Fælles økonomisk kompas skaber ro og retning i Aarhus

Kolleger taler sammen ved computer

Aktivitetsbaseret økonomistyring er tung at danse med, hvis det hele skal foregå i regneark. Derfor har Aarhus Kommune i stedet lagt kræfterne i at udvikle og udbrede løsningen NemØkonomi, primært til kommunens decentrale ledere.

Efter 3 år har det givet langt mindre bølgegang i økonomien - og løftet ambitionerne blandt de entusiastiske brugere.

Et nyt fagligt fællesskab

Det er torsdag formiddag i en klassisk administrationsafdeling i Aarhus Kommune. Allerede udefra fornemmer man den ganske omfattende organisation - lange kontorgange stablet etage på etage. Indenfor afslører den milde morgensol dog hurtigt, at dialog og transparens er vigtigt for den kommunale kæmpe: Husets mange mødesteder er centralt placeret - og helt gennemsigtige, kun afskærmet af glas fra gulv til loft.

Dialog og transparens bliver også hurtigt temaet for et kort, intenst statusmøde med 6 brugere af NemØkonomi – fra områdechef til daglig bruger i et dagtilbud. Løsningen blev sat i drift i 2012, så der er mange erfaringer at dele blandt de centrale og decentrale kolleger.

Lederne får fingeren på pulsen

I Aarhus går NemØkonomi under betegnelsen 'styringsværktøjet', og det er foreløbig rullet ud til samtlige skole-, dagtilbuds- og FU-ledere inden for Børn og unge - plus de administrative kolleger, det involverer både decentralt og centralt. Formålet med løsningen er primært at understøtte den aktivitetsbaserede økonomistyring og dialogerne om den, og det kan dagens deltagere hurtigt give eksempler på:

- Lederne på mit område afrapporterer forventet regnskab til mig fire gange om året, og her ser jeg meget nøje efter de udsving, der kan blive problematiske. Dem tager vi så en dialog om. Med NemØkonomi kan jeg også umiddelbart se mønstre, jeg ellers skulle bruge mange timer på at finde. Dem kan jeg spørge ind til, og vi kan reagere i tide, hvis det er nødvendigt, fortæller Jane Foged, der er områdechef i Grenåvej Vest.

Fra centralt hold kan både hun og sektionsleder i Budget og Regnskab Anja Farver Boll også konstatere, at de forventede regnskaber er blevet væsentlig mere præcise. Et godt tegn på, at økonomistyringen virker - uden brandslukninger og hovsa-løsninger.

Overblik erstatter regneark

Hos Skåde Skoles administrative leder Gitte Skuldbøl Jørgensen har NemØkonomi bidraget til en u-vending i økonomistyringen:

- Da jeg kom til i 2003-04, blev jeg mødt af et stort underskud, og økonomistyring var noget, der foregik i regneark. Mange regneark. Dem er der stort set ikke nogle tilbage af i dag. I stedet har vi fået en fælles, intuitiv platform, der er blevet et væsentligt redskab i driftsopfølgningen. Hvis noget ikke går som forudset, kan jeg opdage det i tide, siger hun.

Samtidig har hun fået et redskab til at understøtte al sin kommunikation om økonomien: Den månedlige opfølgning på skolens ledelsesmøde, løbende status til de budgetansvarlige på skolen, de fire årlige rapporteringer til områdeledelsen og økonomisk overblik til bestyrelsen.

- Nu, hvor økonomien er i balance, kan jeg bare sende systemets rapport direkte til bestyrelsen. Men selvfølgelig har vi stadig ønsker til den videre udvikling. For eksempel vil jeg kunne selektere, hvad jeg viser. Det vil være hjælpsomt, når vi skal forholde os til hvad enkelte områder koster - kantinen, videreuddannelse og så videre. Så selv om vi er begejstrede, er der stadig udviklingsmuligheder, siger hun.

Kommentarer giver bedre dialog

Sammen med tallene kan brugerne notere kommentarer om alt, der påvirker forbrug og forventninger. Kommentarerne følger tallene, så den enkelte bruger har sin historik ét sted - og den er tilgængelig for de kolleger, der kigger med.

- Kommentarerne gør det nemt for andre at forstå tallene - og nemt for mig selv at samle op sidst på året, påpeger Gitte Skuldbøl Jørgensen, og det er noget, dagtilbudsleder Tina Haugstrup Andersen kan bekræfte:

- Nu taler vi samme sprog, så vi bedre kan hjælpe hinanden. Hvis kommentarerne i vores afrapportering ikke er klare nok, sker det, vi får spørgsmål retur fra økonomiafdelingen, og det synes jeg faktisk er rart. Det giver os mulighed for at blive tydeligere, og ja - vi kan stadig blive bedre til at forklare os.

Scenarier styrker prioriteringerne

Som administrativ medarbejder på kommunens dagtilbud har Nadia Bentsen Nielsen ofte fingrene dybt nede i NemØkonomi. Hun følger afdelingernes økonomi tæt hver uge og holder økonomimøder med de pædagogiske ledere hver måned. Her kan de blandt andet afprøve forskellige økonomiske scenarier.

- Hvad sker der, hvis vi ansætter en ekstra pædagog? Eller hvis vi har 4 børn mindre? Det kan vi afprøve, før de lægger sig fast på deres prioriteringer, og det er rigtig nemt at arbejde med i NemØkonomi, fortæller hun. Efter økonomimøderne skriver hun referat i kommentarfeltet, så historikken er sikret - også hvis nye ledere skal overtage ansvaret.

Balance afløser brandslukning

Som områdechef har Jane Foged ansvar for ca. 6 skoler, 6 dagtilbud med i alt ca. 40 institutionsafdelinger og et samlet årligt budget på i størrelsesordenen 400 mio. kroner. Derfor er hun naturligt optaget af, at borgerne - også de yngste - får mest muligt ud af de ressourcer, der er til rådighed:

- Økonomi er også en kerneydelse. Hvis vi ikke har styr på den løbende, går det ud over dem, vi er her for. Og det er det, vi kan med styringsværktøjet, pointerer hun. Eksempelvis nævner hun et område, hvor børnetallet er faldet med 100 børn - trods prognoser, der så mere stabile ud:

- Her gælder det om at få medarbejderne videre hurtigst muligt, både for deres skyld og for vores. Ellers kan vi hænge på en lønregning i 6 måneder - penge, vi mangler andre steder.

- Og en utryg økonomi giver utrygge medarbejdere. Det koster også på deres trivsel, supplerer Gitte Skuldbøl Jørgensen.

Hele organisationen bliver klogere

Set fra den centrale økonomiafdeling er det tydeligt, at NemØkonomi har givet en fælles tilgang til de faktorer, der har betydning for økonomien. Fælles sprog, indsigt, referencer og metoder.

- I kraft af den fælles tilgang har vi også fået et fælles læringsværktøj, hvor hele organisationen bliver klogere. Læringen er ikke bundet op på enkeltpersoner, og det er en stor styrke, mener Søren Degn-Pedersen, der er budget- og regnskabschef for Børn og unge. Tina Haugstrup Andersen giver et eksempel:

- Institutionerne vil gerne have et stort råderum, men det kræver, at de kender deres valgmuligheder. Dem kan vi hjælpe med at pege på, fordi vi kan sammenligne på tværs: Vil I finde pengene på måttebudgettet eller vikarkontoen - eller noget helt tredje? Der er flere veje til Rom - forskellen er blot, at nu kan vi også finde dem, siger hun.

- Ser vi på tværs af organisationen, er de forskellige enheder mere ens med små forskelle end det modsatte. Det er en kæmpe gevinst. Det betyder for eksempel også, at vores økonomiske konsulenter kan fungere på tværs - de kan forstå og sammenligne enhederne og lade erfaringerne komme flere til gode, understreger Søren Degn-Pedersen.

Og det et billede, Anja Farver Boll kan tilslutte sig. Med en tilføjelse:

- Det har også ændret vores rolle. Vi er ikke kun controllere, vi er også sparringspartnere for lederne. Og sammen kan vi sætte ind tidligere, så vi ikke står med udfordringerne, når regnskabsåret slutter.

Aarhus Kommune fremhæver:

  • Ændringer bliver fanget i tide
  • Forventningerne får større træfsikkerhed
  • Overblik erstatter regneark
  • Kommentarer fremmer dialogen - og hjælper nye ledere
  • Afprøvning af scenarier støtter beslutningerne
  • Transparens og dialog giver fælles fagligt løft
  • Det bliver nemmere at være leder med økonomisk ansvar