KMD Booking har forvandlet tung administration til simple processer i Kolding Kommune

“Masser af papir og tung administration.” Sådan sammenfatter specialist i Kolding Kommunes Fritids- og Idrætsafdeling, Trine Juhl Damkjær, det tidligere arbejde med at holde styr på bookinger og især ansøgninger og udbetalinger vedrørende tilskud til kommunens foreningsliv. 

“Vi brugte tid på at sende skemaer ud til vores cirka 300 foreninger, få skemaerne retur, håndtere fejl og mangler i skemaerne, svare på spørgsmål, arkivere dokumenter, udarbejde Excel-ark og så videre. Og i foreningerne var det en kæmpe opgave at få underskrevet ansøgningerne fra bestyrelsesmedlemmerne, udfylde skemaerne korrekt og enten sende dem med posten eller fysisk møde op på kommunekontoret og få dokumenterne afleveret,” siger hun.

Som en konsekvens af de mange manuelle arbejdsgange og det store tidsforbrug valgte Kolding Kommune derfor at investere i KMD Booking. Det er en løsning, der digitaliserer og automatiserer mange administrative opgaver forbundet med bl.a. booking af kommunale hal- og møderumsfaciliteter, håndtering af tilskuds- og puljeordninger, medlemsregistrering og offentliggørelse af foreningernes regnskab. 

Simpel understøttelse af arbejdsprocesser

Understøttelsen i KMD Booking giver både Kolding Kommune og foreningerne en række fordele, siger Trine Juhl Damkjær.

“Foreningerne oplyser selv deres medlemstal i KMD Bookings foreningsportal og opdeler dem i de alderskategorier, vi har bestemt. I foreningsportalen kan de også udfylde de tilskudsformularer, vi har oprettet. Sammenlignet med den manuelle indtastning af medlemsoplysninger og tilskudssatser er håndteringen meget mere enkel i dag, fordi løsningen automatisk udveksler de relevante data, så de eller vi ikke skal indtaste den samme information flere steder, men kan nøjes med at gøre det én gang ét sted. Og når en tilskudsformular først er oprettet i systemet, skal det arbejde ikke gøres igen. Selvfølgelig kan satserne fra KL godt ændre sig fra år til år, men så kopierer man bare formularen fra tidligere, ændrer til den nye sats, og så slår korrektionen automatisk igennem for det nye år."

KMD Booking er integreret med Kolding Kommunes økonomisystem, så alle tilskud automatisk bliver bogført, med det samme pengene bliver udbetalt. Ude i foreningerne kan de selv følge med i behandlingen af deres tilskudsansøgninger via tilskudsmodulet i KMD Booking, ligesom de også selv kan se, hvornår beløbene bliver udbetalt. Gennemsigtigheden i den samlede proces sparer Trine Juhl Damkjær og hendes kolleger for en masse henvendelser, som de tidligere skulle afsætte tid til at undersøge og besvare.

Sjovere og mindre stressende

Før Kolding Kommune implementerede KMD Booking havde de en fuldtidsansat, som næsten udelukkende håndterede tilskudsansøgninger til foreningslivet. Den stilling findes af forskellige årsager ikke længere. I stedet er arbejdsopgaverne blevet fordelt på forskellige medarbejdere, fortæller Trine Juhl Damkjær. Hun konstaterer, at det ganske enkelt er blevet sjovere og mindre stressende at håndtere uddelingen af tilskudsmidler med KMD Booking.

“Når jeg tænker på, hvordan min tidligere kollega sled i det, især op til deadlines, er der i dag kommet meget mere ro på. I stedet for at være begravet i tastearbejde går tiden mere med at være i dialog med foreningerne,” siger Trine Juhl Damkjær og forklarer, at Kolding Kommune heller ikke længere er afhængig af viden fra en enkelt nøglemedarbejder, men kan trække på flere ressourcer i tilfælde af sygdom, ferie og andet fravær.

“Vi er flere kolleger, der anvender KMD Booking, så hvis jeg ikke er på arbejde, kan min kollega gå ind i tilskudsmodulet, se beregninger, se udbetalinger og hjælpe en forening med deres udfordring.” 

Tidsbesparende dokumenthåndtering

Trine Juhl Damkjær forklarer, at som en relativt ny forpligtigelse under Folkeoplysningsloven skal en kommune offentliggøre alle regnskaber fra de foreninger, der modtager kommunalt tilskud. Også den proces kan håndteres i KMD Booking.

“Uden KMD Booking ville det betyde, at foreningerne selv skulle indsende deres regnskaber til kommunen. Kommunen skulle herefter scanne og offentliggøre regnskaberne på kommunens hjemmeside, hvilket rent administrativt godt kan være en tung opgave. Med KMD Booking kan en forening uploade deres regnskab under foreningens dokumenter, og ved at sætte flueben i dokumentet bliver regnskabet automatisk offentligt tilgængeligt. Det er smart. Det er også smart, at man gennem dokumenthåndteringen og rettighedsstyringen i KMD Booking kan give en ny formand digital adgang til gamle referater, vedtægter og regnskaber, så de ikke skal finde oplysningerne i en fysisk mappe.”

Bred understøttelse

Alt i alt er Kolding Kommune meget tilfredse brugere af KMD Booking, som de ikke bare anvender på fritids- og idrætsområdet til tilskudshåndtering, men som de også anvender indenfor kulturområdet, børn- og uddannelse samt renovation til understøttelse af forskellige behov.

“Selvfølgelig fylder tilskudshåndtering en del, men vi er også godt tilfredse med, hvordan løsningen understøtter booking af mødefaciliter, lokaler og andre ressourcer på tværs af vores forvaltninger. Med alt det, løsningen kan, kommer vi formentlig til at bruge KMD Booking på endnu flere måder i fremtiden,” slutter Trine Juhl Damkjær.