Fremtidens forvaltningsstyring – et farvel til den brændende platform til fordel en EIM-platform

Den første er driftsrelateret. Over tid har man fået opbygget en systemunderstøttelse, der er baseret på egenudviklet teknologi komplet skræddersyet til det fagområde, den pågældende myndighed forvalter. Det har i dag den konsekvens, at hver gang der skal tilføjes ny funktionalitet eller skabes integrationer til andre løsninger, skal det kodes. Det er som bekendt et dyrt og tidskrævende risikoelement.

Fra et sikkerhedssynspunkt har de egenudviklede løsninger derudover den ulempe, at nogle af løsningskomponenterne er baseret på forældet teknologi. Det betyder, at supporten på komponenterne enten er udløbet, eller også er den ved at gøre det. Begge scenarier burde få alle alarmklokker til at ringe hos de it-sikkerhedsansvarlige.

Begrænsningen i en ESDH-verden

Den anden årsag til, at der er myndigheder i centralforvaltningen, der står på en brændende digital platform, knytter sig til funktionaliteten – og manglen på samme – i de ESDH-systemer, der traditionelt er blevet anvendt til forvaltningsunderstøttelse.

I Danmark har vi en lang historik for en dokumentationspraksis, der bygger på sager, dokumenter og parter. Helt tilbage fra introduktionen af systemunderstøttelse i forvaltningen har myndigheder fokuseret på at systematisere og registrere dokumenter ud fra et arkiveringsperspektiv. Det har primært været med henblik på at sikre dokumentation og mulighed for at genfinde dokumenter – eksempelvis i forbindelse med spørgsmål om aktindsigt, aflevering til Statens Arkiver og andre generelle opgaver.

Styrken ved denne form for sags- og dokumenthåndtering er, at praksis flugter med gældende lovgivning og lokale regler for generel forvaltningsunderstøttelse. Men svagheden er, at praksis ikke knytter sig særligt stærkt til myndighedens specifikke fagområde. ESDH beskriver og behandler generelle processer uden at forholde sig til den kontekst, informationen behandles i.

Forvaltningsunderstøttelsen i en ESDH-verden er med andre ord designet til registrering af information og dokumentation af processer. Slut. ESDH-systemer er i deres udgangspunkt ikke designet til at hjælpe en myndighed med at drive en effektiv organisation.

Paradigmeskiftet er faglig understøttelse

Den tredje årsag til, at der er myndigheder i centralforvaltningen, der står på en brændende it-platform, tager afsæt i alt det, myndigheden ikke kan i dag, og peger frem mod systemunderstøttelsen, sådan som den kunne se ud.

For der findes teknologi på markedet, der både kan rumme de driftsmæssige og funktionelle krav til effektiv forvaltning i en fremtidssikret leverancemodel, og som samtidig kan anvendes til en form for ledelsesstyring, der er tæt knyttet til myndighedens kernefaglighed. Hvor man så at sige lægger den danske praksis for sags- og dokumenthåndtering ind i en standardiseret fagløsning og derudover udvider fagløsningens anvendelsesområde, så den kan bruges til andet og mere end registrering og dokumentation. Eksempelvis automatisering af arbejdsopgaver, integration til andre fagløsninger og udvikling af selvbetjeningsportaler.

Heri ligger paradigmeskiftet: I stedet for at få en 100 pct. specialtilpasset fagløsning til at udføre standardiserede myndighedsopgaver, kan man få standardiseret teknologi til at udføre myndighedsopgaverne. Og på toppen af dette solide fundament kan man koncentrere sig om at udvikle den systemunderstøttelse, der er særegen for organisationens forvaltningsområde.

KMD WorkZone som EIM-platform

KMD WorkZone er KMD’s bud på en sådan teknologi, der kan anvendes til egentlig fagunderstøttelse i statslige myndigheder. Eller rettere: Det nye KMD WorkZone er buddet på en sådan løsning.

For KMD WorkZone har også været ude på en udviklingsrejse. Løsningen er traditionelt blevet anvendt som klassisk ESDH-system med foruddefinerede og generelle regler og processer. Men gennem de seneste 10 år har KMD WorkZone ændret sig fra at være en ESDH-applikation til i dag at være en såkaldt Enterprise Information Management-platform (EIM) med en helt anden bredde i løsningsunderstøttelsen og med mulighed for at styre informationsaktiver på tværs af organisatoriske og teknologiske skel.

En stille revolution

Lad os tage et par tænkte eksempler som afrunding.

Med generaliseringen og KMD WorkZone som informationsplatform er man ikke låst til sagsbegrebet som kontekst, og man kan frit modellere det forretningsobjekt, man vil beskrive og behandle. Hvis det var politiet, kunne konteksten i ét tilfælde være en ‘patrulje’ – altså det forløb, hvor politiet rutinemæssigt patruljerer i et område.

Relateret til den kontekst kan man angive særlige ‘egenskaber’ såsom patruljens rute, køretidspunkter osv. Man kan også tilknytte ‘ressourcer’ til konteksten i form af betjente, et køretøj osv., og man kan lægge relevante ‘dokumenter’ ind på konteksten såsom en vagthavendes instruks til betjentene og betjentenes afsluttende rapport. Det vil sige, at man meget præcist kan modellere en kontekst, der både kan bruges til dokumentation og forvaltningsstyring i form af planlægning, rapportering etc.

Det samme ville gøre sig gældende, hvis vi eksempelvis tog udgangspunkt i et rederi. Her kunne konteksten være ‘skib’. Til skibet relateres der ‘ressourcer’ i form af ansatte, installationer og faciliteter, og man kan tilknytte tekniske dokumenter (tegninger etc.), vedligeholdelsesspecifikationer og endog dokumenter vedrørende køb/salg og finansiering, hvorved man kan opbygge en samlet og meget tydelig forståelse omkring rederiets køb og drift af et skib. I samme forretningsområde vil forretningsobjektet ‘fragt’ være relevant til at beskrive planlægning og gennemførelse af en fragt, hvor ét af rederiets skibe benyttes. Her kunne man på tilsvarende vis opbygge et univers med typestærke specifikationer, der matcher krav og ønsker til arbejdsopgaver, dokumentation, analyser og indsigt i egen praksis.

Med skiftet fra et ESDH-system til en EIM-platform står vi på tærsklen til en stille revolution indenfor dansk forvaltningspraksis. Der vil fortsat være et stærkt fokus på at understøtte den rent administrative del af forvaltningen. Men forskellen er, at man nu kan gøre det i en platform, der er i stand til at erstatte en række af de eksisterende fagsystemer helt eller delvist uden store risikobetonede eller økonomisk tunge projekter, og man kan gøre det i en modellering, der meget præcist kan udtrykke den forvaltning, organisationen har ansvaret for.