Vi samler det hele - uden det bliver for tungt

Morsø Kommune

For at effektivisere ejendomsdriften, skal vi kende den først. Med det udgangspunkt gik Morsø Kommune på jagt efter en facility management løsning, der kunne kæde de mange forskellige ejendomsdata sammen - uden at blive for tung at arbejde med. Valget faldt på KMD Atrium.

Fra løse værktøjer til samlet platform

Hvordan kan man effektivisere drift og vedligeholdelse af en større ejendomsportefølje uden brugbar viden om for eksempel tilstand, energiforbrug, kontrakter og økonomi? Det var det dilemma, Morsø Kommune stod i, og it-landskabet var ikke til stor hjælp: Området var præget af mange separate databaser, der ikke stemte overens. De enkelte systemer talte ikke sammen. Og koblingen til økonomisystemet glimrede ved sit fravær.

For så vidt mindede kommunens udfordringer til forveksling om dem, mange ejendomsselskaber kæmper med. Morsø Kommunes faglige leder af området Torben Frimer var heller ikke i tvivl:

- Vi havde brug for at samle databaserne og programmerne i ét system. Så det gik vi på jagt efter.

Sammen med sine kolleger brugte han det meste af et år på at afsøge markedet. Her kom det dem for øre, at KMD havde en facility management løsning undervejs – på det tidspunkt uden navn, men interessant nok til, at kommunen gik i tættere dialog med KMD. En dialog, som landede i en kontrakt på KMD Atrium i 2016 og en implementering, der nu er i gang.

Ny kvalitet i data og beslutninger

For Torben Frimer er det afgørende at få en samlet platform for både beslutninger og daglige arbejdsgange på ejendomsområdet. Han er overbevist om, at derligger effektiviseringsgevinster begge steder:

- Med en samlet løsning kan vi lave bedre vedligeholdelsesplaner og større udbud. Vi kan bedre se, hvad der giver værdi at gøre selv, og hvad vi skal have andre til. Vi kan også sammenligne for eksempel energiforbrug i bygninger, der ligner hinanden og finde årsagerne til, at nogle bruger mindre energi end andre. Så der er afgjort noget at hente.

Energioptimering er et vigtigt fokusområde, og her kræver det i dag tre systemer at følge op på et projekt. Tre systemer, som vel at mærke ikke trækker på samme databaser eller konsekvent benytter samme parametre, og det spænder ben for en egentlig opfølgning.

En lettelse for brugerne

KMD Atrium kommer også til at sætte sit aftryk på de mange forskellige brugeres hverdag. De kan tage KMD Atrium med sig på deres mobil eller tablet, og herskal de ikke lede i utallige faneblade for at komme til sagen. I stedet får de deres eget tilpassede dashboard med de måske 3 eller 4 opgavefelter, der er relevante for dem. Alt andet er fjernet. Derudover kan mange håndbårne opgaver helt forsvinde:

- Det er vigtigt, at brugerne kommer til at opleve en lettelse, og det tror vi på. For eksempel kan en servicemedarbejder i marken hente relevante tegninger på stedet, fordi vi samler dem ét tilgængeligt sted. Og vi kan bede vores leverandører lægge servicerapporter ind selv, så vi ikke længere skal håndtere det, fortæller han.

Brugerne har været med til at tilpasse den løsning, kommunen får implementeret, så deres behov er blevet hørt.

Hellere love lidt for lidt...

Morsø Kommune har i første omgang valgt at prioritere fire områder i KMD Atrium: Energi, drift og vedligeholdelse, husleje og budgetter.

- I dag ligger det i adskilte systemer, og når vi samler det, kan vi mere selv. For eksempel kan vi få mulighed for at trække opgaven med varmeregnskaber for vores udlejningsejendomme hjem. I dag er det noget, vi får lavet ude i byen. Med tiden kommer vi til helt at lukke tre nuværende systemer, og vi slipper for at finde en afløser for et fjerde. Samtidig får vi én indgang til valide data - om det så er tegninger, arealoplysninger, lejekontrakter eller andre data. Så der kommer en ny kvalitet i vores oplysninger, pointerer Torben Frimer.

Hvornår KMD Atrium går i luften på Mors, vil han ikke sætte dato på - endnu. Hellere love lidt for lidt og levere lidt ekstra end opbygge frustrationer, fordi forventningerne er for høje for tidligt.

- For os har det handlet om at finde det system, der kan det, vi ønsker - men uden det bliver for tungt. Og det tror vi på, vi har fundet med KMD Atrium. Så vi vil også have en god start, slutter han.