Overraskende enkelt. Overraskende hurtigt

Kvinde åbner dør til lokale

Der var overraskelser på begge sider, da 3 kommuner gik i tæt samarbejde med KMD om at udvikle ny funktionalitet til KMD Opus: Ifølge KMD blev løsningen langt enklere end forventet. Og regnskabschef Niels Ravn fra Horsens kan tilføje: Det gik overraskende hurtigt.

Begge parter var klar til udvikling

Efter en årrække med KMD Opus har både kommunerne og KMD efterhånden en solid erfaring med løsningen. Det fik i efteråret 2014 KMD til at invitere 3 kommuner ind i et tættere samarbejde om nye funktionaliteter.

- Effektiviseringen banker stadig hårdere på den kommunale dør, og her vil vi gerne bidrage gennem KMD Opus. Samtidig ved vi, at kommunerne har en holdning til, hvad vi skal prioritere, og de har også en viden, der er særdeles brugbar i udviklingsarbejdet. Derfor så vi det som en klar fordel, at Horsens, Aarhus og Roskilde ville være med, forklarer Niels Birger Krogsgaard, der er Product Manager hos KMD.

I Horsens Kommune havde KMD Opus været i drift i små to år, og ifølge regnskabschef Niels Ravn var appetitten på udvikling begyndt at melde sig:

- Vi vil naturligvis gerne udnytte KMD Opus bedre, og vi vil også gerne bruge nogle ressourcer på det. Det giver os indflydelse, og KMD får et bedre produkt, så der er noget i det for begge parter. Den balance er fin for mig, siger han.

Der er årsværk at spare

I efteråret 2014 gav en fokusgruppe de første fingerpeg om, hvad kommunerne prioriterede. Her var 'automatisering af processer' et af de store temaer. Da de 3 kommuner skar det ind til det mere konkrete 'automatisering af betalingsgange fra bestilling til bogføring', fik processen et skub videre.

- Bilagsbehandling er det, man bruger flest årsværk på i en kommune, så det gav rigtig god mening at tage fat her, forklarer Niels Birger Krogsgaard.

I gennemsnit går der 19 til 23 arbejdsminutter med processen fra bestilling til endelig bogføring og betaling, og i Horsens modtager kommunen hvert år omkring 150.000 fakturaer. Så lidt hurtig hovedregning fortalte Niels Ravn, at potentialet var betydeligt. Det handlede ikke om timer eller uger. Det handlede om årsværk.

- Her ved jeg godt, det ikke er årsværk, vi kan tælle i stillinger. Men alligevel er det værdifuldt: På skolerne og i institutionerne efterspørger de tid til fagligheden, og det kan vi give dem her. Ser vi på det centrale niveau er tidsbesparelsen virkelig noget der batter, påpeger han.

Kommunernes betalingsservice - hvorfor ikke?

I alle de 3 kommuner viste udtræk fra KMD Opus, at de 7 største leverandører repræsenterede 25 procent af fakturaerne. Og de 25 største stod for over halvdelen. Det åbnede for at kappe toppen af tidsforbruget ved at tænke i en automatisk kontering og betaling - inspireret af den betalingsservice, vi kender den fra den private netbank.

- Mange af vores fakturaer kræver reelt ikke, at vi godkender hver enkelt. For eksempel betaling for forsyning i vores egne bygninger. Eller fakturaer for de frugtordninger, vi har i kommunen. Her skal medarbejderne nok sige til, hvis frugten ikke dukker op. Den slags eksempler er der mange af - nu skal vi bare finde dem konkret, fortæller Niels Ravn.

Kommunerne kan hjælpes ad

Når de nye funktionaliteter autokontering og autogodkendelse går i pilotdrift i oktober 2015, kan brugerne vælge at benytte autokontering alene eller den fulde automatisering med automatisk betaling.

- Autokonteringen skal nok blive en god hjælp for de mange brugere, der ikke har bilagsbehandling som deres hovedopgave. Det er nemt for dem, fordi de ikke skal kontere - og samtidig giver det dem fuld kontrol over betalingerne, pointerer Niels Ravn.

En aktuel knast i den automatiske kontering er at identificere det unikke kendetegn på hver faktura, som sikrer korrekt kontering. Kommunerne ønsker selv at kunne oprette leverandørerne - uden at være afhængig af hverken leverandører eller NETS - og det er de eksisterende fakturaer ikke altid lige velegnede til.

- Vi arbejder med det. Men samtidig er vi blevet mere opmærksomme på, at vi kan skrive det som krav i vores udbud fremover.

Arbejdet stopper ikke her

Gruppens arbejde med den automatiske kontering og betaling har født flere ideer, der nu ligger i pipeline. Når betalingerne bliver automatiske, opstår der et behov for en ny og forbedret stikprøvekontrol. Det står først for på ønskesedlen.

Oplagt er også et fælles - eller fælleskommunalt - leverandørregister. Når én kommune har oprettet leverandøren til automatisk kontering i KMD Opus, kan andre kommuner nøjes med at kopiere opsætningen.

Forskellighed er en styrke

Det interessante ved udviklingssamarbejdet er også den læring, der ligger i det. Hvad skaber da den gode løsning, når 3 kommuner går i tæt samarbejde med KMD? Her er Niels Ravn ikke i tvivl:

- Vi er 3 meget forskellige kommuner, både i størrelse og organisering. Samtidig kommer vi også personligt med forskellige perspektiver: Nogle er optaget af de store linjer. Andre har styr på detaljerne, og KMD kan trække deres erfaringer ind. Jeg er ikke i tvivl om, at det er en styrke, og det har givet os en løsning, der er meget anvendelig for os alle, siger han.

Hos KMD nikker Niels Birger Krogsgaard:

- Vi kommer længere, og det går hurtigere. Og den løsning, der går i pilotdrift nu, er tilmed enklere, end KMD havde forventet.