Ny digital foreningsportal i Kolding giver bedre overblik for kommune og foreninger

Nu foregår tilskudsansøgninger og bookinger nemlig i ét system, og det sparer tid med manuelt papir- og tastearbejde for kommunens medarbejdere. De frivillige foreninger og aftenskoler i kommunen mærker også fordelene ved, at blanketter og kontakten med kommunen er digitaliseret.

Det er cirka 900 ansøgningsformularer vedrørende tilskud, som Kolding Kommune hvert år omkring den 10. januar modtager fra foreninger og aftenskoler. Tidligere skulle medarbejdere i kommunens Fritids- og Idrætsafdeling håndtere og gennemgå de mange tilskudsansøgninger manuelt, men i år tog de et nyt modul i deres booking-system i brug.

Målet i Kolding Kommune har været at få et system, der både kunne håndtere tilskud og bookinger i samme system.

- 900 ansøgningsformularer i løbet af én måned giver meget arbejde, når det skal håndteres manuelt. At vi nu har det hele samlet i ét system giver et bedre overblik over, hvilke tilskud den enkelte forening har søgt og hvornår, siger Trine Juhl Damkjær, specialist i Kolding Kommunes Fritids- og Idrætsafdeling under Børne- og Uddannelsesforvaltningen.

- Det giver også et bedre overblik for den enkelte forening. De kan se, hvornår de har sendt en ansøgning ind, om der er sket noget, og hvornår deres ansøgning er under behandling. Det kan de gå ind og følge med i og bruge til deres regnskab. Det er en stor fordel, at de nu kan skabe sig det overblik, siger hun.

Flere aktive brugere i systemet giver mulighed for kommunikation

Selvom Trine Juhl Damkjær og hendes kolleger i afdelingen kun har arbejdet med både booking- og tilskudsmodulet i KMD Booking-systemet i få måneder, ser de en klar tendens til, at foreningerne er mere aktive i systemet.

Aftenskoler og foreninger har bl.a. mulighed for at søge om tilskud til aftenskoleundervisning, medlems- og aktivitetstilskud, lokaletilskud og tilskud til lederinstruktør-uddannelse.

- Tidligere var det cirka 100 ud af vores 300 foreninger, som var aktive i systemet, når de skulle booke lokaler. Nu, hvor de skal søge om tilskud og opdatere deres oplysninger, er det alle vores foreninger, der er aktive i systemet. Det betyder, at vi langt nemmere kan kommunikere med dem den vej. Vi er mere sikre på, at de holder sig opdaterede derinde, og vi kan bruge beskedfunktionen, hvor vi kan skrive til dem, at de lige skal være opmærksomme på forskellige ting, forklarer Trine Juhl Damkjær.

Et smart system

En af de mange brugere, som tidligere skulle udfylde almindelige pdf-blanketter manuelt og sende dem ind til kommunen, er næstformand og kasserer i Kolding Boldklub, Kurt Pihlmann. Han bruger bl.a. systemet, når der skal søges tilskud til træneruddannelser.

- Det er en bedre måde at gøre det på. Vi skal ikke sende en masse papirer med, og vi kan gøre det, når det passer os. Det er frivilligt arbejde, vi udfører, så derfor er det perfekt, at man kan gøre det, når man har tid til det, siger Kurt Pihlmann og tilføjer, at hans kollega særligt bruger systemet, når det store arbejde med at booke indendørshaller går i gang.

I Kolding Kommune har medarbejderne været spændte på, hvordan foreningerne ville tage imod det nye system.

- De fleste er blevet positivt overrasket og har taget godt imod det nye system. Det betyder meget, at det administrative er blevet lettere for de frivillige foreninger og aftenskolerne. De slipper blandt andet for alt det med underskrifter. Det har været et stort administrativt arbejde før, hvor det var både formand og kasserer, der skulle skrive under, siger Trine Juhl Damkjær.

Ser frem til at høste alle gevinsterne ved det nye system

Udover nogle til tider lange svartider i KMD Booking er implementeringen af booking-systemet ifølge Trine Juhl Damkjær gået efter planen. Og kommunen får løbende input fra foreninger, som de kan tage med videre for at forbedre og tilpasse systemet, så det passer til kommunens behov.

- Vi skal vænne os til, at vi skal se tal og oplysninger på indscannede dokumenter. Det kan give lidt udfordringer. Så vi skal lige have fundet en ny måde og arbejdsgang at gøre det på, før vi kommer helt i mål, siger Trine Juhl Damkjær.

Næste skridt er, at Foreningsportalen bliver integreret til kommunens regnskabssystem.

- Det vil betyde, at alle tilskud og faktureringer fra booking-systemet vil kunne køre gennem vores regnskabsafdeling og dermed blive udbetalt via det samme system, så vi også på det område undgår dobbeltarbejde, siger Trine Juhl Damkjær.

Hvad er KMD Booking?

• Én samlet løsning med booking, tilskudshåndtering og sæsonmodul.
• En fælles platform, hvor borgere og foreninger og virksomheder kan få let adgang til kommunens og de selvejende hallers anlæg og lokaler.
• En fælles kundedatabase, så alle faciliteter kan tilgås via samme login.
• Et fælles foreningsregister, der synliggør foreningslivets muligheder og tilbud til potentielle nye medlemmer.
• Åbenhed, samarbejde og snitflader med andre aktører i kommunen (økonomisystemer, foreningsportaler osv.)