Nu kan vi styre på tværs

Koncernstyring i Ringkøbing-Skjern Kommune skaber overblik og styringsinformation

Før havde vi mange forskellige systemer med hver sin indgang, men med KMD Opus får vi én indgang til alt.

Én indgang til opgaver og styringsgrundlag

Ringkøbing-Skjern Kommune er en af de mange kommuner, der har valgt KMD Opus i 2011, men her i det vestjyske er det ikke første gang. Allerede i slutningen af 2007 valgte den nyligt sammenlagte kommune at gå efter en koncernløsning og valgte KMD Opus. Et nyt udbud i 2010 pegede igen på KMD Opus, og i skrivende stund er kommunen i gang med at implementere de sidste elementer: Lønfornyelsen, Debitorstyring og Entreprenørløsningen.

- Før havde vi mange forskellige systemer med hver sin indgang, men med KMD Opus får vi én indgang til alt. Det giver bedre overblik, bedre ledelsesinformation og bedre styringsmuligheder, forklarer økonomichef i Ringkøbing-Skjern Kommune Jan Aas Christensen. På sigt er det også hans håb, at de decentrale brugere får det nemmere, så de skal bruge mindre tid ved skrivebordet.

Koncernstyring er en realitet

Det helt afgørende for kommunen er, at det er blevet meget enklere at hente udtræk på tværs af organisationen.

- Vi får ganske enkelt langt bedre styringsinformation. Det bruger vi blandt andet til at klæde politikerne på med koncernrapporter. Derudover har vi fået mulighed for at følge op på udvalgte områder som kørsel og fravær. Før i tiden ville det kræve virkelig mange udtræk med alle de fejlkilder, det indebærer, fortæller Jan Aas Christensen.

Konkret har det nye overblik blandt andet medvirket i overvejelserne omkring eventuel omorganisering af kommunens kørsel, og fravær er blevet en del af styringskæden i hele kommunen.

- Vi opstiller mål for fraværet, så det indgår i vores aftaler mellem alle led i organisationen. Og takket være rapporteringen kan vi følge op på målene både centralt og decentralt.

Mere vil have mere

Blandt udfordringerne med KMD Opus nævner Jan Aas Christensen det omfattende arbejde med at holde organisationen ajour.

- Når vi laver organisationsændringer eller ansætter nye medarbejdere, kræver det en del tilpasninger. Men vi sætter vores lid til, at det bliver enklere, når vi også får KMD Opus Brugerstyring implementeret.

Derudover kan økonomichefen registrere en stor appetit på styringsinformation og rapporter.

- Vi skal helt klart investere noget tid i at sætte rapporterne op – men mulighederne er der, og det var jo det, vi efterspurgte. Vi skal bare ikke tro, vi bliver arbejdsløse i økonomiafdelingen. Organisationen har fået øjnene op for de nye muligheder, og dem vil vi jo gerne udnytte, konstaterer han.

Brugerne er blevet dus med KMD Opus

Før implementeringen af KMD Opus Økonomi fik kommunen foretaget en arbejdsgangsanalyse for at sikre, at processerne ikke stod i vejen for effektiviseringen.

- Det viste sig imidlertid, at vi allerede kørte meget effektivt i vores bilagshåndtering. Det havde vi gjort, siden vi digitaliserede arbejdsgangene, da vi gik over til E-faktura. Så det var ikke der, vi skulle hente de store gevinster, fortæller Jan Aas Christensen.

KMD Opus er et system, der går langt videre i både organisation og opgaver. Derfor valgte kommunen at kickstarte brugernes bekendtskab med KMD Opus med en omfattende slutbrugeruddannelse.

- Det første halve år var der også en del pres på vores centrale hotline, men det er efterhånden dampet af, og det er mit indtryk, at vi er kommet meget langt nu, fortæller Jan Aas Christensen.

Det er også hans indtryk, at de decentrale brugere er forventningsfulde.

- Lønnen fylder jo meget på budgetterne, specielt i institutionerne. Så det er en afgørende brik, der nu er undervejs, siger han.

Ringkøbing-Skjern Kommune har valgt at implementere hele KMD Opus-systemet: Økonomi, Indkøb & Logistik, Løn & Personale og Projekt & Ressource.