Trykker på tablet

Et stigende antal kommuner og andre offentlige myndigheder retter i øjeblikket henvendelse til KMD med ønske om en løsning til håndtering af digitale underskrifter. I 2017 sætter vi derfor særligt fokus på digitale signeringsløsninger.

Banker, forsikringsselskaber og andre private organisationer har i løbet af de seneste par år fået øjnene op for de muligheder, der ligger i at lade kunderne underskrive dokumenter digitalt i stedet for med pen og papir. Mere end 1,6 mio. dokumenter underskrives årligt digitalt via e-Boks, og kommunerne ser i stigende grad et tilsvarende potentiale på det offentlige område.

- Den fælles Digital Postløsning via Borger.dk og e-Boks har givet en effektiv, samlet kanal til udsendelse af sikker post fra det offentlige. Men underskrifter indgår ikke som standard i Digital Post, og derfor oplever vi, at en del kommuner har et behov for at tilføje den funktionalitet via en selvstændig løsning. KMD tilbyder i samarbejde med e-Boks en underskriftsløsning, som giver mulighed for sikker distribution af post til underskrift. Det betyder, at digitale underskrifter kan integreres i det it-miljø, som borgeren i forvejen er fortrolig med, siger Account Manager Claus Hedegaard Leth fra KMD.

Digital underskrift sparer arbejdsgange

Mange borgere der dagligt skal betjenes og mange administrative processer i kommunen gør det attraktivt at spare arbejdsgange ved at give borgere og samarbejdspartnere mulighed for at skrive under digitalt. For kommunerne er fordelene især stor ved dokumenttyper med stort volumen, som kan beslaglægge mange ressourcer ved manuel sagsbehandling. Det kan f.eks. være it-sikkerhedserklæringer, som skal underskrives af alle medarbejdere eller samarbejdspartnere.

Et andet oplagt område er de erklæringer om oplysningspligt, som modtagere af eksempelvis kontanthjælp, løntilskud eller uddannelseshjælp skal afgive regelmæssigt for at bekræfte, at kommunen må indhente og samkøre relevante oplysninger i forbindelse med udbetalingen. Også kommunale lejekontrakter, for eksempel på p-pladser, kan forenkles med digital underskrift.

Ny EU-datalov skærper kravene

Undersøgelser har vist, at en gennemsnitlig sagsbehandlingstid er 17 arbejdsdage, når dokumenter skal fremsendes med brevpost og underskrives på papir. Med digitale underskrifter kommer processen helt ned på 1-2 arbejdsdage. Det betyder en langt mere effektiv administration, en økonomisk besparelse på mere end 80 procent – og ikke mindst en bedre service over for borgeren.

En anden væsentlig sidegevinst ved at håndtere de digitale underskrifter i en sikker infrastruktur er, at løsningen understøtter den nye persondataforordning fra EU, som er trådt i kraft den 25. maj i år. Den nye EU-datalov, som skal være implementeret senest om to år, dikterer, at persondata ikke må distribueres i usikre kanaler fremover.

Datakravet gælder alle oplysninger, som kan bruges til at identificere enkeltpersoner, lige fra en persons fulde navn og CPR-nr. til eksempelvis helbreds- eller kreditoplysninger. Bøderammen for brud på loven ligger på helt op til fire procent af en virksomheds globale omsætning (dog med et loft på 20 millioner €), og det kan derfor have kritiske konsekvenser for en organisation at overtræde reglerne.

I 2017 tilbyder KMD en særlig kampagnepris på signeringsløsningen