Nye digitaliseringsgevinster i Frederikshavn Kommune

Undgå lang registreringstid og stavefejl med KMD Talegenkendelse

Det er ikke kun økonomien, der går i plus. I Frederikshavn Kommune er talegenkendelse ikke bare et eksperiment, der måske lykkes, måske ikke. Lige fra begyndelsen i 2013 har kommunen sat alle sejl til, og efter 3 år er status både en positiv business case – og et plus på arbejdsmiljø og kvalitet.

Gevinsten er ikke gratis

2013 var et usædvanlig stramt år i Frederikshavns Kommunes økonomi. Det fik kommunens Center for IT, digitalisering og velfærdsteknologi til at jagte nye digitaliseringsgevinster, og det skulle talegenkendelse bidrage til.
Den udpinte økonomi til trods – eller måske netop med fokus på den – gik kommunen ’all in’, som projektleder Jens Wolsing formulerer det. Skulle det gøres, skulle det gøres ordentligt.

- Vi valgte at arbejde med forandringsledelse efter ADKAR-metoden og indkaldte 38 ledere til en hel dags workshop. Lederne repræsenterede områderne arbejdsmarked, familie og myndighed, hvor vi vurderede, at potentialet var størst, fortæller han.
Tre forandringsagenter blev ansat til at bære projektet igennem, og alle berørte medarbejdere kom på en uges kursus og træning.

- En uge, ja. Her arbejdede de ganske vist på egne sager, men fokus var på læringen. Først tre dage med generel introduktion og derefter to dage hjemme i afdelingen med forandringsagenternes hjælp.

Det kræver lidt tilvænning

For medarbejderne var talegenkendelse ikke et tilbud, men en ledelsesbeslutning, og ikke alle var lige begejstrede fra starten.
- Med talegenkendelse skal man formulere en sætning i hovedet, inden man taler. Det kræver lidt tilvænning, når man er vant til at skrive, slette og rette. Man skal også lige overvinde blufærdigheden over at tale, men faktisk behøver man ikke at tale ret højt, forklarer Jens Wolsing.

Det viste sig at være en fordel at starte hele afdelinger på én gang – så kunne medarbejderne overvinde blufærdigheden sammen. Nogle af de mest skeptiske blev hurtigt de mest begejstrede, mens andre havde sværere ved at komme i gang.
- Det var ikke til at forudse. Men når det var svært for nogen, fik de ekstra hjælp. Og i dag går det rigtig godt, specielt inden for arbejdsmarked og myndighed.

Statistikker og humor holder liv i gejsten

Hver måned får ledere og chefer statistikker over, hvor meget talegenkendelse bliver brugt – fordelt på både afdelinger, områder og en samlet total. Statistikkerne fortæller, hvor mange sider, der bliver talt ind, og hvor mange timer, der bliver sparet. Der er også kurver over udviklingen, og lederne kan se, om nogle medarbejdere er inaktive i længere perioder.

- I de afdelinger, hvor det går bedst, er der gået sport i det. De laver konkurrencer om, hvem der forbedrer sig mest, og ugens vinder får måske et stykke slik som præmie. Det seneste, jeg har hørt, er, at de også har købt en vandrepokal, fortæller Jens Wolsing, og viser dermed, at både humor og kreativitet bestemt også spiller en rolle i successen.

Arbejdsmiljø og kvalitet får også et løft

Bundlinjen taler sit eget klare sprog: Trods investeringer i både forandringsagenter og arbejdstid på alle niveauer, er kommunens business case positiv.

- Vi ser de største gevinster der, hvor dokumentationskravet er stort - og jo mere ensartet, jo bedre. Men økonomien er ikke det eneste, der går i plus, pointerer Jens Wolsing.
Medarbejdere med nakke- eller håndledsskader er blevet aflastet, og en lammet medarbejder på deltid skriver nu uden hjælp og med næsten samme hastighed som en sekretær. Dertil kommer en højere kvalitet i dokumentationen.

- Vi ved jo godt, vi kan have en tendens til at skrive på en måde, som vi finder helt indlysende, men som borgeren ikke altid forstår. Det kan talegenkendelse også hjælpe på.
I stedet for at formulere for eksempel lovhenvisninger, tilsagn og afslag på ny hver gang, har kommunen nu autotekster. En autotekst er gennemgået grundigt på forhånd, så den både er klar og let at forstå. Den kan hentes ind med en kort kommando. Og brugerne udvikler stadig flere, de deler med hinanden – helt i tråd med det oprindelige formål med digitaliseringen:
Talegenkendelse er en god hjælp til vores medarbejdere, der stadig skal lave mere med færre ressourcer. Og det virker, slutter Jens Wolsing.