Hvordan kan vi bruge hallerne bedre - i samarbejde med brugerne?

Utraditionelt samarbejde giver nye svar

Selvom idrætsforeningerne nærmest står på tæerne af hinanden for at komme ind i de kommunale haller, bliver en stor del af de bookede tider aldrig brugt. Det skisma er velkendt, ikke blot i kommunerne.

Lokale og Anlægsfonden, der arbejder med at udvikle og løfte kvaliteten i danskernes fritidsfaciliteter, har længe savnet indblik i den reelle brug for at rådgive og prioritere sine midler bedre. Fra sidelinjen har KMD også set potentialet i at kombinere aktivitetsmålinger med den bookingløsning, mange kommuner benytter i dag.

På den baggrund opstod ideen om en Business Intelligence-løsning, der kombinerer løbende aktivitetsmåling med bookingoplysninger fra KMD Booking. Da Kalundborg Kommune også meldte sig på banen i 2017, gik et fælles udviklingsprojekt i luften, og nu er de første måneders målinger i hus.

Kalundborg Kommune og Lokale og Anlægsfonden kan nu følge udnyttelsen af faciliteterne holdt op mod de bookede tider. Og det ser de store perspektiver i.

Løbende målinger i stedet for stikprøver

Det særlige ved den nye BI-løsning er, at kommunen og Lokale og Anlægsfonden kan følge udnyttelsesgraden i hallerne hele året.

- Hidtil har vi typisk arbejdet med stikprøver, men de siger ikke noget om for eksempel sæsonudsving. De andre løsninger, vi har overvejet, har været ret dyre, så vi søgte en praktisk løsning, der var til at betale, fortæller Esben Danielsen, der er direktør i Lokale og Anlægsfonden og dermed projektejer.

Og det er netop, hvad Kalundborg Kommune har fået i dag: Lokale og Anlægsfonden opsat kameraer i alle de kommunale idrætsfaciliteter. Hvert kvarter tager de et foto, slører det af hensyn til anonymitet og tæller antal personer på billedet. Optællingerne kombinerer KMD med bookingerne i KMD Booking, og på den måde kan man løbende følge belægningen fordelt på både idrætsgrene og lokationer. Oplysningerne ligger åbent på kommunens hjemmeside, så haller, foreninger og borgere kan kigge med.

Bedre dialog - bedre udnyttelse

Allerede efter få måneder står det klart, at landstendensen også holder i Kalundborg: Der bliver booket mere, end der bliver brugt.

Kommunen er helt opmærksom på, at kameraer og optællinger kan skabe uro blandt borgere og foreninger. Men intentionen er at styrke dialogen med foreningerne, så flere kan få glæde af faciliteterne - ikke at overvåge eller straffe nogen. Idræts- og fritidskonsulent Anders Hørberg fortæller:

- Vi ved, der er stor interesse for tiderne, især mellem 16 og 22. Derfor holder vi øje med ledig kapacitet, og hvis en forening gentagne gange ikke benytter deres bookede tid, kontakter vi dem. Hvis tiden er ledig fremover, spørger vi, om andre må bruge den. Så enkelt er det.

Når kommunen næste gang indkalder til fordelingsmøde, glæder han sig også til en mere kvalificeret dialog med foreningerne.

- For eksempel fornemmer vi, at der er flere sæsoner i sæsonen - og med den viden kan vi lave mere realistiske aftaler med foreningerne. På den måde kan vi udnytte hullerne, så flere får gavn af faciliteterne, forklarer han.

Han tilføjer, at billederne fra hallerne straks bliver anonymiseret, og de originale fotos kan ikke genskabes.

Mere rationel ejendomsdrift

Kalundborg Kommune havde flere formulerede formål med aktivitetsmålingerne, og et af dem handlede om ejendomsdriften:

- Når vi ved præcis, hvor meget faciliteterne bliver brugt - og til hvad - kan vi tilrettelægge for eksempel rengøring og vedligeholdelse mere rationelt. Måske kan vi også samle håndboldtræningen i færre haller og dermed spare noget af den mere krævende rengøring af harpiks på gulvene. Vi får se, siger Anders Hørberg.

Esben Danielsen nævner også perspektiver i at kombinere data fra brugen af faciliteterne med facility management og den mere langsigtede vedligeholdelse. I stedet for at vente på, ting bliver slidt op, kan man se, hvor det kan betale sig at vedligeholde på forhånd - noget der også er god økonomi i.

Bæredygtige byggerier - og beslutninger

Når man indsamler data om udnyttelsen hele året, kan man også stille nogle større spørgsmål, og det gør både Kalundborg Kommune og Lokale og Anlægsfonden:

- Med de nye data kan vi lave en årsrapport, der giver politikerne fast grund under fødderne, når de skal prioritere midlerne på området. Hvilke faciliteter mangler vi, og skal vi bygge eller måske bare bygge om? Kan vi styrke de små idrætsgrene med færre, men mere specialiserede faciliteter, som borgerne gerne kører efter? Vi ved, at idrætsfaciliteter er noget af det allerdyreste, både at bygge og vedligeholde. Og nyt byggeri er samtidig virkelig tungt på CO2-posten. Her kan vi understøtte nogle mere faktabaserede beslutninger, pointerer Anders Hørberg.

Esben Danielsen fra Lokale og Anlægsfonden ser også et potentiale for at udveksle data på tværs af kommuner:

- Generelt kan den nye indsigt giver kommunerne mulighed for at dele best practice på området. Vi ser også et potentiale i at tænke bredere - så for eksempel kultur og idræt bedre kan dele faciliteter. Specielt omkring storbyerne kan man også udveksle plads på tværs af kommunegrænserne og udnytte det eksisterende i stedet for at bygge nyt, foreslår han.

Pandoras æske er åben

Selvom aktivitetsmålingerne i sig selv ikke er et stort projekt, illustrerer de mange ideer den pointe, Esben Danielsen understreger:

- Det her er ikke et it- eller et måleprojekt. Det er et erkendelsesprojekt, der handler om at bringe brug og brugere tættere på hinanden.

Anders Hørberg supplerer:

- Og når vi nu kan sammenligne data fra forskellige anlæg, sportsgrene og steder i kommunen, er det som en Pandoras æske, vi åbner. Der er 1000 muligheder, også for at tænke i mere målrettede kommunale sundhedsindsatser. Vi kan jo se, hvor folk er aktive, og hvor de er mindre aktive - så det er et oplagt område at kigge ind i senere, siger han.

Yderligere 7 kommuner går i drift med aktivitetsmålingerne omkring januar 2020. Samtidig arbejder KMD videre på at udvikle en mere automatiseret BI-løsning, de kan få glæde af.

- Det særlige ved forløbet er også, at vi ikke har kunnet give KMD en kravspecifikation. Det har været mere som en startup, hvor vi har fået en god idé, prøvet, prøvet igen, testet og justeret. Og det har vi haft et rigtig godt samarbejde om, slutter Esben Danielsen.

Lokale og Anlægsfonden

LOA arbejder med at udvikle og løfte kvaliteten i danskernes fritidsfaciliteter. Både som rådgiver og gennem de ca. 80-90 mio. kr., fonden hvert år uddeleler til projekter, fonden arbejder med. Midlerne stammer fra udlodningsmidlerne fra Danske Spil.