Billede af smartphone

Antallet af e-mails stiger og stiger, selv om e-mailen er en forældet teknologi, som især de unge ikke forstår meningen med. Der er derfor behov for at ramme brugerne andre steder end i indbakken.

E-mailen er en sær størrelse. Vi sender millioner af dem ud, men de færreste mennesker elsker at se en indbakke fyldt med ulæste e-mails. Det er dog ingen ting i forhold til de unge, som aldrig har taget e-mailen som koncept til sig. Så hvordan får virksomheder og offentlige myndigheder skabt en meningsfuld kommunikation med de yngre generationer, hvis det ikke skal ske via e-mail?

Den elektroniske post har i stort set uændret form været hos os siden 1970erne, og antallet af sendte e-mails vokser i år til astronomiske 269 milliarder styk – hver eneste dag. Det er 2,4 mio. e-mails hvert sekund.

E-mailen er ellers erklæret død flere gange. Det ville sikkert glæde de mange på alverdens kontorer, hvor nogle analyser peger på, at medarbejdere bruger en fjerdedel af deres arbejdstid i den elektroniske indbakke. Men skal man tro amerikanske Radicati Group, vil antallet af sendte e-mails kun stige og stige.

Der er ingen af de unge, der sender e-mails til hinanden. I stedet bruger de andre former for kommunikation som fx messaging apps og sociale medier som Instagram og SnapChat

Hans Jayatissa, Chief Technology Officer i KMD

Rygterne om e-mailens død er stadig overdrevne

Så e-mailen er ikke død – endnu i hvert fald. Men med ankomsten af et utal af messaging apps som Facebook Messenger, WeChat og WhatsApp kombineret med sms’er og sociale medier er brugen af privat e-mail hastigt på vej ud i mørket. I stedet er det virksomheder, offentlige myndigheder – og ikke mindst spam-robotter, der fylder de elektroniske postbudes tasker.

Problemet er så bare, at de nye generationer har et helt andet syn på e-mailen end de ældre generationer.

”E-mail er jo dybest set bare vores gode, gamle brevpost, som vi nærmest én til én har bragt over til den elektroniske verden. Det giver super god mening for os, der er vokset op med brevpost, for vi kan forstå de metaforer, det handler om. Men observationen er, at ingen unge mennesker dybest set forstår e-mail – og de bruger dem i det hele taget ikke,” siger Hans Jayatissa, som er Chief Technology Officer i it-virksomheden KMD.

”Der er ingen af de unge, der sender e-mails til hinanden. I stedet bruger de andre former for kommunikation som fx messaging apps og sociale medier som Instagram og SnapChat. Så ligesom brevposten er uddøende, er er der ingen tvivl om, at e-mail også er uddøende, selv om den ikke forsvinder lige med det samme,” siger Hans Jayatissa.

Man kunne sagtens forestille sig en fremtid, hvor jeg som borger selv vælger, om jeg vil have information fra min kommune via sms, Messenger, iMessage eller hvad jeg nu har af foretrukken kommunikationsform

HANS JAYATISSA, CHIEF TECHNOLOGY OFFICER I KMD

At ramme brugerne bedst muligt

Det kræver derfor en ny måde at kommunikere på, når man skal ramme de generationer, som ikke har taget e-mailen til sig. Men når virksomheder skal kommunikere med mennesker, sker det i dag stadig via e-mail, mens offentlige institutioner her i landet også sender en e-mail med besked om, at brevet til borgeren nu ligger i e-Boks.

”Men det er ikke naturligt for private at bruge e-mails og især ikke for de yngre generationer. Så når vi laver nye løsninger, skal vi tænke meget mere på borgerne eller vores kunders kunder og sige: Hvordan er det egentlig, vi rammer dem med den rigtige kommunikation? Når ingen unge bruger e-mail, så er det jo ikke den vej, vi skal ramme dem,” siger Hans Jayatissa.

”I stedet handler det om at ramme brugerne på de platforme, hvor de allerede er. Vi skal gøre det muligt at kommunikere med dem på mange forskellige typer af medier. Man kunne sagtens forestille sig en fremtid, hvor jeg som borger selv vælger, om jeg vil have information fra min kommune via sms, Messenger, iMessage eller hvad jeg nu har af foretrukken kommunikationsform. På den måde rammer vi brugerne, hvor de er – i stedet for at kræve af dem, at de skal være et bestemt sted for at få deres kommunikation,” siger KMDs CTO.

Rent teknisk kunne beskeden være et link til et sikkert og troværdigt distribueret elektronisk arkiv, som via tidssvarende teknologi som fx blockchain sikrer, at dokumenterne altid er tilgængelige og aldrig bliver slettet eller ændret af udenforstående.

De evige, elektroniske jagtmarker

”At gøre det muligt for private borgere selv at vælge sin kommunikationsform er bestemt også relevant for KMD. For de virksomheder og offentlige institutioner, vi arbejder sammen med, er jo i høj grad dem, der har megen kommunikation med almindelige mennesker” understreger Hans Jayatissa.

Som Chief Technology Officer kan Hans Jayatissa i det hele taget se mange grunde til at lade e-mailen gå til de evige, elektroniske jagtmarker. Han fremhæver, at en stor del af kommunikationen via e-mail internt i en virksomhed med fordel kunne håndteres via en chat-funktion og team software, mens en kommunikation mellem en virksomhed og en kunde i stigende grad kan håndteres via en chatbot.

”Det vil i modsætning til e-mailen gøre måden at interagere med it mere menneskelig og naturlig. En anden af ulemperne med e-mail er, at man ikke får samlet tingene. Så når vi i KMD har et projekt med en kunde, opretter vi fx typisk et projektsite, hvor al kommunikationen foregår gennem det site. For så har man styr på den samlede kommunikation om projektet,” siger Hans Jayatissa.

Så selv om det globale antal e-mails ifølge forudsigelserne i 2021 vil stige til 320 mia. sendte mails hver dag, arbejdes der på flere fronter på at sende det elektroniske postbud på pension, efterhånden som de unge indtager arbejdsmarkedet. Måske bliver det endda sådan, at man bliver lige så overrasket over at få en e-mail, som når der fra tid til anden dukker et fysisk brev op i postkassen?