Hvordan håndterer man bedst muligt 2,5 millioner personlige meddelelser?

Det er 52 år siden, at Folketinget vedtog Lov om Uddannelsesstøtte – SU’en i folkemunde. Og det er 14 år siden at man som de første i det offentlige overgik til digital ansøgning og kommunikation i elektronisk form. I dag administreres SU-ordningen af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (UFS) under Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Publiceret: 18. oktober 2022
Medarbejdere i kontorlandskab

Jo tættere kontrol med processerne, desto hurtigere kan vi agere.

Willy Kofoed

Kontorchef, Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Omfatter 320.000 slutbrugere

I afdelingen for SU-systemer har kontorchef Willy Kofoed haft hånden på roret de seneste 10 år. Willy Kofoeds ’kunder’ er dels Styrelsens egen organisation, dels SU-administrationerne på de enkelte uddannelsesinstitutioner, og endelig er det slutbrugerne – de ca. 320.000 personer, der månedligt er omfattet af SU-systemet i dag.

Komplicerede, dynamiske beregninger

Beregning, administration, udbetaling og opfølgning er en kompliceret affære. Der er rigtig mange datakilder og parametre til håndtering af ordningen – uddannelse, bopæl, forældreindkomst, skat, sociale ydelser, børneydelser, studiemæssig status og meget mere. Data, der ifølge sagens natur kan ændre sig fra dag til dag. Dertil kommer ændringer i lovgivningen omkring SU. Resultatet af behandlingen af alle disse dynamiske data er en udbetalingsfil, som sender beløbet til slutbrugers NemKonto hver måned.
Det stiller store krav til det set-up og løsning, der sikkert og leveringsdygtigt kan håndtere alle disse data, varianter, processer mm. 

2,5 mil. meddelelser årligt

Den løbende kommunikation med de 320.000 brugerne håndteres i dag af en KMD-løsning, der hedder KMD Customer Experience Platform. Her sendes der i snit 2,5 mil. personlige meddelelser årligt på baggrund af 277 forskellige brevvarianter. Hertil kom ca. 10.000 fysiske breve årligt til de borgere, der af den ene eller anden grund modtager et brev i stedet for digital post.

Der er sket en optimering hele vejen rundt

Willy Kofoed

Kontorchef, Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Et klassisk forarbejde til en ny løsning

Indtil for 3 år siden benyttede Styrelsen en ældre KMD-løsning, der dels var på vej til at skulle udfases, dels var forældet på mange måder. For eksempel kunne brevtekster ikke ændres i Styrelsen, men skulle ud af huset hver gang. Sammen med KMD gennemgik man ønsker og krav. I processen indgik workshops, skabelse af overblik over dokumenter, data-templates, outputs, kørsler etc. og beskrivelse af arbejdsgange, interne systemer og brugerønsker – kort og godt et klassisk forarbejde.
Overordnet var målsætningen at få processer tættere på afdelingen og få optimeret processerne og dermed:

  • Bedre kontrol, 
  • Hurtigere omstilling
  • Ressourcebesparelser 
  • Øget effektivitet

Og den er indfriet til fulde ifølge Willy Kofoed:
”Vi har fået tidsmæssige besparelser. Nu kan ændringer udføres nærmest on-the-fly. Og vi kan tilrettelægge arbejdet meget mere optimalt og hensigtsmæssigt. Nu kan vi i stedet anvende budget og ressourcer på videreudvikling. Meget tilfredsstillende.”

Fremtiden og valg af samarbejdspartner

Ifølge Willy Kofoed ligger det fremtidige udviklingspotentiale i en endnu bedre service set fra et slutbruger-perspektiv, dvs. endnu hurtigere opgørelser, større aktualitet og en forbedret brugeroplevelse. En proces, der nu er ved at blive sat i gang.
Ved valg af samarbejdspartner er pris og produktegenskaber naturligvis afgørende.
Men Willy Kofoed tilføjer:
”Men måske endnu vigtigere er åbenhed og ærlighed i relationen og at samarbejdspartneren er proaktiv. Og så naturligvis en vished om, at virksomheden også er der i morgen. Og i overmorgen”
Og jo, Willy Kofoed kan fint anbefale KMD Customer Experience Platform. 

Vil du vide mere?

Hvis du vil høre mere om, hvad vi kan gøre for dig, så kontakt Annette Bosteen Trabjerg på mail aqt@kmd.dk eller telefon +4591355610.

KMD Customer Experience Platform

Vi hjælper jer med at vælge den løsning, der passer jeres virksomhed, hvad enten det er med fokus på at få overblik og styr på data, it-landskab, arkitektur, service design, kunderejser, optimering af drift, print, personlig og relevant kundekommunikation i flere kanaler mv.