Det er ikke nok at have gode indkøbsaftaler. Det skal også være lettere at bruge aftalerne. Derfor har Fredensborg Kommune ikke kun erstattet separate indkøb med en samlet indkøbsløsning. Kommunen arbejder også intenst med at skabe fokus på at effektivisere indkøbene i alle led.
Det skal være nemmere at handle rigtigt
6.000 plastikposer købt ved indkøb i dagligvarebutikker. Det var et af de mere kuriøse fund, Fredensborg Kommune gjorde i sin indkøbsstatistik sidste år. Samtidig var det måske også et meget godt billede på, at indkøbene i børneinstitutioner, plejecentre m.v. ikke altid holdt sig inden for indkøbsaftalernes rammer. I hvert fald kunne indkøbsaftalerne bruges bedre, som kommunens konsulent og projektleder Torben Iversholt diplomatisk formulerer det.
Spørgsmålet var nu, hvad der skulle til for at vende tendensen.
- Vi havde ikke gjort det nemt nok for indkøberne. Vores indkøbsaftaler var ordnet i regneark, og det var lidt tungt at arbejde med, indrømmer han. Derfor gik kommunen på jagt efter en elektronisk indkøbsløsning med det klare krav, at den skulle være nem at bruge. Her faldt valget på Rakat.
Nye handlemønstre er ikke en hyldevare
Kommunen blev hurtigt klar over, at lykken ikke var gjort alene med en indkøbsløsning og et standardkursus ved skærmen.
- Vores foranalyse satte fingeren på en af de væsentlige forhindringer for at få udbytte af både aftalerne og indkøbsløsningen: Indkøb var ganske enkelt ikke noget, mange tænkte meget over. Og så endte det med, at mange medarbejdere gjorde som derhjemme: Smuttede hen efter det, de lige manglede. Eller bestilte der, hvor de plejede, konstaterer han.
Det fik kommunen til at prioritere to indsatser: At danne et netværk af indkøbskoordinatorer, så hver enhed fik en fanebærer. Og at italesætte indkøb som det regulerede område, det er. Kommunen skal leve op til både lovgivning og egen indkøbspolitik, og det har et formål.
- Hvis vores indkøb er for dyre, enten i tid eller penge, går det fra kerneydelserne til borgerne. Og der er vi så rigeligt presset i forvejen, minder Torben Iversholt om.
Indkøbsaftalerne skal helt ud til brugerne
For at styre indkøbene ind i de rette baner har kommunen nu lagt alle sine kontrakter ind i løsningen - og suppleret med en vejledning for varer, der slet ikke er dækket af en aftale.
- Et indkøb skal i princippet altid starte med at vide, om der er en indkøbsaftale eller ej, også selvom alle leverandører ikke tilbyder elektroniske varekataloger. Lige nu er det vigtige, at indkøberne vænner sig til at udnytte de aftaler, vi har, forklarer Torben Iversholt. Fremover bliver elektroniske varekataloger hyppigere et krav i kommunens udbud.
Den systematiske tilgang betyder også, at projektlederen allerede kan konstatere, at kommunes kontraktstyring er på rette kurs.
Planlægning kommer borgerne til gode
For de decentrale indkøbere har den nye elektroniske indkøbsløsning vendt op og ned på mange af de gamle vaner. Enhederne har selv valgt, om de vil sprede indkøbene på mange hænder eller samle dem på færre, og på botilbuddet Lindegården er afdelingsleder Mette Koudal Nielsen godt tilfreds med den sidste model:
- Primært betyder det, at vi bliver nødt til at planlægge og koordinere vores indkøb bedre. Det kræver en ny opmærksomhed, men det giver også færre hovsa-køb. Samtidig får vi udnyttet fordelene ved at bestille samlet, fortæller hun. Hun er heller ikke i tvivl om, at der er tid at spare:
- Til at starte med tog det længere tid at bestille varer, fordi ikke alt var helt nemt at finde i portalen. Vi skulle opbygge vores egne favoritlister og finde ud af at dele dem, for eksempel ved ferier. Men efterhånden går det hurtigere. På den måde er der en masse personaletimer, der bliver hos beboerne i stedet for at gå op i indkøb.
Næste skridt: Fakturamatch
Mens kommunen arbejder intenst med at etablere nye mønstre i indkøbene, ser Torben Iversholt også frem til næste digitale skridt: At få matchet faktura med ordre og ad den vej få integreret fakturakontrollen langt tidligere i processen.
- Jeg er ikke i tvivl om, at det tekniske nok skal køre, når rammerne er endeligt aftalt. Her kommer samarbejdet mellem KMD og Comcare, som har udviklet løsningen, meget belejligt, siger han. Fakturamatch vil dog også stille nye krav til processerne hos indkøberne, og det bliver en organisatorisk krævende opgave. Opgaven er dog ikke større, end at kommunen forventer at komme i luften med det i løbet af 2015.
Der er millioner at hente
Efter 5 måneder med Rakat er status opløftende for kommunen: Den har allerede opnået bedre compliance på sine indkøbsaftaler, og ifølge Torben Iversholt er bevidstgørelsen om indkøbenes betydning kommet længere ud, end han havde turdet håbe på.
- Der er god økonomi i at udnytte indkøbsaftalerne, selvom enkelte varer ind imellem kan findes billigere andre steder. Pointen er, at vi både sparer tid og penge, og vi forenkler hverdagen. I sidste ende er det millioner, vi taler om, og dem kan vi godt bruge bedre til gavn for borgerne, slutter han.
Rakat blev sat i drift i Fredensborg Kommune 1.10.2014. Kommunen har i alt ca. 350 brugere på løsningen.
