Den første er driftsrelateret. Over tid har man fået opbygget en systemunderstøttelse, der er baseret på egenudviklet teknologi komplet skræddersyet til det fagområde, den pågældende myndighed forvalter. Det har i dag den konsekvens, at hver gang der skal tilføjes ny funktionalitet eller skabes integrationer til andre løsninger, skal det kodes. Det er som bekendt et dyrt og tidskrævende risikoelement.
Fra et sikkerhedssynspunkt har de egenudviklede løsninger derudover den ulempe, at nogle af løsningskomponenterne er baseret på forældet teknologi. Det betyder, at supporten på komponenterne enten er udløbet, eller også er den ved at gøre det. Begge scenarier burde få alle alarmklokker til at ringe hos de it-sikkerhedsansvarlige.
Begrænsningen i en ESDH-verden
Den anden årsag til, at der er myndigheder i centralforvaltningen, der står på en brændende digital platform, knytter sig til funktionaliteten – og manglen på samme – i de ESDH-systemer, der traditionelt er blevet anvendt til forvaltningsunderstøttelse.
I Danmark har vi en lang historik for en dokumentationspraksis, der bygger på sager, dokumenter og parter. Helt tilbage fra introduktionen af systemunderstøttelse i forvaltningen har myndigheder fokuseret på at systematisere og registrere dokumenter ud fra et arkiveringsperspektiv. Det har primært været med henblik på at sikre dokumentation og mulighed for at genfinde dokumenter – eksempelvis i forbindelse med spørgsmål om aktindsigt, aflevering til Statens Arkiver og andre generelle opgaver.
Styrken ved denne form for sags- og dokumenthåndtering er, at praksis flugter med gældende lovgivning og lokale regler for generel forvaltningsunderstøttelse. Men svagheden er, at praksis ikke knytter sig særligt stærkt til myndighedens specifikke fagområde. ESDH beskriver og behandler generelle processer uden at forholde sig til den kontekst, informationen behandles i.