Det handler om at vække nysgerrigheden

Data skal kvalificere kommunens beslutninger

- På velfærdsområderne har vi enorme datamængder, men vi bruger dem for lidt.

Ordene er Anders Bjældagers. Han er økonomichef i Slagelse Kommune, og i 2015 tog kommunen den direkte konsekvens af situationen: Direktionen besluttede at indføre koncernstyring, så datagrundlaget kunne støtte bedre beslutninger over alt i kommunen. Både hos ledere og medarbejdere.

Et miniudbud pegede på KMD, og de første områder gik i luften i november 2017. I Slagelse går løsningen under navnet LIM, Ledelses Informations Miljø, og den henter data fra både KMD-systemer og andre.

- Vores ønske var at få en brugervenlig løsning, vi selv kunne udvikle analyser i. Men vi vurderede, at det ville blive for komplekst og sårbart at gøre det selv. Derfor søgte vi en partner, der havde prøvet noget tilsvarende før. Her bød KMD ind med en meget gennemarbejdet plan, også for implementeringen, forklarer økonomichefen.

To spor i implementeringen

Den høje prioritering af LIM kan man aflæse direkte af de ressourcer, kommunen selv har lagt i implementeringen. Det var chefkonsulent Louise Stub Hansen, der satte det organisatoriske hold:

- Vi skrev ud til de store centre og bad dem udpege 1-2 medarbejdere til projektet - med en forventning om, at de skulle bruge 2-3 dage om ugen. Måske lidt ambitiøst, smiler hun. Men resultatet blev en gruppe på ca. 10 medarbejdere og vel at mærke de rette medarbejdere. Gruppen stod for at designe det skelet, der skulle bære løsningen, og medarbejderne blev uddannet i Targit platformen.

Sideløbende satte et ledertræf gang i den strategiske proces. Hvad ønskede centrene at bruge LIM til - og hvilke parametre og nøgletal skulle det så indeholde?

I praksis valgte kommunen at indsnævre feltet til en start. Økonomi og personale var et logisk valg, fordi det er relevant for alle. Dertil kom to velfærdsområder, der allerede arbejdede strategisk med styring - så her var der erfaringer at bygge på.

Kommunikation holder gryden i kog

Efter måneders forberedelser uden synlige resultater har kunsten at fastholde opmærksomheden i organisationen. Og her er kommunen både opfindsom og vedholdende:

- Allerede sidste forår satte vi de første deadlines for os selv. Vi lovede økonomiudvalget, at vi havde noget klar inden sommer. Og selv om det ikke var store analyser, blev de præsenteret som beviset på, at jo - der sker noget! Vi er også meget opmærksomme på at kommunikere vores planer – og ændringer i planer – så vi hele tiden er på radaren. Den kommunikation kan man simpelthen ikke undervurdere, forklarer Anders Bjældager. Louise Stub Hansen supplerer:

- Generelt vil vi gerne lokke folk ind og kigge. Til kommunalvalget lavede vi for eksempel en lille teaser, hvor vi fik kortfunktionaliteten i gang. Og det gav faktisk op mod 100 nye brugere.

Den første større analyse var på sygefravær, og her var kommunen igen på tæerne.

- I forbindelse med budgettet i oktober var det besluttet, at der skulle fokus på sygefravær. Det gav os et godt springbræt. Og 1. februar kunne vi sige: Nu kan vi understøtte den dagsorden med data!

Så nu har organisationen fået et redskab til at kvalificere en indsats, der er prioriteret politisk, uddyber Anders Bjældager.

Gør det interessant og relevant

Både Anders Bjældager og Louise Stub Hansen understreger, at organisationen generelt har taget meget positivt imod koncernstyringen. De er dog også meget opmærksomme på, hvordan løsningen bliver rullet ud. Økonomichefen uddyber:

- Vi forsøger ikke at mase det ned i halsen på nogen. Vi vil hellere gøre det interessant, så folk tænker: Hov, det kan jo noget! Og det kan det. Helt konkret har vi allerede fået aflivet nogle myter og bekræftet nogle fornemmelser. Den næste udfordring bliver at få medarbejderne til at tænke fremad: Hvordan mon data kan belyse de udfordringer, vi står med, på nye måder?

Aktuelt har kommunen et samarbejde med KMD om forløbsanalyser på børne- og familieområdet, så kommunen bedre kan prioritere de indsatser, der virker.

- LIM er en langsigtet investering, og vi skal ikke regne business case på det nu. Men de første analyser viser, hvordan vi kan løfte både dialog og beslutninger. Og det har vi mange at takke for: Vi har fået en løsning, vi er glade for. Vi har et ærligt og troværdigt samarbejde med KMD. Og frem for alt var det aldrig lykkedes, hvis vi ikke selv havde taget ansvar. Medarbejderne har absolut en stor del af æren, slår Anders Bjældager fast.

Slagelse Kommune: Gode råd til opstart af koncernstyring

• Gør jer klart, om I selv vil kunne designe analyser, eller om i foretrækker et standardprodukt. Det betyder meget for valget af brugernes værktøj
• Giv projektet fuld opmærksomhed fra topledelsen
• Sæt de rette ressourcer af internt - og nok af dem
• Sørg for tæt dialog mellem centrale og lokale kræfter
• Fortæl de gode historier, og skab nysgerrighed
• Start der, hvor der er vilje, energi og gerne erfaring med at bruge data strategisk.