang, afgang og årsager