Interview: I Horsens er regnskabsafdelingen på forkant med MEP-initiativerne

Hvordan kan vi arbejde med indsatsområderne i Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, så vi kan skabe effektiviseringer? Det er et spørgsmål, som flere kommuner arbejder med at finde et svar på.

Med økonomiaftalen for 2017 aftalte regeringen og Kommunernes Landsforening (KL) et moderniserings- og effektiviseringsprogram (MEP), som stat og KL skal gennemføre. Programmet skal finde 1 mia. kr. årligt i effektiviseringer frem til 2020. Kommunerne råder over halvdelen, mens den anden halvdel prioriteres bredt i den offentlige sektor.

For en kommune med ca. 40.000 indbyggere svarer det til, at der hvert år skal moderniseres og effektiviseres for 6,7 mio. kr., hvoraf de 3,35 mio. kr. er en reel reduktion af kommunens budget, som reduceres i kommunens tilskud, mens de resterende 3,35 mio. kr. bliver i kommunen.

MEP-programmet indeholder fem temaer, der dækker moderniserings- og effektiviseringsdagsordenen bredt. Temaerne er: Effektive indkøb og konkurrenceudsættelse, bedre ressourceudnyttelse og styring, digitalisering, regelforenkling og afbureaukratisering samt effektiv drift gennem nye organiseringer og samarbejdsformer.

I regnskabsafdelingen i Horsens Kommune har man arbejdet med nogle af MEP-aktiviteterne, inden de blev besluttet. Vi har derfor stillet tre skarpe spørgsmål til regnskabschef Niels Ravn om, hvordan de arbejder med at skabe effektiviseringer, og hvilke gevinster de har fået ud af arbejdet.

Hvordan arbejder I med MEP-aktiviteterne i jeres kommune?

”Vi var i gang med mange områder, før moderniserings- og effektiviseringsprogrammet kom, så det passer i virkeligheden meget godt ind i vores planer. Vi var blandt andet i gang med området ”digitale betalinger” med flere forskellige strategier, hvor vi kigger på digitalisering af processerne”.

På hvilke konkrete områder arbejder I med at skabe effektiviseringer i jeres afdeling, og hvilke gevinster har I kunne høste af indsatsen?

”Vi arbejder blandt andet med kontante betalinger i kommunen og fra bestilling til betaling af fakturaer, som vi får ind i KMD Opus Økonomi.

Vi gik først i gang med kontantløse betalinger. De steder i kommunen, hvor borgerne kunne betale med kontanter som fx i svømmehallen, biblioteket eller på Borgerservice, har vi gjort det muligt for borgerne at betale med Mobilepay på alle godt 80 steder. Og eleverne kan i dag betale med en nøglebrik eller Mobilepay, når de handler i skoleboden. Det har kunnet lade sig gøre, fordi vi har lavet en snitflade fra KMD Elev til nøglebrikken, og samtidig er der en snitflade fra kassesystemet til KMD Opus Økonomi. Det betyder, at vi kun har ét stamregister at vedligeholde, og vi slet ikke rører pengene og heller ikke bogføringen på det. Vi har dermed reducereret mængden af kontanter, og vi sparer samtidig tid hos medarbejderne samt øger sikkerheden ved ikke at skulle håndtere kontanter. Det er der et stort effektiviseringspotentiale i.

Det andet område er ”fra bestilling til betaling af fakturaer”. I Horsens Kommune modtager vi hvert år omkring 190.000 fakturaer, og vi vurderer, at der i gennemsnit går ca. 15 arbejdsminutter med processen fra bestilling til endelig bogføring og betaling. Derfor har det været interessant for os at kigge på, hvordan vi optimerer og automatiserer processen fra bestilling til endelig bogføring og betaling.

Derfor gik vi sammen med Aarhus og Roskilde Kommuner og KMD for at udvikle et produkt, som kunne hjælpe med det. Vi analyserede alle fakturaerne, fordi vi gerne ville lave noget, der svarede til en PBS-betaling i systemet. Det endte med at blive det modul, der i dag hedder Betalingsplaner i KMD Opus Økonomi. Vi har en forventning om, at når vi er fuldt implementeret på løsningen, så kan vi effektivisere for ca. 1-1,5 mio. kr. om året, som kan frigives til andet.”

Hvordan vil I arbejde videre med at skabe effektiviseringer på regnskabsområdet i kommunen?

”I øjeblikket er vi i gang med at kigge på automatisering. Vi har analyseret på, at ud af de 190.000 fakturaer, vi har om året, er 60 procent af dem under 2.000 kr. Det svarer til ca. 115.000 fakturaer fra leverandører, som potentielt kan automatiseres, hvis vi tænker i en automatisk kontering og betaling. Det vil lette arbejdet, så vi ikke skal kontrollere og godkende hver enkelt faktura under 2.000 kr. På den måde vil vi også kunne frigive meget tid til andet.

I takt med den digitale udvikling er det også vigtigt at gentænke ”De økonomiske styringsregler”, herunder især de budgetansvarliges økonomiske ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet skal sikre god styring af økonomien med overvågning af procedurer samt kontrolforanstaltninger.

Derfor er vi ved at implementere KMD’s Ledelsesframe, hvor der sideløbende udvikles på forskellige opgaver. Formålet har været at gøre de økonomiske styringsregler mere tidssvarende og brugervenlige for de budgetansvarlige både sprogligt og præsentations- og indholdsmæssigt. Herunder digitalisere processen og opgaverne i forbindelse med det økonomiske ledelsestilsyn, så det bliver nemmere og mere standardiseret for de budgetansvarlige”.

Om Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet (MEP)

• Regeringen og KL er med aftale om kommunernes økonomi for 2017 blevet enige om et moderniserings- og effektiviseringsprogram på årligt 1 mia. kr. i en fireårig periode. Kommunerne råder over halvdelen, mens den anden halvdel prioriteres bredt i den offentlige sektor
• Regeringen og KL er enige om, at programmet skal give den enkelte kommune en bred vifte af muligheder, så den enkelte kommune bedst muligt understøttes i fortsat effektivisering uanset de hidtidige indsatsområder
• MEP-programmet indeholder fem temaer, der dækker moderniserings- og effektiviseringsdagsordenen bredt. Temaerne er: Effektive indkøb og konkurrenceudsættelse, bedre ressourceudnyttelse og styring, digitalisering, regelforenkling og afbureaukratisering samt effektiv drift gennem nye organiseringer og samarbejdsformer
• For hvert hovedindsatsområde er der aftalt en række konkrete initiativer, der peger frem mod bedre rammer for kommunernes arbejde

Kilde: KL

Foto: Horsens Kommune