Nu kan rutinebetalingerne køre helt uden hænder

Aarhus Kommune digitalisere sine indkøbs- og betalingsprocesser

Hvorfor bruge tid på at betale de samme fakturaer igen og igen, hvis en automatik i KMD Opus Økonomi - Gentagne Fakturaer (Fakturaplan) kan fjerne opgaven fra skrivebordet? Den nød valgte Aarhus Kommune at knække sammen med KMD.

Aarhus Kommune vurderer at 8-10% af alle modtagne fakturaer fremover kan betales automatisk. Det giver lidt friere hænder til de opgaver, der også involverer hovedet. 

Rutineopgaver tager unødvendig tid

Aarhus Kommune har et ønske om at digitalisere sine indkøbs- og betalingsprocesser yderligere, men hvor i bilagsbehandlingen er behovet for it-støtte størst? Det valgte kommunen at spørge institutionerne om, og et af deres ønsker handlede om de gentagne fakturaer. Betalingen af eksempelvis el, telefoni og vaskeriydelser var rutineopgaver, der tog tid uden at tilføre værdi.

- Før i tiden kørte de via betalingsservice, men det bruger vi ikke i dag. Derfor var det et oplagt sted at tage fat sammen med KMD, fortæller Claus Ingemann Sørensen, der er økonomisk konsulent i kommunen.

Kommunen modtager hvert år omkring 690.000 fakturaer. Ca. 60.000 af dem vedrører ydelser som vand, varme, el og andre tjenesteydelser. Her er en af udfordringerne at kontere korrekt. Samme fakturamodtager kan eksempelvis modtage 10 fakturaer for samme kvartal, der vedrører vand - og skal både kontrollere dem og sikre, de bliver betalt fra de rette konti.

- Det betyder, at selv simple fakturaer tager tid. De institutioner, vi talte med, oplyste, at de brugte et sted mellem 2 og 7 minutter per faktura. Derfor vil en automatik reelt gøre en forskel, påpeger han.

Fakturaplan blev "the missing link"

En automatisk betaling kræver et bindeled mellem KMD Opus og leverandøren. Det bindeled blev en fakturaplan med et nummer, der skal fremgå af den enkelte faktura fra leverandøren.

- Det fungerer ved, at KMD Opus automatisk tjekker de betingelser, der er knyttet til den enkelte fakturaplan. Det betyder, at man kan springe fakturamodtageren over, og både kontering og godkendelse kan ske automatisk. Eller man kan nøjes med at få planen til at styre kontering og sende bilaget til manuel godkendelse hos den medarbejder, der ved, om man har fået ydelsen, fortæller Claus Ingemann Sørensen.

Selvom udgangspunktet var kommunens institutioner, er Teknik og Miljø gået forrest med implementeringen - af gode grunde:

- Vi står for vedligeholdelse af kommunens 8-900 ejendomme, og dertil kommer 300, hvor vi også har ansvar for driften. Her er potentialet betydeligt, fordi vi får så mange ensartede fakturaer med faste intervaller, vurderer Birthe Karin Mikkelsen, der er superbruger på løsningen i Teknik og Miljø.

Hver aftale sparer tid mange steder

En forudsætning for fakturaplanen er, at leverandørerne kan sende fakturaer i det rette format. Den opgave har kommunen valgt at håndtere centralt, også fordi hver aftale kommer mange til gode. For eksempel kan et rengøringsselskab have 170 leveringsadresser - og samme firma tømmer containere på 6-700 adresser.

- Det kommer helt sikkert til at spare tid for os. Ikke kun for de 300 ejendomme, hvor vi står for driften, men også for resten af Teknik og Miljø. Dertil kommer de øvrige magistrater, tilføjer Birthe Karin Mikkelsen.

Når kommunen har indgået aftaler med leverandørerne, er det fakturagodkendernes ansvar at oprette fakturaplanerne decentralt. Og for en KMD Opus-bruger er det til at gå til:

- I sin tid oprettede vi betalingsserviceaftalerne centralt, så der skulle sendes oplysninger ind med mail. Men en fakturaplan er både enkel og risikofri at oprette. Alle, der kan godkende fakturaer, kan også oprette fakturaplaner. Selv mig, siger Claus Ingemann Sørensen med et skævt smil.

Lidt ekstra luft har også ret

Claus Ingemann Sørensen understreger, at udviklingen af fakturaplanen ikke handler om en større spareøvelse i kommunen. I hvert fald ikke regnet i kroner, øre og arbejdspladser.

- Det er jo mange små dryp, vi sparer. Så det er snarere en smøre-øvelse. Vi fjerner de irriterende 5 minutter mange steder, og det giver lidt mere tid og overskud til de mere værdiskabende opgaver. Det har også ret i en travl hverdag, når det berører så mange steder, pointerer han.

Samarbejdet med KMD er de to repræsentanter fra Aarhus Kommune også yderst tilfreds med.

- Et udviklingssamarbejde har den fordel, at vores brugeres behov er tænkt ind og testet i den løsning, vi får, siger Claus Ingemann Sørensen.

Claus Ingemann Sørensen anslår, at omkring 55-60.000 de fakturaer, kommunen hvert år modtager vedrørende tjenesteydelser, på sigt kan blive dækket af fakturaplaner. Og så overlader han det til andre at gange det antal med de sparede minutter.