Selv en velsmurt maskine kan køre bedre

Rambøll hovedkontor i Danmark

Det blev forståelsen for Rambølls forretning og tekniske setup, der gjorde udslaget, da rådgivningsvirksomheden valgte at outsource lønopgaven. Udgangspunktet var sunde processer - men et følsomt teknisk setup.

Et skrøbeligt setup bag lønopgaven

Da Thomas Olesen overtog ansvaret for den operationelle del af HR i Rambøll i 2011, var lønopgaven et af de områder, han kiggede grundigt efter i sømmene.

Sagt med hans egne ord fandt han et 'velsmurt maskineri' med 4 medarbejdere, der håndterede lønnen for Rambølls godt 3.000 medarbejdere.

2 år senere er lønopgaven alligevel outsourcet til KMD BPO. I første omgang på de eksisterende systemer, men med udsigt til at konvertere til KMD BPO's standardløsning i 2014.

- På systemsiden begyndte vi en oprydning, da Rambøll fik nye globale systemer til HR og ERP. Og her blev det tydeligt, at vi havde rigtig mange egenudviklede støttesystemer, der manglede dokumentation. Kun en enkelt person hos os kunne reelt håndtere dem, og det blev for skrøbeligt, fortæller han.

For at afsøge mulighederne gik Rambøll i stedet i dialog med en række udbydere om outsourcing. Og her kom KMD BPO ind i billedet - lidt overraskende for Thomas Olesen, der ikke kendte KMD fra den side.

Indsigt skabte den nødvendige tillid

Fra første møde til kontrakt gik der et halvt år. Et halvt år, der nu afspejler sig i en meget detaljeret kontrakt, og den proces lærte Thomas Olesen flere ting:

- Når det kommer til den rå lønbehandling, kan alle det samme. Og da vi selv havde fornuftige processer, var der heller ikke det store at hente økonomisk for os. Det, der gjorde forskellen, var den indsigt, KMD BPO bød ind med. De havde en god evne til at forstå vores tekniske bindinger og den ramme, vi har i en global virksomhed.

Det er sjældent, jeg møder salgsfolk med den forståelse for forretningen, understreger han. Kontrakten landede i en model, hvor KMD BPO overtog lønopgaven 'as-is', og dermed blev det alene op til KMD BPO at realisere konverteringen til deres standardløsning.

- Vi har købt en ydelse og overlader det fulde projektmandat til dem. Og det gør vi med stor tillid, da vi har en meget detaljeret kontrakt at læne os opad, forklarer han.

Maskinen har allerede fået ekstra olie

Lønopgaven blev overdraget i sin eksisterende form – og så alligevel ikke helt.

- Vi må jo konstatere, at det allerede er lykkedes KMD BPO at procesoptimere og få ryddet op i nogle småting. Også selvom det foregår på vores gamle systemer, bemærker Thomas Olesen.

Han holder tæt kontakt med sine tidligere medarbejdere, og de giver udtryk for, at presset er lettet. Blandt andet fordi deadlines for at aflevere lønoplysninger er blevet skarpere.

- Det skabte først lidt uro i vores organisation, men nu har vi vænnet os til det. Det betyder også, at arbejdsopgaven bedre kan fordeles over måneden i stedet for at give spidsbelastningen ved månedens udgang.

Flyt det hele!

Rambøll har i mere end én forstand valgt at tage skridtet fuldt ud, og det er Thomas Olesen meget tilfreds med i dag.

- Vi går efter så meget standard som muligt, så vi får ryddet ud i de fejlkilder, der ellers nemt opstår. Ved overdragelsen har vi også valgt at flytte så meget som muligt på én gang. Vi fungerer bedre på den måde, og KMD BPO får det fulde ansvar, siger han.

Dermed har Rambøll i dag kun en halv medarbejder tilknyttet lønområdet. Som kompensation er der skruet lidt op for dokumentation og møder.

- Hele dialogen er også foregået både konstruktivt og ligeværdigt, hvor alle har været klar til at give sig. Og den tilgang skaber langt de bedste løsninger, slutter Thomas Olesen.

KMD BPO håndterer løn- og personaleopgaver for ca. 190.000 danske medarbejdere i både private virksomheder, kommuner og øvrige offentlige virksomheder.