Kerteminde Kommune bruger KMD Opus-værktøjer til at komme tættere på borgerne

Når medarbejderne i Park, Vej- og Havneafdelingen i Kerteminde Kommune møder ind og sætter sig med morgenkaffen, er det blevet en rutine at gennemgå de senest indløbne borgertips. I januar 2021 lancerede Kerteminde Kommune “Tip Kerteminde”-appen, hvor borgere kan gøre kommunen opmærksom på huller i vejene, manglende snerydning, manglende belysning, fejl på legepladser, overfyldte skraldespande og alt det andet, der ligger kerteminderne på sinde. Appen har vist sig at være en kæmpe succes. I de første fire måneder modtog kommunen mere end 500 borgertips – og hvert eneste af dem er blevet taget seriøst, garanterer Lisbeth Østergaard, leder af Park, Vej & Havne i Kerteminde Kommune.

“Med appen har vores borgere fået en oplevelse af, at det er blevet nemmere at komme i kontakt med os, og appen har også været med til at skabe en kultur af, at når et problem bliver meldt, bliver det også løst. Den dynamik har en afsmittende effekt på mange niveauer. For os internt har appen betydet, at vi har fået en anden synlighed omkring det arbejde, vi udfører. I stedet for at modtage tips per mail eller telefon som tidligere, har vi nu alle tips samlet digitalt ét sted, og det gør dem nemme at dokumentere. Blandt andet overfor politikerne som kan se, at mange borgere eksempelvis har tippet om dårlig asfalt på en bestemt vejstrækning. Så er det måske der, man skal sætte ind, næste gang man afsætter penge til renovering.”

Fleksibel opgavestyring

Hver gang Kerteminde Kommune beslutter sig for at handle på et borgertip, sætter det gang i en kædereaktion i den bagvedliggende it-understøttelse. Via økonomistyringsværktøjet KMD Opus Entreprenør og opgavestyringsværktøjet KMD Opus Synchronicer har Kerteminde Kommune et samlet økonomisk overblik over, hvad en konkret opgave koster at udføre, hvilken afdeling der skal afholde udgiften til opgaven, og hvilke personer der skal udføre den. Udover en desktop-version af KMD Opus Synchronicer følger der også en mobil app med, som kommunens servicemedarbejdere har liggende på deres enheder. Via den centrale styring på kontoret kan afdelingen planlægge hver enkelt opgave, tildele den til en ledig medarbejder, som kan udføre og afslutte opgaven på sin enhed samt registrere sit tidsforbrug. På den måde har kommunen altid et komplet økonomisk overblik over ressourceforbruget og fremdriften i igangværende opgaver.

“Det er vigtigt for mig at vide, hvordan vi bruger de ressourcer og midler, vi har til rådighed. For den viden danner grundlag for vores disponeringer og prioriteringer, ligesom den gør det tydeligt, hvor vi er gode til at løse vores opgaver, og hvor vi eventuelt kan optimere. Enten ved at ændre vores arbejdsgange eller ved at udlicitere opgaven til eksterne. Vi har eksempelvis udliciteret ukrudtsbekæmpelsen til en samarbejdspartner,” siger Lisbeth Østergaard og forklarer, at samarbejdspartnere også kan få adgang til KMD Opus Synchronicer-værktøjet, så de kan modtage og afslutte opgaver på en mobil enhed, ligesom kommunens egne medarbejdere.

Høj kortintelligens er vigtig

Når Lisbeth Østergaard skal fremhæve kvaliteten af de nye KMD Opus-moduler, nævner hun først og fremmest systemernes brugervenlighed, og så nævner hun mere specifikt kvaliteten af de kortvisninger, der ligger i KMD Opus Synchronicer.

“Kortfunktionaliteten i KMD Opus Synchronicer minder om et kort i Google Maps, som vi kan klikke en masse lag på, der angiver de områder, vi har ansvaret for at vedligeholde, de skraldespande vi har ansvaret for at tømme og så videre. Vi har mange sæsonansatte, som ikke bor i kommunen, og som aldrig har været her før. Derfor er det vigtigt, at de ikke kommer i tvivl om, hvor de skal køre henne, når de udfører en opgave. Derfor var brugervenligheden og den høje kortintelligens i KMD Opus Synchronicer tungtvejende parametre for os, da vi valgte løsningen.”

Fortsat borgerinvolvering

Kerteminde Kommune har været grundige i forarbejdet til implementeringen af KMD Opus Entreprenør og KMD Opus Synchronicer og har blandt andet ansat en dygtig intern projektleder til opgaven. Det har været et langstrakt forløb, men i dag kan Park, Vej- og Havneafdelingen i Kerteminde Kommune begynde at høste gevinsterne af en stærk samlet økonomi- og opgaveløsning, som kan understøtte det centrale ønske om at levere en bedre borgerservice.

“I fremtiden skal vi have implementeret endnu et Opus-modul til styring af vores maskiner, og vi skal arbejde endnu mere med vores ruteoptimering. Derudover vil gerne bruge borgertip-appen til at fokusere mere på biodiversiteten i kommunen. Det skal foregå sådan, at borgerne eksempelvis kan spotte sjældne insekter eller planter og melde det til os via Tip Kerteminde-appen, eller de kan gøre os opmærksomme på naturhensyn, der kræver bestemte plejetiltag. Igen handler det om at udnytte vores ressourcer bedst muligt og fokusere på det, der har mest værdi for borgerne. Det arbejde skal KMD Opus-værktøjerne hjælpe med at understøtte,” slutter hun.