Sagsbehandlingen behøver ikke at trække tænder ud

Sagsbehandlingen behøver ikke at trække tænder ud

Udbetaling af helbredstillæg er typisk en tidskrævende affære, som mange kommuner ønsker at optimere. Nu lader det til at lykkedes bl.a. i Københavns Kommune.

KMD Opus Lex skyder nye genveje

1. marts 2013 startede Københavns Kommune en ny digital proces: En medarbejder satte sig med løsningen KMD Opus Lex – Tandbehandling. Efter en ganske kort introduktion var medarbejderen i stand til at klare de daglige opgaver - men uden først at skulle håndtere en tidskrævende beregning og afregning.

Digitalisering afliver arbejdsgange

Projektet har ikke været et spørgsmål om at sætte strøm til eksisterende processer. Takket være et tæt samarbejde med bl.a. sagsbehandlerne er det lykkedes helt at aflive unødvendige arbejdsgange.

I kommunen har projektet involveret to afdelinger: Pensionsafdelingen og tandlægekonsulenterne. Uden KMD Opus Lex – Tandbehandling skal en sag først forbi pensionsafdelingen, hvor en sagsbehandler bruger ca. 15 minutter på at ekspedere en regning til almindeligt helbredstillæg med Sygeforsikringen ”danmark”. Er det et udvidet helbredstillæg med Sygeforsikringen ”danmark”, kan det tage fra 15 minutter op til 60 minutter og nogle gange mere.

Det er den tidskrævende beregnings- og afregningsopgave, kommunen kan spare med KMD Opus Lex – Tandbehandling. Her går sagen direkte til de medarbejdere, som sidder med afregning, og de skal blot godkende tillægget ud fra den dokumentation, som er samlet i KMD Opus Lex – Tandbehandling.

- Borgerne skal heller ikke længere bede om et tandlægekort hos os, før de går til tandlægen. Tandlægen sender blot fakturaen til os, så ordner vi resten. Selve udbetalingen er også blevet bedre integreret, fortæller Thomas Vinther, digitaliseringschef i Københavns Kommune.

Tandlægerne giver også positiv respons: - De er glade for det. Processerne er simplere, og de oplever en tidsmæssig besparelse.

En svær nød at knække

Udbetalingen af helbredstillæg er en af pensionsområdets tidskrævende opgaver, der ikke er flyttet til Udbetaling Danmark. Derfor er det op til kommunerne selv at optimere processerne, og det ønske er ikke nyt i Københavns Kommune. Faktisk kan garvede sagsbehandlere berette, at projektet har været forsøgt ca. 13 gange tidligere. Derfor var der også en berettiget skepsis at spore hos enkelte, da kommunen gik i samarbejde med KMD om at udvikle en digital procesløsning til udbetaling af helbredstillæg til tandlægebehandling.

Kan hurtigt se gode takter

Allerede efter en måneds pilotdrift med KMD Opus Lex – Tandbehandling kan digitaliseringschef Thomas Vinther imidlertid konstatere, at løsningen tegner positiv:

- Løsningen rammer rigtig godt, og vi får den lettelse, vi havde i udsigt, siger han. Det handler primært om at spare tid i dokumentationen og fjerne papirgange i sagsbehandlingen.

Han understreger samtidig, at erfaringerne er baseret på pilotdrift med 5 ud af kommunens 330 tandlæger. Men det er lykkes at skabe et rationale på tværs af alle parter - to afdelinger i kommunen, tandlægerne og borgerne.

Bar frugt

 At det lykkedes at digitalisere sagsbehandling denne gang, tilskriver Thomas Vinther et godt samarbejde i udviklingen.

- KMD satte ressourcer og vilje bag, og de viste en god forståelse for vores hverdag. Det er nok ekstra vigtigt, når vi taler om et kompliceret område som dette, hvor både vi, tandlægerne og borgerne er involveret, slutter han.

Samarbejdet om KMD Opus Lex – Tandbehandling giver følgende fordele:
_Effektivisering af processer
_Brugervenlig løsning
_Tæt projektsamarbejde baseret på et indgående kendskab til fagområdet
_Ukompliceret opstart
_En offentlig it-løsning leveret til tiden og til den aftalte økonomi