Åben adgang til data giver brugerne fordele, frihed og fleksibilitet

Store it-systemer kan nogle gange være som middelalderens bymure, der beskyttede byen, men som det kostede penge at passere. På samme måde kan man som it-kunde opleve, at ens data nok er beskyttet, men at det koster penge at trække data ud for at bruge dem i en ny sammenhæng.

Men der er bestemt andre veje at gå, og en af dem er at åbne sine systemer op og dele både data og viden med omverdenen. Det sker typisk via såkaldt åbne API’er eller Application Programming Interfaces, som gør det muligt at tale direkte med et it-system uden at bruge systemets egne brugergrænseflader. Hvis man så endda bruger åbne branchestandarder, altså standard-API’er, har man gjort kundernes adgang så nem som muligt.

Det er den vej, man har valgt at gå med KMDs elektroniske sags- og dokumentationshåndteringssystem KMD WorkZone, som bruges i fx 70 pct. af de statslige forvaltninger, Politiet, Forsvaret, Skat og på landets største universiteter.

”Det har været et princip for os i mange år, at adgangen til data skal være tilgængelig og lige. At vi har bygget KMD WorkZone oven på åbne standard-API’er har været helt afgørende for os,” siger Jakob Brix, som er Senior Business Architect i KMD.

Vil ikke låse kundernes data

”Vi ønsker, at økosystemet omkring KMD WorkZone skal være så stort som muligt, så kunderne har en udstrakt fleksibilitet og frihed. Vi ønsker ikke at låse kundernes data, for det er jo deres data, og vi tror på, at den tilgang giver mere værdi til kunderne,” siger Jakob Brix.

Mange API’er er bygget specifikt til ét it-system og kræver nogle gange en certificering, før man som kunde eller ekstern leverandør kan tilgå data. Omvendt kan standard-API’er hentes gratis på nettet, og det øger tilgængeligheden.

”Vi har arbejdet rigtigt meget med at tilbyde den frihed, der er i selv at vælge det værktøj, som passer kunderne bedst. Med standard-API’er kan man åbne sine applikationer op til at kunne samarbejde med andre typer systemer uden at skulle skrive specielle integrationer,” siger Jakob Brix.

Tre API’er er fundamentet

KMD WorkZone er fra starten bygget på tre hoved-API’er, som giver forskellige muligheder. Det ene API hedder OData – eller Open Data Protocol – og er selvbeskrivende. Det gør det muligt at kalde systemet og få fx en oversigt over, hvad man har af tilgængelige datatyper. På samme måde kan man via OData trække data ud og præsentere dem i fx Excel, mens man med standard-API’et WebDAV eller Web-based Distributed Authoring and Versioning kan hente og redigere dokumenter.

”WebDAV bruges for eksempel via Microsoft Stifinder. På den måde har vi adgang til samtlige dokumenter i KMD WorkZone, som man kan åbne og skrive i. Når man gemmer, bliver dokumenterne opdateret, og vi styrer versioneringen på serverne, så der automatisk bliver lavet nye versioner,” forklarer Jakob Brix.

Endelig bygger KMD WorkZone på en workflow-motor ved navn Microsoft Workflow Foundation, som udstiller alle workflows som webservices.

”Vores brugergrænseflader i selve KMD WorkZone er bygget op imod de samme API’er, så vi har ikke en hemmelig tilgang til vores ting. Vi har præcis den samme tilgang, som kunderne også har,” siger Jakob Brix. ”Med de standard-API’er kan vi lave de meget komplekse brugergrænseflader, som vi har lavet inde i KMD WorkZone, men man kan også lave noget super simpelt, som fx lige henter og opretter en sag, hvis man har det behov,” siger han.

Øget funktionalitet og forretningslogik

Så i stedet for at kontakte leverandøren kan man som kunde selve hente fx en særlig oversigt via OData og vælge, hvordan den skal se ud og vise den på intranettet. Tilsvarende har mange kunder af KMD WorkZone bygget deres egne skabelonsystemer op i fx Word og har bygget en masse logik ind i de skabeloner. Data til disse skabeloner bliver hentet fra KMD WorkZone via standard-API’et.

”Det giver øget funktionalitet og forretningslogik til kunderne. Der er i det hele taget en enorm fleksibilitet i brugen af KMD WorkZone via de forskellige webservices, som standard-API’erne kører på. Vi har fx implementeret, at kunder selv kan oprette nye felter nede i vores system. I det øjeblik kunden har oprettet nye felter, så er de til rådighed for alle, for API’et omkonfigurerer sig selv, så det er dynamisk. Det betyder, at en anden bruger hos samme kunde også kan bruge de nye felter med det samme,” siger Jakob Brix.

”Den fleksibilitet passer godt til vores kunder, som ofte har behov for at kunne udvide deres muligheder, og hvor virkeligheden hele tiden forandrer sig. Og samtidig ved man, at vores WorkZone-servere håndterer al logning og sikkerhed, så man overholder alle regler omkring fx persondata via serverne. De åbne API’er giver bare fleksibiliteten i forhold til, hvordan man tilgår sine data. Derfor er de åbne standard-API’er også vejen frem fremadrettet, fordi det har så store fordele for kunderne,” fastslår Jakob Brix.