Nu er der styr på udbud og kontrakter

Gruppemøde i mødelokale

Randers Kommune har selv været med til at udvikle et projektstyringsværktøj til udbud og kontrakter, der nu er rullet ud til hele indkøbsafdelingen.

Det skal være enkelt at gøre det rigtigt

Hvordan holder vi styr på de flere hundrede kontrakter, vi løbende skal sende i udbud? Og hvordan bruger vi vores ressourcer fornuftigt i de mange udbudsprocesser? Det spørgsmål stillede de sig i Randers Kommune – og svaret var de selv med til at udvikle: Et enkelt projektstyringsværktøj, der nu er rullet ud til hele indkøbsafdelingen. 

Overblikket manglede

Alene i den centrale indkøbsfunktion har Randers Kommune i omegnen af 200 indkøbsaftaler. Hvor mange kommunen har som helhed - det tør indkøbskonsulent Dennis Lykke Nielsen knap nok gætte på. Og det er netop pointen med den nye it-løsning, kommunen har været med til at udvikle: Kontrakterne skal registreres ét sted, så kommunen får det overblik, de har savnet. Desuden får de overblik over, hvilke udbud er i gang, hvor langt er de, og hvilke kontrakter der skal udbydes inden for det næste års tid.

Kort fortalt gik kommunen ind i udviklingen med tre store ønsker på listen: Løsningen skulle være let at gå til. Den skulle trække data ud til overblik og arbejdsplaner. Og den skulle give mulighed for at synkronisere med andre systemer – for eksempel økonomi, dokumenthåndtering og udbudsportaler på sigt.

Starten er gået der, hvor volumen er størst: I indkøbsfunktionen og It-afdelingen, mens Ejendomsservice og Drift står næst på listen.

Skabeloner gør det enkelt - og korrekt

Den løsning, kommunen nu har i drift, er et enkelt projektstyringsværktøj, der samler alle udbud og kontrakter ét sted. Dermed får Randers Kommune det efterlyste overblik over kommende, igangværende og afsluttede udbudsprojekter.
Udbudsprocessen er inddelt i 5 faser fra foranalyse til drift, og for hver fase kan udbudskonsulenterne definere de delmål og delopgaver, de har brug for. Et grafisk Gantt-kort giver hurtigt overblik over, hvor i processen de forskellige udbud er.

- For at styre de enkelte udbudsprojekter har vi oprettet nogle skabeloner, og det er helt afgørende. Så skal man ikke oprette alle trin hver gang, men kun tilrette. Samtidig bliver hver enkelt delopgave synlig, så vi husker det, vi skal i hver fase, inden vi går videre. På den måde er skabelonen med til at styrke disciplinen. Vi kommer i gang til tiden og får nogle bedre arbejdsrutiner.

Ifølge Dennis Lykke Nielsen har de synlige trin i udbudsprocessen også lettet dialogen med resten af organisationen.

- Det kan godt være svært for andre at forstå, hvorfor vi ikke bare kan gennemføre et udbud lidt hurtigt. Men når vi kan vise dem den proces, vi skal igennem – med delopgaver, tidsfrister og så videre – så har vi et mere realistisk udgangspunkt for samtalen.

Den største forandring skal ske mellem ørerne

Med enkelheden som afsæt er Udbudsplanlægning blevet så intuitiv, at de brugere, der er med i processen, stort set ikke har brug for en vejledning. Det bekræfter kollegerne rundt omkring i organisationen, efterhånden som flere kommer med.

- Kommunen har besluttet, at vi skal samle registreringen af vores kontrakter et sted, så det skal vi ikke diskutere. Men de nye brugere kan også se fordelen i både at få et bedre overblik og at have et projektstyringsværktøj til deres udbud, fortæller Dennis Lykke Nielsen. Det betyder dog ikke, at kommunen ruller løsningen ud til alle på én gang.

- Den største forandring er jo ikke selve systemet. Forandringen ligger i den adfærd, der skal følge med, og det kræver både tid og opmærksomhed. Det kan vi ikke give alle på én gang.

Derfor er det vigtige i første omgang, at Udbudsplanlægning kommer under huden på de første brugere, og det er her, Dennis Lykke Nielsen bruger sine kræfter.

Det må ikke blive for tungt

Intentionen er, at den nye udbudsløsning skal udrulles til hele kommunen over tid. Dennis Lykke Nielsen har bemærket, at når flere brugere kommer til, kommer der også flere ideer til udvikling. Men her er han ganske klar i mælet:

- Selvfølgelig kan der være ting, vi skal ændre eller rette til. Men komplekse projektstyringssystemer er der nok af, så vi vil insistere på enkelheden. Det dør, hvis det bliver for tungt.