Analyse: Kommunale sagsbehandlere efterlyser bedre samarbejdsværktøjer

ATP vil fortsætte driften i KMD-skyen

En ny rapport fra KMD Analyse viser, at en stor gruppe kommunale sagsbehandlere oplever, at manglen på fælles it-værktøjer medfører problemer med koordineringen af det tværgående samarbejde. Sagsbehandlerne efterspørger især it-understøttelse, der kan give dem bedre overblik over status i deres sager. Analysen peger endvidere på, at kommunerne årligt kan spare et trecifret millionbeløb ved at bruge digitale samarbejdsrum i forbindelse med sagsbehandlingen.

Sagsbehandling og koordinering såvel internt i kommunerne som med andre myndigheder og eksterne samarbejdspartnere er forbundet med udfordringer. Det viser en ny rapport fra KMD Analyse, der ud fra en digital vinkel går tæt på de kommunale sagsbehandlere og det tværgående samarbejde.

Sagsbehandlerne peger på, at digitale samarbejdsværktøjer kan gøre samarbejdet nemmere.

- Analysen viser, at de kommunale sagsbehandlere efterlyser bedre digitale samarbejdsværktøjer. Trods et stigende behov for tværgående samarbejde i kommunerne er situationen den, at kun meget få offentlige myndigheder på nuværende tidspunkt har taget digitale løsninger i brug på området. Det giver særligt udfordringer for det daglige samarbejde mellem sagsbehandlerne og de eksterne samarbejdspartnere, fortæller direktør Ole Jensen fra KMD.

Rundspørgen blandt kommunale sagsbehandlere viser, at 29 pct. oplever, at manglen på et fælles it-system i meget høj eller høj grad besværliggør koordineringen af samarbejdet med eksterne samarbejdspartnere. Hvis man tæller dem med, som svarer i nogen grad, bliver andelen 57 pct.

Undersøgelsen viser endvidere, at 41 pct. af de adspurgte sagsbehandlere mener, at den nuværende it-understøttelse af samarbejdet i meget høj eller høj grad kan forbedres. Tæller man andelen, som mener, at det i nogen grad er tilfældet med, bliver andelen 80 pct. af de adspurgte sagsbehandlere.

Stakke med papirer

Sagsbehandlerne efterspørger især it-understøttelse, der kan give dem bedre overblik over status i deres sager.

- Mailkorrespondancer med papirer frem og tilbage og fysiske møder med printede sagsmapper under armen er fortsat den mest udbredte praksis blandt sagsbehandlerne. Der er ingen tvivl om, at digitale samarbejdsrum kan gøre hverdagen lettere og løfte overblikket, siger Ole Jensen.

58 pct. af de adspurgte sagsbehandlere giver i undersøgelsen udtryk for, at bedre it-understøttelse i høj eller meget høj grad vil gøre samarbejdet om sagsbehandlingen lettere. Tæller man endvidere de sagsbehandlere med, som vurderer, at det i nogen grad er tilfældet, bliver den samlede andel 82 pct.

Et trecifret potentiale

Undersøgelsen fra KMD Analyse viser, at kommunerne gennemsnitligt i dag bruger næsten tre timer ugentligt pr. sagsbehandler til at koordinere sagsbehandlingsarbejde med andre sagsbehandlere internt i kommunen eller med eksterne samarbejdspartnere.

Ved brug af et digitalt samarbejdsrum, og under forudsætning af at dette samarbejdsrum kan reducere sagsbehandlernes ugentlige tidsforbrug til koordination med mellem 30 og 90 minutter, kan kommunerne årligt spare et beløb i størrelsesordenen fra 113-400 mio. kr.

- Vi har på andre områder i den offentlige administration set, at digitalisering har skabt effektiviseringsresultater på lignende niveauer. I et kommunalt landskab, der konstant arbejder på at forbedre og effektivisere arbejdsgange, må det være værd at tage med i overvejelserne. Udover at frigøre tid, så må vi også forvente, at en bedre digitalt understøttet sagsbehandling medfører et kvalitativt løft i form af eksempelvis kortere sagsbehandlingstid, hvilket kommer både kommuner og borgere til gavn såvel økonomisk som menneskeligt, fortæller Ole Jensen.

Om Analysen

Analysen ”Det digitale samarbejdsrum - Analyse af potentialet ved bedre digital understøttelse af tværgående samarbejde i kommunal sagsbehandling” er baseret på to datakilder: Tal fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor og input fra en survey.

Survey er gennemført i perioden fra den 4. til den 11. maj 2015 af Userneeds. 348 kommunalt ansatte blev udvalgt ud fra det kriterium, at de i deres daglige funktion arbejder med sager og sagsbehandling på beskæftigelses-, social- og sundhedsområderne.

KMD Analyse udarbejder analyser om de digitale muligheder i det offentlige og private Danmark. KMD Analyse har blandet andet tidligere udgivet rapporterne ”Mødernes kanalstrategi – Digitale potentialer ved kommunal mødepraksis”, ” Socialt bedrageri i Danmark - Omfang, adfærd og holdninger” samt "Den digitale folkeskole - Vurderinger og holdninger fra elever og forældre".

KMD Analyse samarbejder med CEDI om udarbejdelse af analyserne.

Om KMD A/S

KMD er den største danskbaserede it-virksomhed, og hovedparten af KMD’s forretning udspringer af egen softwareudvikling. I over 40 år har KMD arbejdet med udvikling, drift og vedligeholdelse af Danmarks største it-systemer. KMD udvikler og leverer i dag software- og serviceløsninger til kommune-, stats- og erhvervssegmentet i Danmark. Systemerne håndterer eksempelvis udbetalinger af løn og sociale ydelser, og hvert år beregner og udbetaler KMD’s softwaresystemer i omegnen 400 mia. kroner. Det svarer til mere end 20 % af Danmarks BNP. KMD’s softwaresystemer håndterer også så forskellige områder som administration af skoler og forsyningsvirksomheder til afholdelse af folketingsvalg i Danmark. KMD koncernen har en årlig omsætning på knap fem milliarder danske kroner og har omkring 3.000 ansatte. Læs mere på www.kmd.dk

Kontaktinformation

KMD, pressechef Christoffer Hellmann, che@kmd.dk, telefon +45 2529 1784, Twitter @Chris_Hellmann