Fra papir-puslespil og mapperod til digitalt overblik

Mor med barn

Kalundborg Kommune har siden 2007 anvendt KMD’s Dagplejemodul i ledelsens daglige arbejde med koordinering og planlægning af kommunens dagplejetilbud. Ifølge Dorte Trebbien - én af teamlederne på Dagplejeområdet – er Dagplejemodulet blevet en vigtig livsnerve, som man nødig vil undvære.

Et vigtigt redskab i dagligdagen

Med Dagplejemodulet er der sket en effektivisering af den daglige koordinering på en række essentielle områder. Det ledelsesmæssige overblik er dermed blevet større, i takt med at bunkerne af papirer er blevet mindre. Dagplejemodulet bliver flittigt brugt i kommunens daglige morgenrutine, hvor dagplejen tager imod sygemeldinger fra de enkelte dagplejere:

”Det første vi gør, er selvfølgelig at starte dagplejemodulet, og er klar til at telefonen ringer – og det gør den jo! – men det er ikke så hektisk, som det har været tidligere. Vi sidder flere og kan åbne de samme billeder og arbejde inde i de samme områder, hvor vi tidligere sad med en masse papirer […]. Så det er jo en morgenseance, som er blevet betydeligt lettere.” fortæller Dorte Trebbien.

Fleksibelt arbejde

For Kalundborgs Dagpleje er det altså for længst slut med papir-roderi og kamp om mapperne, fordi alle informationer nu er tilgængelige for alle på samme tid via KMD’s Dagplejemodul. Med digitaliseringen af de vigtige data er det daglige arbejde samtidig blevet langt mere fleksibelt, hvilket skyldes, at kommunen har sørget for bærbare pc’er til alle dagplejepædagoger.

”[…] Vi som ansatte har fået en forenklet arbejdsgang […] fordi vi kan bruge systemet alle vegne. Lige meget hvor vi er. I stedet for at vi lå og kørte frem og tilbage med papirer, og man skrev det ene og man skrev det andet – […] Du klarer det i en arbejdsgang.”

Arbejdet med koordinering og administration af Dagplejeområdet er altså blevet betydeligt lettere, hvilket skyldes, at medarbejderne nu har adgang til alle relevante informationer digitalt, og dette har medført en større overskuelighed end tidligere, mener Dorte Trebbien:

”Man skulle have haft et billede af gamle dage, hvor vi sad med alle de der papirplaner, når vi havde morgenvagt en mandag morgen – som altid har været de værste. Nogle gange sad vi her på gulvet og havde rullet papirplaner ud […]. Det var et stort puslespil, når vi lå på gulvet eller ud over alle bordene – og nu sidder vi ved hver vores skærm uden et stykke papir[…]”

Vigtige funktioner

Dorte bruger Dagplejemodulet om morgenen hjemmefra til tjek af sygemeldinger og være forberedt på dagen: ”hvordan står det til, og har vi travlt derinde på kontoret? Er der nogen børn, som er svære at placere i mit område? Jamen, så er det noget jeg skal forberede mig på, ligger til mig når jeg kommer ind.”

”Papirerne, der tidligere kunne være kamp om, er blevet uinteressante. Vi har telefonnumre, vi har gæsteplejerne linet op, dagplejernes åbningstider, børnenes mødetider og ja – adresser og telefonnumre på dagplejerne.”

Også i forhold til plejetidsaftaler er det blevet nemt ” Altså, det er jo bare at plotte en dato ind, og så spytter den det hele ud”. Det bliver brugt rigtig, rigtig meget.”

Det menneskelige aspekt

Indførslen af KMD's Dagplejemodul har imidlertid ikke kun betydet en effektiv og mere fleksibel arbejdsgang for Kalundborgs Dagpleje. Omlægningen har samtidig bevirket, at det på flere områder er blevet nemmere for ledelsen at inddrage menneskelighed i omgangen med såvel ansatte som forældre.

Eksempelvis nævner Dorte Trebbien, at Dagplejemodulet har gjort det nemmere for hende at få overblik over nyindskrevne børn og deres familier, hvilket betyder, at hun har mulighed for at genkende de familier, som går igen i Dagplejen og har flere børn i pasning. Ligeledes har Dorte, via Dagplejemodulet, et godt overblik over de ansatte i kommunens Dagpleje, deres mærkedage og lignende – noget, som hjælper hukommelsen på vej og understøtter det menneskelige aspekt i en travl hverdag.