Folk på gaden

Med KMD WorkZone bliver det muligt for videnmedarbejdere i bl.a. statens forvaltninger at være mere fleksible i deres arbejdsgange, mens systemet undervejs guider opgaverne videre mod mål. Nye medarbejdere kan hurtigt blive lært op, og al dokumentation foregår automatisk.

Når der i statens forvaltninger skal træffes afgørelser med direkte konsekvens for borgere og virksomheder, skal der være styr på regler, processer og ikke mindst sagens dokumenter. De tunge arbejdsgange har været svære at digitalisere og optimere, fordi opgaverne kræver en stor viden og erfaring, som er svære at sætte på formel. 

Dynamiske sagsaktiviteter i KMD WorkZone sikrer større fleksibilitet for videnmedarbejderne i deres arbejdsgange og gør det nemmere for nye medarbejdere at komme hurtigt i gang. Samtidig undgår man helt undgår en ekstra og tidskrævende opgave med at dokumentere processen, fordi det sker automatisk.

Et stramt workflow fungerer dårligt

Der er brancher, hvor en stram proces for en opgaves workflow er afgørende for et godt resultat. Der er fx gode grunde til, at piloter gennemgår en planlagt og detaljeret tjekliste, før de letter – og trods frustrationer undervejs får man oftest kun samlet sit nye møbel korrekt, hvis man følger opskriften trin for trin.

Men for videnmedarbejdere i fx statens forvaltninger fungerer et stramt workflow dårligt. Her er der nemlig behov for en større grad af fleksibilitet for at undgå en tung og unødvendig proces.

”Hvis man skal skrive en afgørelse om, hvorvidt en vindmølle er bygget for tæt på en bebyggelse, så er det en intellektuel opgave, som man ikke bare kan sætte i et skema på samme måde, som et klassisk workflow kræver,” forklarer Jakob Brix.

Det betyder, at en medarbejder skal kende hele processen på forhånd og vide, hvad de næste trin er. Det kræver typisk en høj grad af erfaring eller langvarig sidemandsoplæring, mens der måske også er skrevet lange og detaljerede vejledninger, som gør processen tung.

”Hvis vi skal digitalisere og måske automatisere noget af videnmedarbejdernes arbejde, så er vi derfor nødt til at give dem fleksibilitet, så den enkelte medarbejder kan løse en opgave på sin egen måde. Det kan vi give dem med de dynamiske sagsaktiviteter,” siger Jakob Brix.

En GPS med på arbejde

Samtidig vil systemet så automatisk og løbende give instrukser om, hvad der udestår for at nå det ønskede resultat. Jakob Brix beskriver det som at have sin egen GPS på arbejdet.

”Dynamiske sagsaktiviteter fungerer som en GPS for din arbejdsproces. Du har måske tegnet et landkort og en vej mod mål, men hvis du kører en anden vej end planlagt, så opdaterer systemet din rute på landkortet. Det samme gør vores nye system, og det svarer meget bedre til videnmedarbejdernes behov end det klassiske workflow, hvor tingene skal gøres i den helt rigtige rækkefølge,” forklarer Jakob Brix.

Den dynamiske løsning gør det ifølge Jakob Brix også lettere at sluse nye medarbejdere ind i systemet, fordi de bliver hjulpet videre i processen og ikke nødvendigvis har lært samtlige trin på forhånd – mens den erfarne medarbejder ikke bliver hæmmet af at skulle gøre tingene på en helt bestemt måde, som måske er bestemt for år tilbage. Til gengæld bliver udførslen af en given opgave transparent, fordi alt bliver dokumenteret.

Erfaringer bruges til ny læring

”Det betyder, at vi får mulighed for at bygge læring oven på det, som vi ikke har kunnet se før. Indtil nu har man kun kunnet se resultatet af et arbejde, men kunne ikke se processen. Nu kan man nå frem på mange forskellige måder, og så kan man via business intelligence regne på, hvad der giver mest mening,” siger Jakob Brix.

Til gengæld sikrer den automatiske dokumentation, at videnmedarbejderne ikke har en ekstra og tidskrævende opgave med at dokumentere processen, for det styrer systemet selv.

KMD WorkZones dynamiske sagsaktiviteter bygger på teknologi fra DCR Solutions kaldet Dynamic Condition Response, som er baseret på intensiv forskning, og omfatter såvel en ny modelleringstilgang, som et værktøj til den konkrete modellering og eksekvering af de dynamiske processer.

Enterprise Information Management med KMD WorkZone

KMD WorkZone er den digitale platform, der understøtter jer i at udføre jeres daglige arbejde nemt og sikkert. I kan konfigurere KMD WorkZone, så rammerne passer til netop jeres fagområde, processer, målepunkter, KPI’er mv.

Læs mere om mulighederne her

Seneste indsigter

Hold dig opdateret

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, indsigter og invitationer fra den offentlige sektor direkte i din indbakke.

Tilmeld dig her