HR-data er ikke bare HR-data. Hvis man kan spotte sammenhænge, kan HR-data eksempelvis være med til at fortælle en vigtig historie om en afdelings sygefravær. Med et nyt værktøj til dataanalyser forventer Fredericia Kommune, at de kan nuancere aktuelle personaleudfordringer og på sigt bruge dataanalyser som beslutningsstøtte for ledelsen.
Ifølge regeringens og KL’s moderniserings- og effektiviseringsprogram skal de danske kommuner frem mod 2020 levere effektiviseringer og besparelser for intet mindre end én milliard kroner. Det kan man gøre på mange måder – og på mange områder.
Selvom et pilotprojekt i Fredericia Kommune stadig kun er på kravlestadiet, og selvom det ikke udspringer af et ønske om at effektivisere, kan det vise sig at indeholde op til flere økonomiske gevinster.
Faktabaseret dialog
Lederen af Løn og Personale-afdelingen i Fredericia Kommune hedder Rikke Lykke Ravn. Da hun kom til kommunen i 2017, var én af hendes første opgaver at hjælpe med at opklare, hvorfor en bestemt institution havde et højt sygefravær og ikke umiddelbart kunne knække kurven.
Som en del af opgaven gik Rikke Lykke Ravn på opdagelse i KMD Opus, som er Fredericia Kommunes økonomi- og lønsystem. Her havde hun adgang til en masse data om institutionens personalesammensætning, medarbejdernes anciennitet, alder og så videre. Ved at sammenholde de forskellige data kunne Rikke Lykke Ravn tage ud til lederen i den pågældende institution og tage en faktabaseret dialog.
Det gav en helt anden snak, fordi vi ikke tog udgangspunkt i de sædvanlige jeg-synes-argumenter. Det viste sig også, at årsagen til det høje sygefravær lå et andet sted, end hun troede
Standardiserede HR-analyser
Oplevelsen var personligt spændende for Rikke Lykke Ravn, fordi hun er “vild med tal og nysgerrig på HR-data”. Men den rummede også et større perspektiv for Fredericia Kommune. Rikke Lykke Ravn havde selv manuelt stykket en HR-rapport sammen baseret på data i KMD Opus. Men det var en besværlig proces, som måtte kunne standardiseres, så man kunne genbruge metodikken.
Hun kontaktede KMD, og det er i dag endt med et pilotprojekt, hvor Fredericia Kommune via værktøjet KMD Opus Analyzer forventer at kunne arbejde med HR-data i Excel og få dem præsenteret i pivottabeller eller diagrammer. Fordi dataene stammer fra KMD Opus, bliver de opdateret i realtid, hvilket giver en helt anden fleksibilitet i forhold til kommunens nuværende adgang til HR-data.
“Vi er ikke i mål med projektet. Men hvis det lykkes og bliver en succes, kan jeg godt forestille mig, at vi eksempelvis kommer til at bruge dataanalyserne i udarbejdelsen af vores HR-redegørelser og som beslutningsstøtte til ledelsen,” siger Rikke Lykke Ravn.
Værktøj til selvindsigt
Med KMD Opus Analyzer kan en kommunes HR-afdeling dykke ned i data og lede efter forklaringer på de udfordringer, afdelingerne oplever. På samme måde som en økonomiafdeling kan dykke ned i et budget og lede efter forklaringer på afvigelser. Men derudover har analyser af HR-data også positive sidegevinster, siger Rikke Lykke Ravn.
“Jeg kan producere 30 forskellige tal på en institution, der alle fortæller noget om institutionens sygefravær, fordi de kan tage højde for helligdage, forskellige medarbejdergrupper og så videre. Når vi arbejder med denne type af dataanalyser, er vi tvunget til at lave meget præcise definitioner af, hvad vi mener, når vi siger det og det. På den måde får vi mere dataobjektivitet ind i HR-disciplinen.”
Vi kan også bruge dataanalyserne til at af- eller bekræfte nogle af de fortællinger, der cirkulerer i en afdeling. For er medarbejderne nu også altid syge om mandagen, og bruger man faktisk så mange vikarer, som man tror? Det kan data være med til at opklare.
Rigtige løsning til det rigtige problem
Det er ikke en ny disciplin for Fredericia Kommune at arbejde med HR-data. De har bare ikke brugt dem optimalt.
“Man ender tit med at anvende data til de samme løsninger. Hvis det eksempelvis drejer sig om et højt sygefravær i en institution, sætter man gang i en proces, hvor man snakker med medarbejdere og ledere, fokuserer på trivsel og så videre. Men hvis nu sygefraværet skyldes, at der er en meget høj personaleomsætning på afdelingen, sætter man måske ind med de forkerte tiltag, og så kommer man aldrig problemet til livs,” siger Rikke Lykke Ravn og forklarer, at man på sigt også kan bruge denne form for dataanalyser i forebyggende indsatser.
“Med data kan man spotte mønstre. Så hvis der er en bestemt udvikling i afdelinger, hvor medarbejderne eksempelvis har hårdt fysisk arbejde, kan man måske sætte ind med en præventiv indsats i stedet for at bruge alle pengene på behandling, når det er gået galt.”
KMD Opus Analyzer
Alle kommuner, der anvender KMD Opus, har mulighed for at få KMD Opus Analyzer. Med værktøjet kan man foretage HR-analyser i realtid i Excel, bygge rapporter på tværs af kommunens enheder og få præsenteret data i pivottabeller og diagrammer.
