5 gode grunde til at bruge et kontraktstyringssystem

I mange virksomheder håndterer man kontrakter i mailfoldere, regneark og fildrev. Sådan nogle ikke-systemer fungerer typisk godt i en opstartsperiode, hvor der ikke er så mange mennesker i organisationen. Men i takt med at virksomheden vokser, og proceskompleksiteten stiger, er der stor risiko for, at de hjemmestrikkede løsninger udvikler sig til et administrativt virvar.

Publiceret: 10. juni 2022

Hvad er et kontraktstyringssystem?

Et kontraktstyringssystem frigør tid til andre og mere værdiskabende opgaver hos jeres videnmedarbejdere. Det er i sig selv tilfredsstillende og meningsgivende. Derudover dækker de bagvedliggende processer i nogle af punkterne over penge, der ryger lige ud af budgettet som følge af en uhensigtsmæssig håndtering.

For at undgå rod og forvirring anbefaler vi, at I anvender et dedikeret system til at håndtere jeres kontrakter. Det er der 5 gode grunde til: 

  1. Man kan bruge rigtig, rigtig meget tid på at finde en kontrakt, et bilag eller en vigtig mail, når materialet ikke ligger samlet ét sted, alle kan tilgå. Et eksempel: Du står og skal bruge en kontrakt nu og her, men kontrakten befinder sig på en kollegas computer, og kollegaen er lige taget på ferie. Hvad gør du?
  2. Det kan koste penge at misse en deadline. Eksempelvis en opsigelsesfrist eller en frist om indsigelse, som betyder, at man er tvunget til at acceptere en betaling 
  3. Manglende porteføljeoverblik kan også være en usynlig tyveknægt. Ét eksempel kan være, at I har flere aftaler med den samme leverandør, som egentlig berettiger til en mængderabat, men fordi I ikke har overblikket, bliver rabatten aldrig udløst. Eller måske har I købt den samme ydelse hos flere leverandører og dermed brugt unødig tid på leverandørdialog? 
  4. Er alle i organisationen gode til at bruge den gældende aftaleskabelon? Kan I finde skabelonen? Mange medarbejdere bruger bare ”den, de plejer”. Hvis aftaleskabelonen ikke er opdateret med de nyeste betingelser, klausuler, forudsætninger mv. begår organisationen kollektivt de samme fejl igen og igen. Derudover er det tidskrævende at overskue kontraktporteføljen, og hvilke risici der kan gemme sig i de enkelte kontrakter, hvis der ikke er styr på versioneringen 
  5. Sidst, men ikke mindst: Hvem frygter ikke at få besøg af intern revision? Hvis/når de kommer på besøg, hvor lang tid tager det så at få skabt et overblik over, hvilke aftaler der er indgået med hvem, om der er lavet databehandleraftaler med alle relevante leverandører, hvilke aftaler der er udløbet, hvor der er sket misligholdelse og så videre? 

Kontakt

Mand trykker på smartphone

Vi er klar til en uforpligtende snak om, hvordan I kan udnytte KMD WorkZone og få styr på jeres kontrakter.

KMD WorkZone CLM

Vil du gerne have gennemsigtighed og kontrol over vigtige datoer, leverancer, parter og dokumenter på jeres kontrakter? I KMD WorkZone CLM opnår du overblik over dine daglige arbejdsopgaver og din virksomhed eller organisation får kontrol over den samlede kontraktportefølje.