Mand på kontor udfylder analyse og Excel

Målene var klare, da Holbæk Kommune valgte at digitalisere kommunens økonomiske ledelsestilsyn. Arbejdsmængden for Løn- og Regnskabsafdelingen skulle reduceres, det skulle være lettere for lederne at udføre tilsynet samt give en mere sikker dokumentation af tilsynene. Vi har stillet fem spørgsmål til Lars Nielsen, leder i afdelingen Organisationsservice, Løn og Regnskab i Holbæk Kommune, om hele processen.

Hvert år modtager Holbæk Kommunes forskellige afdelinger omkring 130.000 regninger. Regninger, hvoraf et udsnit skal kontrolleres og gennemgås af cirka 70 ledere i kommunen.

For godt to år siden digitaliserede Holbæk Kommune opgaven med at sikre det økonomiske ledelsestilsyn, som alle landets kommuner står med. Men hvorfor overhovedet digitalisere processen? Og hvilke gevinster har det medført for medarbejdere i løn- og regnskabsafdelingen, men også for de ledere, der skal udføre tilsynet hver måned? De spørgsmål har vi blandt andet stillet Lars Nielsen, afdelingsleder for Organisationsservice, Løn og Regnskab i Holbæk Kommune.

Hvilken udfordringer stod I med, der gjorde, at I ville digitalisere de økonomiske ledelsestilsyn?

”Mange ledere er ikke vant til at arbejde i økonomisystemer, og det kræver meget indlæring, når en del af processen var manuel. Derfor gav det god mening, at vi fik sat et såkaldt ledelsesframe op, da vi skiftede økonomisystem til KMD Opus i januar 2018. Før skulle de selv ind og danne rapporter, men i det nye system er der en platform, der kan håndtere det, og vi har fået det sat op, så lederne blot bliver præsenteret for bilagene, når de trykker sig ind via et link. Det har bl.a. gjort det meget nemmere for vores afdeling og for lederne – og det giver samtidig færre henvendelser til os.”




Mange ledere er ikke vant til at arbejde i økonomisystemer, og det kræver meget indlæring, når en del af processen var manuel. Derfor gav det god mening, at vi fik sat et såkaldt ledelsesframe op, da vi skiftede økonomisystem til KMD Opus i januar 2018.

Lars Nielsen, Afdelingsleder for organisationsservice, Løn og Regnskab, Holbæk Kommune

Hvordan greb I opgaven an med at implementere det nye system, og hvilken betydning har det fået?

”Vi lavede seancer for lederne, hvor de selv fik lov til at kunne lave bl.a. rapporter. Derudover fik de til opgave at kontrollere de første måneder i systemet, så de fik hands-on-erfaring med selve systemet og de opgaver, som de skal udføre i systemet. Vi har oplevet, at der er en større sikkerhed i ledelsestilsynet, fordi det er systemet selv, der udvælger bilagene på baggrund af nogle på forhånd definerede kriterier.”

 

Hvordan har medarbejdere og ledere taget imod den nye måde at føre økonomisk tilsyn på?

”Det er ikke en kerneopgave for lederne, men det er noget, der skal gøres. For de ledere, der har haft erfaringer med vores tidligere system, oplever vi, at det er blevet en meget lettere opgave. Netop fordi de bliver præsenteret for det, de skal kontrollere, med det samme. Det har også været en nem overgang fra det gamle til det nye system, fordi det hele nu er samlet ét sted – alt fra personale og økonomi til ledelsestilsyn. Så når først lederne lærer det at kende, er det nemmere at gå til. For os i regnskabsafdelingen er arbejdet også lettet, da vi undgår en masse manuelle ting, bl.a. sender systemet automatisk en rykker ud til lederen, hvis de ikke har gennemgået bilag.”

Det har også været en nem overgang fra det gamle til det nye system, fordi det hele nu er samlet ét sted – alt fra personale og økonomi til ledelsestilsyn. Så når først lederne lærer det at kende, er det nemmere at gå til. For os i regnskabsafdelingen er arbejdet også lettet, da vi undgår en masse manuelle ting, bl.a. sender systemet automatisk en rykker ud til lederen, hvis de ikke har gennemgået bilag

Lars Nielsen, afdelingsleder for Organisationsservice, Løn og Regnskab, Holbæk Kommune

Hvordan vil I arbejde med økonomisk ledelsestilsyn i fremtiden?

”Vi står med nogle opgaver her i efteråret, blandt andet omkring GDPR og indsamling og opbevaring af dokumentation. Det er opgaver, der rækker ud over det økonomiske aspekt, men det er nogle andre ledelsesopgaver, som vi er pålagt, og som giver mening at bruge systemet til. Derudover er vi ved at lave en ny on boarding for ledere, hvor vi også har taget opgaven med økonomisk ledelsestilsyn med, så de bliver sat godt i gang med det fra start.”

Digitalisering af ledelsestilsyn:

  • Da Holbæk Kommune fik implementeret det nye økonomisystem KMD Opus, fik de samtidig digitaliseret det økonomiske ledelsestilsyn med modulet ’Frame til Ledelsestilsyn’.
  • Før var ledelsestilsynet baseret på Excel-ark. I dag foregår ledelsestilsynet via et tilføjelsessystem til økonomisystemet, der automatiserer en del af det månedlige ledelsestilsyn.
  • Lederne får tilsendt et link på mail til deres ledelsestilsyn, så de kan godkende enkelte områder og til sidst en samlet rapport.