Mikado-pinde

Når man kan skære 10.000 individuelle opgaver ned til 600 ved at forenkle og automatisere, er der penge at spare. Samtidig reducerer man risikoen for fejl, der kan koste dyrt på bundlinjen, og som støjer meget i dagligdagen.

Det sker i de fleste brancher: It-systemerne vokser, får deres eget liv og et hav af interne kompleksiteter uden den nødvendige dokumentation. Pludselig står man foran et gigantisk spil it-Mikado, hvor man ikke aner, hvilken pind man tør trække ud af frygt for, at hele systemet bryder sammen.

Men at lade det store Mikado-spil ligge uden at pille ved det, betyder bare, at systemerne sander endnu mere til. I stedet er det måske på tide at tage tyren ved hornene og få konverteret og omlagt sit system, så det bliver mere simpelt, effektivt og agilt – og så er der måske endda millioner af kroner og masser af ressourcer at spare på det.

Sådan er det gået for et stort dansk selskab, som bad it-virksomheden KMD om at insource både deres egen drift og de systemer, som en anden ekstern leverandør håndterede.

”Det var en tung vidensopgave med et gammelt batch-system og et meget stort antal arbejdsopgaver, som involverede 30-40 systemer, der var bundet sammen hver dag. Batch-systemet bestod af 10.000 individuelle opgaver, som var bundet sammen på kryds og tværs,” forklarer Christian Dueholm Christensen, som er Customer Delivery Director i KMD.

Vi tog oprydningen undervejs i tæt dialog med kunden, og det har sikret nogle helt andre og mindre omkostninger end forventet

Christian dueholm christensen, customer delivery director i kmd

At hive i forretningskritiske processer

Systemet var pensionsselskabets livsnerve og styrede bl.a. alle ind- og udbetalinger på tværs af systemerne, men også den eksterne kommunikation med kunderne i form af fx. pensionsopgørelser.

”Det var alle de centrale, forretningskritiske processer, vi var inde og hive i. Hvis ikke indbetalingerne kommer ind, som de skal, er der tale om mange penge hver måned,” siger Christian Dueholm Christensen.

Ser man en tegning af det daværende system og de mange interne afhængigheder, opstår billedet af et uendeligt stort spil Mikado hurtigt. Målet med konverteringen af systemet blev derfor at forsimple og bryde de 10.000 individuelle opgaver ned i et antal processer, som hver især havde helt klare og konkrete formål, som alle kunne forstå.

”Vi kom ned på omkring 50 processer, som hver godt kan indeholde 100 opgaver, men nu ved vi, hvor i forretningen den proces hører til. Vi tog oprydningen undervejs i tæt dialog med kunden, og det har sikret nogle helt andre og mindre omkostninger end forventet,” siger Christian Dueholm Christensen.

”Faktisk fik vi reduceret de 10.000 opgaver til cirka 600 fordelt på 50 processer. At vi kunne simplificere systemet i en så ekstrem grad, det er helt vildt. Men det er selvfølgelig også et udtryk for, at det var nogle systemer, som var sandet helt til,” siger han.

Mere workload automation

Blandt værktøjerne til at simplificere selskabets systemer så meget var en høj grad af workload automation, hvor flere arbejdsopgaver er blevet automatiseret. Det betyder, at medarbejdere nu undgår mange gentagende og tilbagevendende rutineopgaver, men det er dermed også med til at minimere antallet af potentielle små og store fejl, som støjede meget i dagligdagen. Brugen af workload automation er generelt stigende, især i brancher med mange rutineopgaver, bl.a. fordi der er et behov for at få gennemført opgaver hurtigere og sikrere i mere og mere komplekse systemer. De behov var også afgørende i dette tilfælde.

”Vi har forsimplet processerne, så virksomheden kan arbejde smartere. Det har været hele udgangspunktet. Det giver en højere kvalitet og gør selskabet mere effektivt. At det så endda kunne gøres til en tredjedel af den pris, som konsulenter oprindeligt havde regnet med, gør jo kun business casen endnu stærkere,” siger Christian Dueholm Christensen.

Projektet har betydet, at kunden nu har et fast team hos KMD, som håndterer systemet og holder det ved lige. Den gensidige dialog har været afgørende for at opnå et så markant resultat, mens automatiseringen af simple opgaver betyder, at selskabets medarbejdere ikke længere skal sidde i et regneark og sammenligne tal og taste dem ind manuelt.

Der er så mange ting, der kan gå galt, og den risiko reducerer vi ved at simplificere hele deres system, hvor vi så også har reduceret kundens omkostninger til it-driften af de servere, vi har overtaget.

Bo winther sørensen, account director i kmd

Nyt setup reducerer risiko for fejl

”Det giver et simplere setup og reducerer derfor risikoen for fejl i nogle ekstremt forretningskritiske processer for virksomheden. Der er så mange ting, der kan gå galt, og den risiko reducerer vi ved at simplificere hele deres system, hvor vi så også har reduceret kundens omkostninger til it-driften af de servere, vi har overtaget,” siger Bo Winther Sørensen, som er Account Director i KMD.

Han påpeger, at simplificeringen også gør fremtiden lettere for den ansvarlige it-chef, som i stedet for at outsource til flere forskellige leverandører har valgt én fremtidig samarbejdspartner.

”It-chefen får en mindre stab og kan koncentrere sig om det, han gerne skal kunne, nemlig at kigge fremad og planlægge, hvordan han bruger it til at udvikle forretningen i stedet for at drukne i hverdagens almindeligheder – og så har han nu en sparringspartner på det strategiske område,” siger Bo Winther Sørensen.

For it-chefen er det store og uoverskuelige spil it-Mikado nu blevet til et stramt og gennemskueligt system, hvor hver pind har sin egen værdi og betydning. Og at kende spillets regler gør det på alle måder nemmere at vinde i dag og i fremtiden både i Mikado og i store it-systemer.