Aarhus Kommune samler ejendomsporteføljen i KMD Opus MainManager og sparer både tid og penge

Da Aarhus Kommune i sin tid udarbejdede en 2020-strategi for ejendomsområdet, formulerede man bl.a. et ønske om at få ét centralt overblik over data for skoler, daginstitutioner, spejderhytter, rådhuset og de mange andre bygninger, der falder under kommunens ansvarsområde. Det overblik havde man nemlig ikke haft før i tilstrækkelig grad.

Op gennem årene har Aarhus Kommune styret efter manuelle processer, nøglemedarbejderes Excel-ark, spredte fagsystemer og en ad hoc-tilgang til facility management. Det har historisk set været en uhensigtsmæssig måde at drifte de i alt 2,2 millioner kvadratmeter på. Med udgangspunkt i strategiarbejdet gik kommunen derfor på jagt efter en løsning, der kunne samle alle aktiver i én platform, reducere vedligeholdelsesomkostningerne og ikke mindst ensrette arbejdsgange, data og datahåndtering på tværs af hele organisationen. Den løsning fandt man i KMD Opus MainManager, fortæller Anne Lagerberg, funktionsleder i Aarhus Kommune Teknik og Miljø, Ejendomme.

“Valget faldt på KMD Opus MainManager, fordi tankegangen bag løsningen var meget helhedsorienteret. KMD sagde helt fra begyndelsen af, at de gerne ville hjælpe os med at understøtte et helt systemlandskab, og det var præcis vores behov. I en så stor butik som vores kan man ikke få en løsning, der kan favne alt. Derfor er der brug for åbne snitflader mellem systemerne, så de kan tale sammen, og der er brug for, at vi selv kan konfigurere opsætningen, så funktionaliteten stemmer overens med vores øvrige systemer.”

“Derudover scorede KMD Opus MainManager højt på brugervenlighed. Vi har både teknikere, ingeniører, skolepersonale, pedeller og et ledelseslag, der skal bruge løsningen. Det var afgørende, at løsningen er meget fleksibel i sin opbygning, og at man som bruger eksempelvis selv kan slukke for de kolonner, man ikke anvender, og at man kan gemme sin egen opsætning,” siger Anne Lagerberg.

Stram økonomistyring

Selvom Aarhus Kommune ikke har opstillet konkrete målsætninger for den isolerede effekt af KMD Opus MainManager – eksempelvis årlige omkostningsbesparelser – bliver løsningen omdrejningspunktet i mange af kommunens øvrige indsatser på ejendomsområdet de kommende år. Og de indsatser kommer til at resultere i en billigere drift og vedligeholdelse af ejendomsporteføljen. På det lavpraktiske plan har Anne Lagerberg en klar forventning om, at KMD Opus MainManager kommer til at føre til store tidsbesparelser i det daglige. Eksempelvis qua integrationen mellem KMD Opus MainManager og KMD Opus Økonomi.

Anne Lagerberg forklarer, at der i planlægningen og udførelsen af et vedligeholdelsesprojekt – eksempelvis udskiftningen af et tag – godt kan figurere tre forskellige tal. Det første tal er teknikerens umiddelbare skøn over, hvad vedligeholdelsen kommer til at koste – en behovsregistrering. Det næste tal er en konkret projektbevilling oprettet i økonomisystemet. Og det sidste tal er fakturaen, der udtrykker, hvad der rent faktisk endte med at blive betalt for opgaven.

“De tre tal kan godt variere, og det er som sådan ikke noget problem. Men udfordringen opstår, fordi opdateringen af tallene tidligere har været en manuel proces, og manuelle processer er fejlbehæftede. Med KMD Opus MainManager kommer vi til at fjerne mange af disse manuelle arbejdsgange, så systemintegrationen automatisk sørger for at opdatere tallene på tværs af økonomi og facility management. Det giver en strammere og mere præcis økonomistyring, og det sparer alle tid,” siger hun.

Fremtidige optimeringsmuligheder

I de kommende to-tre år er Aarhus Kommune i en såkaldt implementeringsdriftstilstand af KMD Opus MainManager, mens organisationen langsomt får løsningen og de relaterede arbejdsprocesser helt ind under huden. Det tager ganske enkelt tid at få forandringen ordentligt forankret. Som en del af arbejdet i implementeringsdriften skal Aarhus Kommune blandt andet i gang med en digital modellering af samtlige bygninger i ejendomsporteføljen, inklusive de mange ældre bygninger. På den lange bane åbner digitaliseringen op for eksempelvis space management-muligheder med optimal udnyttelse af hver eneste kvadratmeter i ejendomsporteføljen.

I samarbejdet med KMD og MainManager Danmark har Aarhus Kommune været mere end tilfredse med både leverancerne og indstillingen fra projektets parter.

“Det har fungeret upåklageligt. Vi har sammen lagt vægt på en åben og tillidsbaseret dialog. Det vil sige, at når vi er stødt på en udfordring af den ene eller anden karakter – og det kommer man ikke udenom – har vi altid fundet en god løsning. Alt er blevet leveret til tiden og med en høj kvalitet, så vi har intet at udsætte på noget,” slutter Anne Lagerberg.

KMD Opus MainManager

Aarhus Kommunes facility management-løsning bygger på fire grundlæggende funktioner:

• Bygningsarkivet, som samler alle bygninger på ét sted og dermed gør hele ejendomsporteføljen let tilgængelig
• Drifts- og vedligeholdelsesmodulet, som effektivt styrer information og omkostninger i forbindelse med drift og vedligeholdelse af ejendommene
• Helpdesk-modulet, som med sin dashboard-funktion giver overblik over alle problemer og indmeldinger, der registreres i det daglige
• Økonomimodulet, som giver et fuldt overblik over ejendomsporteføljen og omkostninger til enkelte aktiver